Застосування методів інформатики у забезпеченні координації управлінської діяльності

Раціоналізація структури, функцій та методів управління, яка проводиться у процесі інформатизації, носить чітко виражені риси наукової розробки (дослідження, в результаті яких складаються та затверджуються у певному порядку технічні завдання, проекти та інші документи). У зв'язку з цим виникає потреба координації взаємодії різних соціальних утворень (зокрема, наукових установ, практичних органів тощо). Якими засобами забезпечити інформаційно-аналітичну діяльність у цій сфері?

Перевага надається методам логічного аналізу та формалізації вірогідної поведінки відповідних структур. Заходи щодо поліпшення організації координації діяльності, які проводяться не в умовах інформатизації, мають характер комплексного дослідження з переважанням методів якісного аналізу. Відповідно підвищується роль фахівців, які беруть участь у постановці та розв'язанні завдань удосконалення апарату управління.

У процесі дослідження треба виділяти зміни структури та методи роботи апарату управління, які відбуваються незалежно від того, які інформаційні технології використовуються в процесі інформатизації. Удосконалення системи координації управління — більш загальне й комплексне завдання порівняно із завданнями, що стоять перед розробниками автоматизованих (комп'ютерних) інформаційних систем. Також слід враховувати, що в основі удосконалення організаційних структур, яке виконує функцію координації, лежить розвиток економічних, політичних та інших соціальних факторів.

Координація як функція управління в умовах реформи (реорганізації) управлінських структур повинна враховувати можливий перерозподіл функцій, прав і відповідальності між рівнями та ланками управління, мінімізацію інформаційних потоків, спрощення і типізацію структури, розвиток нормативної бази. Зазначені фактори створюють сприятливі можливості для більш ефективного проведення інформатизації, істотно зменшують потребу в комп'ютерній техніці за рахунок змін схем розміщення. Також ці фактори впливають на визначення комплексу завдань, які підлягають автоматизації, та на характер і види АКІС, напрям та темпи їх розвитку.

Нині проектна робота щодо удосконалення управління через інформатизацію, як правило, зосереджується в спеціалізованих підрозділах. Розробники АКІС (як правило, інженери за освітою) мають іноді недостатнє уявлення про роботу апарату органів управління. Крім того, в самій теорії управління все ще відсутня ясна методологічна основа для розв'язання питань аналізу наявної технології управління та її раціоналізації в умовах інформатизації, застосування математичного моделювання соціальних явищ.

З когнітологічного погляду, замовник не завжди може (навіть якщо він і зацікавлений у цьому) ефективно розробляти заходи щодо удосконалення структури та методів роботи апарату управління в умовах інформатизації.

У міру впровадження комп'ютерних інформаційних технологій функції щодо удосконалення організаційної структури управління та координації управлінської діяльності доцільно передати спеціальному науковому підрозділу (лабораторії, відділу), на який покласти функції прикладного системного аналізу та підготовки управлінських рішень щодо подальшої інформатизації конкретного органу управління соціальною системою.

Формування єдиної координаційної структури, яка займається удосконаленням управління в цілому (в тому числі й створенням АКІС), полегшить досягнення методологічної єдності, сприятиме інтеграції системи управління та АКІС. Крім того, така структура повинна мати достатні можливості та повноваження для вивчення чинної системи управління, розробки і внесення пропозицій щодо її удосконалення. На неї можна було б покласти координацію та узгодження діяльності структурних ланок, які перебувають у віданні різних керівників, з питань, що стосуються їхньої компетенції, підготовку пропозицій щодо удосконалення структури та методів спрощення документообігу, розробки положень про функціональні підрозділи тощо.

Таким чином, удосконалення управління в умовах інформатизації являє собою складну систему як з наукового, так і з організаційного погляду. Існує два взаємопов'язані аспекти цієї проблеми: з одного боку, інформатизація для певного класу завдань управління повинна йти за раціоналізацією системи управління, з другого — інформатизація цих завдань впливає на організацію самого управління. До розв'язання проблеми удосконалення координації управління варто підходити з системних позицій, що забезпечують охоплення всіх сторін цієї проблеми.

Відсутність потрібної координації робіт, неузгодження їх на різних рівнях управління, недостатнє відпрацювання теоретичних положень потребують посилення дослідницької роботи в галузі удосконалення організації управління соціальними системами, розширення застосування експериментів у практиці діяльності окремих органів управління. При цьому основні зусилля мають концентруватися у низових ланках органів управління, а вже потім підніматися "вгору" по ієрархії управління відповідної соціальної системи.У зв'язку з цим варто зосередити зусилля відповідних наукових і проектних структур на змістовному узагальненні й використанні накопиченого досвіду удосконалення їхньої роботи в умовах інформатизації, а також на розробці таких напрямів: