Сучасне українське діловодство
Наприклад: учитель —учителька, касир —касирка, лабо¬рант —лаборантка, лікар —лікарка, фізик —фізичка, працівник —працівниця, викладач —викладачка.
Офіційні назви посад, професій— іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах слід вживати саме їх. Залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду.
Наприклад: старший викладач Світлана Дмитрівна; касир управління Марія Семенівна; лаборант інституту Оксана Вікторівна; науковий співробітник Ольга Семенівнва; головний прокурор Лідія 1ванівна Шевченко.
Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїтъ дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду.
Наприклад: Старший викладач Г.І. Гаєвська відповідала на наші запитання. Головний лікар Л. 1.Ткаченко наголосила на цих рядках наказу директора.
У ділових документах не вживають узгодження типу: наша голова наказала, старша інженер поїхала, головна лікар порадила тощо.
Не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їх професією типу: сільчани, городяни, заводчани, дистанційники, поштарі, вживаються: мешканці села, мешканці міста, робітники заводу, службовці станції, працівники пошти.
Досить часто в ділових паперах замість множини зустрічається однина.Наприклад: Полтавські фермери зібрали великий урожай цукрового буряку, соняшнику, картоплі.
Іноді в ділових документах іменники, що означають речовину {вода, олія, сіль, нафта, вино тощо), набувають форм множини.
Наприклад: На цьому підприемстві можна придбати сухі вина, мінеральні води, технічні мастила.
Чимало помилок у вживанні давального відмінка іменників. Так, іменники чоловічого роду мають переважно закінчення -у, хоча останнім часом надається перевага закінченню -ові, -еві: ректорові, директорові.
Багато помилок припадає і на вживання родового відмінка однини іменників чоловічого роду, де одні закінчуються на –а, -я (документа), інші на –у, -ю (протоколу, принципу, факту). У випадках сумніву , слід заглянути до словника.
Щодо вживання прикметників, то тут можуть виникнути труднощі у використанні ступенів порівняння, оскільки в діловому мовленні частіше вживані аналітичні форми. Наприклад: повний, більш повний, найбільш повний; вичерпний, більш вичерпний, найбільш вичерпний.
ВСТАВНІ СЛОВА І СЛОВОСПОЛУЧЕННЯ
У ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ
Слова і словосполучення, введені в речення з метою внесення в нього того чи іншого пояснення або надання йому різних модальних значень, називаються вставними. Вони не повязані з членами речення способами узгодження, керування чи прилягання, але за смслом поєднані з реченням. Тому виключення вставних слів і словосполучень із речення змінює його зміст, але не порушує синтаксичної будови.
Вставні слова і словосполучення часто використовуються у діловому мовленні, при складанні ділових паперів, ними розпочинаються речення, абзаци. Але рекомендується вживати їх обмежено.
В усному діловому мовленні вживання вставних слів і словосполучень не створює зайвої інформації. Використання цих конструкцій допомагає мовцеві зорієнтуватися, зосередитися, а слухачам – краще сприйняти сказане. В діалогічному мовленні надмірне вживання вставних слів створює враження некомпетентності, низької мовної культури.