Обов’язки секретаря

•аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;

•підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

•прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

•організація прийомів відвідувачів;

•прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

1.технічне забезпечення роботи керівника;

2.підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

3.організація прийому працівників і відвідувачів;

4.телефонне обслуговування;

5.підготовка відряджень;

6.організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

7.стенографування;

8.контроль за святковими і ювілейними датами;

9.обробка пошти;

10.машинописні роботи;

11.збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;

12.збір матеріалів для доповідей і мов керівника;

13.ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності і культури праці секретаря.

Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.

3.Висновок.

Пам'ятайте: ваші помилки це помилки тієї посадової особи, в структурному підрозділі якого ви працюєте.

Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання: Що треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?