Кадрове діловодство

4. Засоби малої оргтехніки варто розташовувати у визначених місцях, щоб добитись автоматизму рухів. Матеріали, котрі постійно використовуються, розміщувати так, щоб їх можна було легко знайти.

5. Для швидкого та безпомилкового знаходження документів використовувати швидкозшивачі різних кольорів.

Використання спеціальних меблів відіграє важливу роль у поліпшенні робочих місць працівників діловодства, сприяє підвищенню продуктивності їх праці.

Для роботи інспектора відділу кадрів необхідних письмовий стіл. Звичайно використовують двотумбові столи 78 см заввишки та розмірами поверхні 78x156 см. Бокові тумби можуть бути обладнані пристосуванням для зберігання картотеки. Робочий стіл мусить бути обладнаний необхідними засобами оргтехніки. У верхньому лівому ящику столу повинна знаходитись касета з клейкою стрічкою, зшивач, пристрій для дрібних канцелярських предметів. У правому верхньому ящику можна розмістити реєстраційну чи контрольну картотеку.

Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;

про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.

Можливість одержання згаданих та інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної документації.

Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.

У документації з особового складу відображується діяльність установи з гопань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога.

Документація з особового складу використовується у довідкових справах. Мільйони громадян, практично усе працююче населення, не раз і не два звертаються за довідкою чи іншим документом. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час виходу працівника на пенсію.