Організаційно – розпорядча документація

Об”єктом дослідження є Українське державне підприємство “ Укрпошта” Закарпатської дирекції .

Предметом дослідження є система організаційно – розпорядчої документації , яка є основним типом управлінської документації.

Інформаційна діяльність – це сукупність дій , спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян , юридичних осіб і держави.

З метою задоволення цих потреб органи державної влади та органи місцевого і регіонального самоврядування створюють інформаційні служби , системи, мережі, бази даних.

Основними видами інформаційної діяльності є одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

Одержання інформації – це надбуття , придбання . накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами , юридичними особами,державою

Використання інформації- це задоволення інформаційних потреб громадян , юридичних осіб і держави.

Зберігання інформації – це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Одержання , використання , поширення та зберігання документованої або публічно оголошуваної інформації здійснюється у порядку .

У результаті діяльності органів державної влади , органів місцевого самоврядування , інших підприємств, установ та організацій усіх форм власності створюється величезний масив службової документації , в якому можна виокремити організаційно- розпорядчу , первинно – обліку . фінансову, планову, звітно- статистичну, торговельну та іншу документацію. Підготовкою та оформленням цих видів документації займаються відповідні підрозділи підприємств, установ і організацій – секретаріати, служба діловодства, кадрова та юридична служби , бухгалтерія , плановий відділ .

Бланк службового документа – це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною частиною реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної частини.

Бланки службових документів виготовляють друкарським способом. Для цього використовують два основні формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60 .Крім того, дозволяється використовувати бланки формату А3 ( 297 * 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць та А6 ( 105 *148мм) – для резолюцій.

Бланки проектують відповідно до схем розташування реквізитів , де позначено межі зон для фіксування певних реквізитів – кутовий і поздовжній. Дозволяється розміщувати реквізити в межах, встановлених схемами, з допуском +-2мм.

Бланки повинні мати такі береги:

-лівий – 30мм;

-правий – 10мм;

-верхній та нижній – 20мм.

Бланки необхідно виготовляти на білому папері високої якості . Постійні реквізити та обмежувальні позначки для фіксування змінних реквізитів мають бути надруковані фарбами насичених кольорів , як правило, чорного , синього або зеленого.

Службові документи виготовляють переважно за допомогою друкувальних засобів – комп”ютерної техніки або конторської друкарської машинки . Лише окремі внутрішні документи ( заяви, пояснювальні й доповідні записки ) , авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.