Організація управлінської праці
Механізація і автоматизація управлінської праці здійснюється у двох напрямках. Перший, - впровадження сучасної обчислювальної техніки, другий – впровадження засобів оргтехніки та оперативної поліграфії. Найбільший ефект досягається при спільному застосуванні засобів обчислювальної техніки та оргтехніки.Потреба в механізації виконання різноманітних робіт, процесів, операцій управлінської праці, зумовила створення різноманітних засобів оргтехніки. Широка номенклатура сучасних засобів оргтехніки, що відрізняються між собою виконуваними функціями, застосовуваними технологічними процесами, експлуатаційними можливостями, конструктивними процесами, експлуатаційними можливостями, конструктивними особливостями та іншими ознаками, викликає потребу класифікації їх.
Класифікація дає змогу систематизувати за певними ознаками всі засоби оргтехніки на групи, підгрупи, види, сприяє формуванню єдиної термінології та кращій орієнтації споживачів при виборі засобів оргтехніки для конкретних умов.
Побудова сучасних класифікацій ґрунтується на використанні такої класифікаційної ознаки, основою якої є інформаційний характер процесу управління. Відповідно до цього засоби оргтехніки класифікують за функціями, виконуваними ними щодо інформації або до її носія – документа.
Згідно з цією класифікаційною ознакою всі засоби оргтехніки можна поділити на такі класи: складання документів; копіювання та оперативного розмноження документів; обробки документів; зберігання, пошуку та транспортування документів; технічні засоби зв’язку.
До засобів складання документів відносять усі види друкарських машин. письмові автомати, диктофонну техніку.
Найбільш поширені з цих засобів друкарські машини. В управління застосовують усі типи друкарських машин. але перевагу слід віддати електричним. Застосування електричних друкарських машин полегшує працю технічного персоналу, оскільки цілий ряд операцій (підкреслювання, зворот каретки та ін.) механізується. Сила удару на клавіші знижується, що спряє скороченню професійних захворювань.
Письмові автомати призначені для автоматизаційної обробки текстів. Так, письмовий автомат “Ортекст-21” здійснює процеси складання та редагування текстових та табличних документів, розрахункової обробки та коректури алфавітно-цифрової інформації, напівавтоматичного та програмного сортування, реєстрації, відтворення.
Письмові автомати можуть комплектуватися невеликими обчислювальними блоками, які забезпечують здійснення деяких розрахунків, а також програмування процесів підготовки документів. За допомогою письмових автоматів успішно вирішується завдання трафаретизації листів. Набір типових фраз зберігається в пам’яті автомата. Текст листа формується з набору відповідних кодових номерів, перелік яких передається оператору, як правило, по телефону. Текс підготованого листа завжди має правильне розташування, в ньому виключена можливість появи помилок, оскільки він вивірений в процесі підготовки програми.
Новим напрямом автоматизації підготовки документів є використання сучасних комп’ютерів, обладнаних відео термінальними пристроями, призначеними для показу на екрані текстів, що вводяться з клавіатури або спеціальних магнітних носіїв інформації.
Спеціальні програми дають змогу здійснювати редагування тексту: виправити помилку, замінити те чи інше слово, виключити непотрібні частини тексту, змінити розміщення речень, абзаців, графічно вирівняти текст. Складений документ зберігається у пам’яті комп’ютера, може буди у будь-який час роздрукований у необхідній кількості копій чи перенесений на магнітну дискету. Магнітна дискета може бути введена в іншу ЕОМ чи в систему телетайпного зв’язку.
Впровадження диктофонної техніки дало змогу уникнути непродуктивних витрат часу управлінських працівників на підготовку документів, оскільки запис здійснюється з голосу.
Засоби копіювання та оперативного розмноження документів (засоби репрографії) включають засоби фотокопіювання, діазокопіювання, мікро копіювання, електрографії, термокопіювання, електронографії, оперативної поліграфії.
До складу засобів обробки документів входять фальцювальні, аркушепідбиральні, паперознищувальні машини, ламінатори, зшивачі, нумератори, конвертовідкривачі та ін.