Поняття і завдання діловодства

з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які використовуються в управлінні.

Уніфікація - це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство - це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду, особливостей роботи, об'єму документообігу. Об'єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об'єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об'ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від 25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000 документів на рік.В залежності від структури установи і об'єму документообігу система ведення діловодства може бути: а) централізована - застосовується в установах з документообігом до 10000 документів на рік, з невеликою кількістю структурних підрозділів; б) децентралізована - в установах з територіально відокремленими структурними підрозділами і документообігом понад 100000 документів на рік.

3. Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:

Кабінет міністрів - постанови і розпорядження;

міністерства - накази, інструкції, вказівки;

державні комітети і комісії - постанови, інструкції, вказівки;

головні управління та управління при КМУ - накази, інструкції, вказівки;

виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи - рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи виконкомів);

власники промислових та виробничих об'єднань, фірм, трестів - накази, інструкції, вказівки;

власники, підприємств, установ, організацій - накази, інструкції, розпорядження (підприємства), вказівки.

Управлінські документи мають свої особливості:

створюються і використовуються органами управління у відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями;

служать засобом закріплення функцій органів управління;

містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов'язковість виконання.