Документи по особовому складу
Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.
3. Особова справа - це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника.
На кожного працівника підприємства у відділі кадрів формують особову справу. До неї заносять документи, що їх складає чи заповнює працівник при вступі на роботу (заяву, особовий листок з обліку кадрів чи анкету, автобіографію), копії документів про освіту, витяг з наказу про зачислення на роботу та інші документи по особовому складу, що стосуються даного працівника.
Всі ці документи підшивають в окрему папку, на обкладинці якої зазначаються в такій послідовності: назва підприємства; “ВІДДІЛ КАДРІВ”; “ОСОБОВА СПРАВА №____”; ім'я, по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу; правила користування особовою справою.
До особової справи повинні входити такі документи: опис документів, що зберігаються в особовій справі; заява про прийняття на роботу; направлення чи рекомендація; анкета або особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту; характеристики; витяги з наказів; доповнення до особового листка з обліку кадрів; листок заохочень та стягнень; довідки та інші документи, що стосуються даної особи.
Особові справи зберігаються окремо від інших документів, у спеціальних сейфах. Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом керівника.
4. Трудова книжка - це документ встановленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій усіх форм власності, які працювали на них понад 5 днів.
На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян по їх обслуговуванню, трудові книжки не ведуться.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи.
Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідних розділах українською та російською мовами.Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або уповноважений ним орган повинен оформити її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.
У трудову книжку вносять такі відомості: про працівника - його прізвище, ім'я, по батькові; про роботу - переведення на іншу постійну роботу, звільнення; про нагородження державними нагородами та відзнаками, про заохочення за успіхи в роботі; про відкриття, на які видано диплом, використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.
Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.
Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу, але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення - у день звільнення) і мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).
Дати пишуться арабськими цифрами (число і місяць - двозначними).
З кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці, в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці.