Види документів

Види документів

Інструкція

Інструкція - правовий акт, ство¬рюваний органами управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, тех¬нологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а та¬кож посадових осіб або громадян. Вона належить до кате¬горії організаційних документів, що видаються міністер¬ствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуа¬тації різного устаткування та ін. Кожна з них має бути за¬тверджена вищестоящими органами або керівниками ор¬ганізацій. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом (із зазначенням номера і дати видання).

Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі рек¬візити, як найменування її виду, коротке формулювання змісту (заголовок), текст; посада і прізвище особи, від¬повідальної за її складання, її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності, групують за розділами, до яких іноді дають підзаголовки, розбивають на параграфи (позначають арабськими цифра¬ми). Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов'язаний, необхідно, не припускається, слід. Розділи об'ємних інструкцій познача¬ють римськими цифрами, а пункти - арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи (напри¬клад: Перш ніж приступити до роботи, ви зобов'язані пе¬ревірити справність устаткування) або від третьої (Для успішного виконання своїх обов'язків друкарка повинна вивчи¬ти облік, обробку і проходження вхідної кореспонденції), рідше - у безособовій формі (Рухаючись по дорозі, слід звертати увагу на оточуючу обстановку, своєчасно вживати заходів для запобігання зіткненню із зустрічним транспортом).

Положення

Положення - це правовий акт, що встановлює основні правила орга¬нізаційної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення скла¬дають переважно при створенні нових підприємств або ус¬танов.

Ці документи можуть бути як типовими, так і індивіду¬альними.

Індивідуальні положення для окремих установ, ор¬ганізацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, ус¬танов.

Розглядувані правові акти розробляються висококва¬ліфікованими спеціалістами. Цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

Положення може мати такі реквізити: герб, наймену¬вання виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст.

Текст звичайно складається з таких розділів: 1. Загальні положення. 2. Власність і кошти підприємства. 3. Виробни¬чо-господарська діяльність. 4. Права та обов'язки підпри¬ємства або його підрозділів. 5. Структура управління. 6. Реор¬ганізація і ліквідація установи, організація підприємства.

У першому розділі вказують цілі, що послужили під¬ставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функ¬ціональні зв'язки з іншими організаціями, підрозділами і т.п.

У другому - вказуються основні та обігові кошти, по¬рядок придбання власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові при¬міщення, порядок розпоряджання надлишками невикористаних обігових коштів.