Роль інформації в діяльності менеджера
У процесі аналізу потоків інформації визначають осбливості діючої системи менеджменту, методи і стиль роботи управлінського апарату, виявляють недоліки в організації управління, визначають загальний обсяг інформації, яку збирають і переробляють, з’ясовують забезпеченість керівних працівників потрібною інформацією, обчислюють потребу в технічних засобах збирання і передачі інформації тощо.
Аналіз потоків інформації дає змогу перейти до створення інформаційних моделей, які відображують технологію підготовки і маршруту документів, алгоритм формування показників, а також взаємо’язок з структурними підрозділами й особами, що беруть участь в обробці та використанні інформації. Інформаційні моделі об’кта можуть мати вигляд описів, схем, графіків, таблиць, матриць.
У процесі аналізу документованої інформації визначають кількість застосовіних форм первинних і зведених документів, що створюються управління за місяць і по кожній формі; кількість показників кожної форми перерахунку на місячний потік тощо. Результати кількісної і якісної оцінки кожного документа рзаписують у спеціальні картки або бланки. Матеріали карток обстеження, що складаються на один документ, заносять потім у відомість “ведена характеристика документа”.
Недокументовану інформацію аналізують за допомогою усного опитування, анкетного обстеження, а також фотографії (самофотографії) робочого дня управлінських працівників. У процесі усного опитування або анкетування визначають перелік інформації, що надходить до обстежуваного працівника, і вихідної від нього із зазначенням адресатів й періодичності.
На практиці застосовують різні форми індексації: цифрову – цифровий запис удокументах, цифрове зображення на лічильниках, табло; алфавітну – словесний запис у документі, підписи на лічильниках, табло; символічну – умовне зображення на креслення, мнемосхемах; предметно-телевізійне зображення, фотзнімок тощо.
Економічна інформація часто фігурує у вигляді алфавітно-цифрових сигналів. Для того щоб підвищити аналітичні властивості інформації і привести її у форму, зручну для вибору рішень, слід широко використовувати різні таблиці, схеми, графіки тощо.
Використовувана в менеджменті інформація має різний ступінь постійності, тобто період, протягом якого певні відомості зберігають своє значення. Розрізняють постійну, умовно-постійну і змінну інформацію. Значення постійної інформації інформації не змінюється протягом тривалого періоду (назва підприємства, його спеціалізація, розмір за земельною площею).Умовно-постійна інформація характерезується меншою тривалістю періода, протягом якого зберігаєтьсяя її значення (норми виробітку, ціни тощо). Змінна інформація має випадковий характер виникнення (обсяг виконання робіт, кількісті виробленої продукції). Дані про обсяг постійної, умовно-постійної і змінної інформації, що циркулює на підприємстві, використовують при визначенні загальної потреби в технчних засобах механізації інформаційних процесів.
У процесі вивчення інформаційних потоків описують інформаційні характеристики аналітичних завдань, відділів і служб підприємств, визначають кількість завдань, розв’язання яких пов’язане з використання різних типів обчислювальної техніки.
Завданням дослідження інформаційних потоків на підприємстві є також визначення ступеня повноти викоритсання інформації і розробка заходів щодо скорочення кількості даних, що надходять в об’єкт управління від вищостоящих і нижчестоящих органів і які виникають безпосередньо в об’єкті.
Складно проблемою раціональної організації менеджменту є збирання, обробка і передача інформації. Успішне розв’язання її пов’язане з попереднім з’ясування таких питань:1)Яка інформація про хід роботи має надходити з відділка, бригад, від окремих виконавців
2)Хто повинен давати цю інформацію і за допомогою яких засобів
3)Кому і яку інформацію слід давати і в якому вигляді
4)Як забезпечити надійність інформації, її вірогідність, як орґанізувати її перевірку, якщо це потрібно
5)Які завдання повинні передаватися виробничим підрозділам і які строки доведення їх до виконавців.