ПЕРЕВІРКА БІБЛІОТЕЧНОГО ФОНДУ

Значення та строки перевірки фонду

Перевірка (переоблік) бібліотечного фонду — це звірення кожної одиниці зберігання з документами індивідуального обліку для вста¬новлення в фонді фактичної наявності творів друку та інших видань.

Основне завдання перевірки — виявлення недоліків у організа¬ції обліку творів друку та інших документів, їх видачі, встановлен¬ня заборгованості, забезпечення належного порядку в розміщенні та розстановці фонду, виявлення документів, що потребують ремонту, реставрації та списання як застарілі, непрофільні за змістом, та непридатні для користування. Перевірка створює можливість ви¬явити конкретних винуватців неправильного зберігання фонду тощо.

Кожна бібліотека здійснює перевірку періодично, в строки, ви¬значені відповідними органами управління бібліотечною справою, при передачі фонду від одного відповідального працівника другому та у випадках стихійного лиха (затоплення, пожежа, крадіжка тощо).

Існують такі строки перевірки фондів ЦБС: 1 раз на 5 років контролюються фонди сільських і дитячих бібліотек-філіалів; 1 раз на 7 років — структурні підрозділи ЦБ, дитячі відділи ЦБ, бібліотеки-філіали з фондом до 100 тис. пр.; 1 раз на 10 років — струк¬турні підрозділи ЦБ, дитячі відділи ЦБ, бібліотеки-філіали з фон¬дом понад 100 тис. пр.

Перевірка фонду ЦБС проводиться у відповідності з перспек¬тивним планом, який складається на п'ять і більше років. У ньому зазначають підрозділи ЦБС, фонди яких планують перевіряти в тому чи іншому році, а також строки проведення перевірки всіх підрозділів системи. Після погодження з відповідними органами культури плани затверджує директор ЦБС. Перші примірники пла¬нів лишаються в ЦБ, а наступні передаються до районного (місько¬го) відділу культури для здійснення контролю.

Уся робота з перевірки фонду здійснюється в три етапи: підго¬товча робота, перевірка фонду, підбиття підсумків і оформлення наслідків роботи.

Підготовка до проведення перевірки

Основою для планової або позачергової перевірки фонду конк¬ретного структурного підрозділу є наказ директора ЦБС, а фонду ЦБ — наказ районного (міського) відділу культури. В наказі за¬значаються причини і строки перевірки, методи її проведення, склад комісії та її голова, а також режим роботи бібліотеки на певний період. Найкраще використати для перевірки літні місяці, коли число відвідувань читачів зменшується.

До складу комісії з перевірки входять до п'яти осіб: представ¬ники відділу культури та централізованої бухгалтерії, працівник ЦБ (найчастіше представник відділу комплектування та обробки, організації та використання єдиного фонду та МБА або методико-бібліографічного відділу), особа, що відповідає за зберігання конк¬ретного фонду, представник бібліотечної ради тощо. Головою комі¬сії призначається переважно один з керівників ЦБ, а при перевірці фонду ЦБС — представник районного або міського відділу куль-тури. Поряд з безпосередньою перевіркою, члени комісії складають календарний план, знайомляться з документацією, здійснюють конт¬роль за проведенням усіх необхідних підготовчих заходів, слідкують за якістю та строками проведення перевірки, розраховують працезатрати, здійснюють інструктаж учасників перевірки та підбивають її підсумки.

За місяць до її початку в бібліотеці вивішують оголошення про строки початку і закінчення перевірки, де звергаються до читачів із проханням повернути до початку перевірки книги та інші документи, затримані понад встановлений строк; вимагати ж, щоб чи¬тачі повернули на час перевірки всі видання, одержані в бібліотеці, недоцільно. Все це стосується і бібліотечних пересувок. Готуючись до перевірки, упорядковують приймання книг, отриманих від чита¬чів замість загублених.

Комісія перевіряє також наявність та правильність і своєчасність записів у документах індивідуального обліку фондів, в першу чергу, інвентарних книгах, «Описах інвентарних номерів», «Книзі обліку бібліотечного фонду» ЦБС. Вибірково перевіряє й правильність ве¬дення облікового каталога з метою виявлення карток на вилучені назви та встановлення його відповідності до «Журналу реєстрації карток облікового каталога». Члени комісії переглядають акти на вибуття документів за останні 3 роки, акти попередньої перевірки, облік книг, одержаних по МБА та внутрісистемному обміну, пере¬даних на пересувки та встановлюють обсяг фонду, що є в наявності до початку перевірки.