Логічна послідовність документів, протокол, бесіда

Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № засідання товариства відкритого типу «Україна» від 11 січня 1997 року Слухали заяву експерта Грачова Ю. М. з клопотанням колективу про виділення йому путівки до лікувально-профілак-тичного санаторію «Зелений бір». П о с т а н о в и л и: Виділити Грачову Ю. М. путівку до санаторію «Зелений бір» з 1 лютого 1997 р. Оригінал підписали: Голова засідання (підпис) Л. Р. Прилуцький Секретар (підпис) Н. І. Привалова

4. БЕСІДА

Бесіда звичайно проводиться двома чи невеликою кількістю учасників і охоплює порівняно невелике коло питань.

Ділова бесіда може мати різні форми. Її учасники, спираючись на загальний підхід до ділового спілкування, керуються спільними для таких стосунків правилами. В ділових взаєминах вирішальну роль відіграють увага до співрозмовника, тактовність та вміння не лише говорити, а й терпляче й уважно слухати. За підрахунками науковців, саме процес слухання - істотний складник трудової діяльності загальностатистичного працівника невиробничої сфери, він складає 45% робочого часу, тоді як говоріння - 30%, а 16% і 9% відповідно - читання й писання. І хоча це доволі узагальнені дані, уміння вислухати, зрозуміти людину - неабияке мистецтво.

Ділова бесіда буде мати позитивний результат лише за умов уважного сприйняття співрозмовниками точки зору й доказів свого партнера, висловлених по суті, із відповідною тактовною реакцією щодо отриманої інформації.

Ураховуючи проблематику, що буде порушуватися під час розмови, мету зустрічі, вік, стать, а також поведінку та характер взаємин учасників, можна виділити такі основні фази ділової бесіди:

- установлення часу й місця зустрічі (на нейтральній, своїй, чужій території);

- спосіб вступу в контакт, початок розмови (на своїй території ініціатива належить господареві, він же й диктує правила гри; на нейтральній - ініціатива належить тому, хто прийшов першим: це вітання, початкові жести і фрази для мобілізації уваги);

- формулювання конкретної мети зустрічі (у формі проблеми чи завдання);

- обмін предметними пропозиціями і випрацювання рішень (оцінка пропозицій та ухвалення чи не ухвалення рішення за кожним пунктом порушеного питання);- фіксування остаточної домовленості й вихід із контакту, закінчення розмови (підведення кінцевих підсумків ділової бесіди, фіксування (у писемній чи іншій формі) взаємних зобов'язань і розподіл функцій щодо реалізації рішень).

Кожна із цих фаз має основний принцип, відповідно до якого треба діяти співрозмовникові, щоб домогтися позитивного результату.

Обидві сторони ділової бесіди повинні бути ввічливими, привітними, доброзичливими, виявляти щирий інтерес і повагу до співрозмовника, чемність й емоційну стриманість у полеміці, тактовність і здатність до співчуття та розуміння проблем одне одного. Розмовляючи, слід дивитися на співрозмовника, щоб відповідно скориґувати подальший хід ділової бесіди у разі втрати інтересу до теми. Для досягнення повнішого взаєморозуміння слід оволодіти не лише вмінням переконливо говорити, а й уважно слухати співрозмовника.

Ефект ділової бесіди залежить від того, як учасники готуються до неї, чи знають, якими принципами слід керуватися на окремих її стадіях, чи вміють контролювати свою поведінку під час розмови, чи вміють перетворити розмову на плідний діалог, чи враховують особливості психології партнера.

Список використаної літератури:

1. М.Зубков, “Сучасне українське ділове мовлення”, (Харків, “Торсінг”, 2001)

2. А.П. Коваль, “Культура ділового мовлення”