Системи документації

План

1.Поняття документування.

2.Системи документування.

1.Документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії.

Метод документування – це засіб або сукупність засобів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знаків.

Спосіб документування – це дія, сукупність дій, які застосовуються для запису інформації на матеріальному носії. Це може бути фотохімічний, електромагнітний, механічний, ручний спосіб реформування.

Спосіб документування – це предмет або супність пристосувань, які використовують для створення документа.

Номенклатура засобів складання, копіювання і розмноження документів, включає ручні, механічні, автоматизовані присторії починаючи з гусячого пера і закінчується ЕОМ.

2.Система документування – це сукупність процесів і засобів створення всієї документації в установах, організаціях на підприємствах в процесі здійснення ними своїх фукцій.

Документування охоплює по складанню, узгодженню, затвердженню, оформленні виготовленню та розмноженню документів. Всі ці процеси регламентуються законодавчими актами, державними стандартами, єдиною державною системою діловодства, відомчими нормативними документами, а також довідниками та посібниками, що мають нормативний або рекомендаційний характер.

ЄДСД типовою інструкцією по діловодстві встановленно, що діловодство організується на основі повної або часткової централізації. Вибір системи організації діловодства залежить від об’єму документаційної роботи, структури підприємства та територіального розміщення його підрозділів, численності діловодного персоналу та технічного забезпечення. У відповідності до цієї системи всі діловодні операції ( прийом, реєстрація, направлення документа на виконання, контроль виконання, оформлення та відправко ) здіснюється спеціальними структурними підрозділами діловодної служби.

При організації діловодства за частковою централізацією ( вона може називатися змішаною ). Одна частина діловодних операцій використовується централізовано а інша, децентралізовано.

Централізовано здіснюється найбільш трудомісткі діловодні операції, які можна механізувати – це може бути розподіл документа, їх доставка виконавцям або в структурні підрозділи, контроль відправка. А діловодні процеси, які пов’язані безпосереднім обслуговуванням керівників і спеціалістів ( може бути: оформлення документа, їх зберігання ), виконуються децентралізовано.

Типова інструкція по діловодству рекомендує приймати централізовану систему організації діловодства в установах з невеликою кількістю струоіктурних підрозділів та об’ємом документа більше як 10000 документів.

Централізована система діловодства застосовується у виконкомах, крім вказаних двох систем організації діловодства, деякі автори називають ще і третю систему – це всі діловодні операції розподілені по підрозділах. Це можливо тоді, коли структурні підрозділи розміщенні в декількох приміщенях віддалених один від одного. В частому вигляді більше діловодних процесів виконуться централізовано, це дозволяє ширше застосовувати зособи механізації, забезпечувати єдиний облік в способах виконання діловодних функцій швидше розповсюджувати передовий досвід роботи, що в кінцевому результаті має велике значення для підвищення продуктивності праці діловодного персоналу і ефективності управління.

Систесми документування – це найбільш складна і важлива складова частина діловодства. Вона вимагає постійного вдосконалення творчої ініціативи наукової організації тому, що від постановки документування в значній мірі залежить рівень і культура управління.