Робота із запитами в Access

Перед поновленням запису в базовій таблиці або запиті Access робить копію вихідного запису. Він використовує задані вирази до вихідного запису і вносить результат в копію. Потім він змінює зміст бази даних, переписуючи поновлену копію в таблицю.

Створення нової таблиці

Іноді потрібно зберігати в новій таблиці дані, які отримані за допомогою запита на вибірку. Створення нової таблиці прискорить роботу додатка, особливо якщо при виконанні запита об'єднуються декілька таблиць.

Збереження набору записів запита як таблиці корисно і в тому випадку, коли нашаровується підсумкова інформація і її треба довго зберігати після видалення з бази вихідних даних, на яких базувався запит.

Припустимо, існує запит на вибірку. Щоб перетворити запит на вибірку в запит на створення таблиці, треба вибрати команду Запрос/Созданиетаблицы. Access виведе на екран вікно діалогу Создание таблицы. Користувач вводить ім'я для підсумкової таблиці і тисне кнопку ОК, щоб закрити вікно діалогу.

Закінчивши з установками в запиті на створення таблиці, можна виконати його за допомогою команди Запрос/Запускабо кнопки Запускна панелі інструментів. Access створює записи, розміщає їх в нову таблицю і інформує користувача про кількість рядків, які вставляються в таблицю, на екран виводиться вікно діалогу для підтвердження створення таблиці. Натиснути кнопку Да, щоб створити нову таблицю і помістити до неї записи. Після цього потрібно переключитися в вікно бази даних і клацнути по вкладці Таблицы, щоб відкрити список таблиць. Вибирається в ньому тільки що створену таблицю і відкривається вона в режимі таблиці. Можна оглянути отримані дані. В режимі конструктора можна змінити імена полів або формати.

Запит на додавання

За допомогою запиту на додавання можна скопіювати вибрані записи і вставити їх в іншу таблицю. Окрім того, запит на додавання можна використати для перенесення даних з іншого джерела в свою базу даних, щоб потім відредагувати отримані дані і вставити їх в існуючу таблицю.

Запит на додавання, подібно запиту на створення таблиці, дозволяє зібрати обчислені підсумкові дані і зберегти їх в визначеній таблиці. Одна з переваг запиту на додавання в тому, що є можливість повністю визначити поля і задати їх властивості перед вставленням даних в кінцеву таблицю. Недоліком цього типу запитів є велика ймовірність помилок, оскільки дані, які додаються, можуть не відповідати типам полів кінцевої таблиці.

Перед виконанням запиту на додавання можна запустити його як запит на вибірку (як і в випадку інших запитів на зміну), щоб впевнитися в тому, що копіюються потрібні записи. Можна взагалі почати з побудови запита на вибірку, виконати його і тільки після цього перетворити його в запит на додавання. Також можна відразу створити запит на додавання і перевірити дані, що додаються, переключившись з режиму конструктора в режим таблиці.

Після перевірки правильності додавання записів можна виконати запит прямо з вікна конструктора або зберегти і потім запустити його з вікна бази даних.

Цікавим прикладом використання запитів є добування застарілих даних з робочої таблиці і копіювання їх в архівну таблицю. З часом в основній таблиці можуть накопиться тисячі записів - контракти або замовлення, які вводяться на протязі ведення справи. Скоріше за все дані річної давнини для поточної роботи на потрібні. Періодично прибираючи в архівні таблиці “старі” дані, збільшується швидкодія основних частин додатку.

Помилки при виконанні запитів на зміну

Перед внесенням відповідних змін в базу даних Microsoft Access аналізує запит і дані, які змінюються при його виконанні. При наявності помилок Access завжди дає користувачу можливість відмінити виконання запиту на зміну.