Діловодство як функція управління

Діловодство як функція управління

1. Поняття діловодства як функції управління. Значення діловодства у здійсненні процесу управління.

2. Історія розвитку діловодства.

3. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів.

1. Поняття діловодства як функції управління. Значення діловодства у здійсненні процесу управління Функція у перекладі з латинської означає діяльність. Функція управління - вид діяльності, що заснований на розділі та кооперації управлінської праці та характеризується певною однорідністю, складністю, стабільністю впливу на об'єкт та суб'єкт управління. Функції, що виділяються за станом управління називають загальними. Функції, що виділяються по сферах діяльності називають конкретними чи спеціальними. До конкретних належать інформаційне забезпечення управління. Інформаційне забезпечення управління складається з організації пошуку, збору, зберігання та передачі інформації з метою її використання у процесі рішення управлінських задач. В організації інформаційного забезпечення центральна роль належить документуванню. Сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню справ, підготовки документів до зберігання називається - діловодством. Діловодство - від старовинного «виробництво справ» - процес прийняття рішень на підставі документів. Задачі діловодства:

• забезпечення ефективного процесу управління;

• утворення документів;

• зберігання, забезпечення доступу до документів.

Діловодство включає такі поняття:Документування - запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі. Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Справа - сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації. Документ - інформація, що записана на любому матеріалі, що видана чи отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою, у любій організації для використання у своїй діяльності.

2. Історія розвитку діловодства Діловодство у своєму розвитку пройшло декілька етапів І етап : Приказне діловодство (XV - ХVII ст.). Особливості діловодства у цей період:

1. Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ має форму сувої.

2. Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь.

3. Підпис д'яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту.

4. Документи систематизувалися за певними ознаками.

5. Види документів - накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.

6. Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.

7. З'являються особливі форми документів -книги: - для грошових операцій - прибутково-расходні; - для обліку пошлін - митницькі; - для обліку врожаю - умолотні та інше.