Інформаційні технології і системи
Всі ми є досвідченими користувачами баз даних. Якщо відкинути всі електронні покрови, ми побачимо перед собою своїх старих знайомих: телефонні довідники, збірки кулінарних рецептів, банківські рахунки. Ми бачимо, що це не що інше, як прославлені списки і таблиці.А ще цікаво те, що ми давно уже знаємо, як будувати бази даних. На протязі багатьох років ми вчились і застосовували на практиці мистецтво користування класичних баз даних. Згадаємо хоча б розклад уроків в нашому шкільному щоденнику, або заглянемо в свою записну книжку: прізвище, ім'я, адреса, номер службового і домашнього телефонів. Це все бази даних. Ми проектували й вдосконалювали свої інформаційні системи у відповідності з ростом своїх потреб.
Так що ж це таке, база даних? Джим Кео в своєму підручнику «Visual Fox Pro 5 для «чайників» говорить, що база даних - це група зв'язаних таблиць, до яких можна звертатись за допомогою імені. Наприклад, можна сказати: «Дайте мені подивитись базу даних рахунків». Це означає, що ви хочете подивитись таблицю рахунків, які підлягають оплаті, таблицю платіжних відомостей і всі інші таблиці, які складають базу даних рахунків. «Реляційна» база даних - це набір даних, які зберігаються більш ніж в одній таблиці. Ці таблиці можуть бути зв'язані загальними значеннями в полях, які присутні в різних таблицях.
Для того, щоб спроектувати таблиці бази даних, необхідно скласти список всіх даних, які будуть в ній зберігатись.
Вибір інформації - це важливий момент в побудові хорошої бази даних. Вживаючи слово дані, ми маємо на увазі інформацію, яка зберігається в файлі на дискеті, жорсткому диску комп'ютера або компакт-диску. Файл представляє собою електронний варіант папки з документами, а зберігання важливих документів в такій папці (з тією різницею, що дані на дискеті або жорсткому диску комп'ютера краще організовані, ніж в наших папках з документами).
Таблицею називається група записів, складених з полів, в якій зберігається набір даних. Але не змішаних даних, а однорідних - всі елементи набору повинні бути подібні один одному. Це можуть бути рецепти, розклади, каталоги, описи - тільки б вони об'єднувались загальною темою.
Зіштовхуючись із зростаючою конкуренцією, компанії намагаються знизити свої витрати, часто скорочуючи штати. Але із скороченням працівників, якщо на підприємстві немає системи, акумулюючої знання, організації залишаються без значної їх частини, можливо, критично важливої для своєї подальшої діяльності. По мірі виходу компанії на міжнародний ринок географічні бар'єри можуть стати додатковою перешкодою на шляху обміну знаннями і завадити вільному доступу до інформації. Ці та інші фактори штовхають керівництво компаній і підприємств звернути увагу на покращення методів управління знаннями (knowledge management, KM).
Для реалізації систем управління знаннями використовуються самі різноманітні засоби: e-mail; технології баз даних і інформаційних сховищ, системні підтримки колективної роботи, броузери і пошукові системи, інтермережі і Internet, експертні системи, бази знань, а також інтелектуальні програмні агенти.
Першочергово технології КМ примінялись в інформаійних системах, призначених для обслуговування керуючих працівників компаній (executiv information systems EIS). В склад EIS входив набір засобів, забезпечуючих доступ до бази даних з можливістю отримання відомостей різного ступеня узагальнення, генерування сигнальної інформації про появу нових джерел даних - все це служить для посилення прийняття управлінських рішень. Однак з недавнього часу системи управління знаннями все частіше стали розповсюджуватись і на інші категорії працівників, щоб охопити ними всю організацію. Вияснилось, що технології КМ ідеально підходять і для таких підрозділів, не зв'язаних безпосередньо з функціями управління, як служби підтримки клієнтів.
Накопичений в базах даних досвід стає доступним для всіх, хто працює зі споживачем.
Паперові документи, в яких за довгий період накопичувались корпоративні знання, важко зробити загальнодоступними і зручними в роботі, тому в організаціях стараються наладити більш ефективне використання відомостей, зберігаються в базах даних, інформаційних сховищах і базах знань.
Знання можуть бути отримані із аналізу організаційної і виробничої діяльності підприємства, звітів, а також з других джерел. Бази, орієнтовані на менеджерів, містять матеріали, викладені в формі керівництв, довідників та інформаційних бюлетенів. Бази знань, концентруючі відомості про виробничі процеси, повинні включати в себе робочі матеріали, технічні пропозиції та інші подібні документи. Крім того, вони можуть створюватися для забезпечення отримання і накопичення досвіду по таким видам діяльності, як обслуговування клієнтів.Бази даних, які мають інформацію про накопичений досвід, використовуються для підтримки тих чи інших ділових операцій або для формування загальної картини бізнесу компанії. Наприклад, база даних Lessons Learned Агенства національної безпеки США (NSA) згрупована по трьом частинам: інформаційна частина, успішний досвід і проблеми. В інформаційній частині можуть знаходитись, зокрема, такі матеріали, як порядок притягнення працівників NSA до виконання тимчасових обов'язків при надзвичайних ситуаціях. В частині «Успішний досвід» зосереджена інформація про позитивні рішення в складній ситуації. В проблемній частині накопичуються матеріали про невирішені задачі й пропозиції по подоланню виникнених труднощів. В компанії «Ford Motors» ведеться аналогічна база даних, які містить дві частини. В так званій частині TGR збирається інформація про благоприємні події, яка сприяє вирішенню поставлених задач, в той час, як TRW зосереджена інформація про фактори цьому перешкоджаючі.