КЛАСИФІКАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

ДОКУМЕНТ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксо¬ваному вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визна¬чення»).

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета кла¬сифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі кла¬сифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи (див. гл. 7).

Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні до¬кументи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фо¬тографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання про¬цесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки то¬що);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, теле¬грами, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, роз¬писки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; • заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: не¬змінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та об¬робленні економиться час;