Робота із запитами в Access

Для побудови складних виразів Access надає утиліту, яка називається Построитель выражений. Для того щоб запустити її, потрібно клацнути по пустому полю в бланку запита і натиснути кнопку Построитьна панелі інструментів. Microsoft Access відкриє вікно Построитель выражений, яке показане на мал.5

В верхній частині цього вікна міститься пуста область введення, яка призначена для створення виразів. Можна самому ввести вираз, але легше використати різні кнопки операторів, які містяться прямо під областю введення. В нижній частині вікна знаходяться три списки, призначені для пошуку імен імен полів і функцій, необхідних для створення виразів.

Наприклад, в нас є таблиця з даними про учнів 8-А класу, складається вона з таких полів: Прізвище, Ім'я, По батькові, Дата народження, Фізика, Хімія, Алгебра, Геометрія, Історія, Українська література, Українська мова. Формат останніх семи полів числовий (оцінки за 12-ти бальною шкалою). Необхідно обчислити середню оцінку за навчання для кожного учня.

В бланку запита вибирається вільне поле і запускається Построитель выражений. В нижній частині вікна, що з’явилося, в правому полі відшукуємо таблицю, на основі якої будується запит. При виборі таблиці, у центральному списку з’являються назви полів. Саме з цього списку потрібно обрати необхідні поля. Формула, за якою пройде обчислення така:

Середня оцінка=Сума оцінок по всім предметам/Кількість предметів

У верхньому вікні Построителя выражений ця формула набуде такого вигляду:

Выражение1:([8Аклас]![Фізика]+[8Аклас]![Хімія]+[8Аклас]![Алгебра]+ [8Аклас]![Геометрія]+[8Аклас]![Історія]+[8Аклас]![Українська література]+[8Аклас]![Українська мова])/7

Щоб не вводити назви полів вручну, достатньо двічі клацати на них в нижньому середньому списку і вони будуть з’являтися автоматично в верхній області введення.

Якщо при побудові виразу потрібно додати стандартну вбудовану функцію, потрібно в лівому нижньому списку вибрати папку Функции/Встроенные функции. В результаті в правому списку з’являться назви функцій.

Створивши вираз, в бланку запита можемо дати ім’я новому стовпчику. Для цього акуратно замість слова Выражение1вводимо власну назву (більш змістовну).

Після всіх виконаних попередніх дій потрібно перейти в режим таблиці і оглянути отримані результати. Якщо вони не задовольняють, треба повернутися в режим конструктора і виправити помилки.В разі потреби можна задати порядок сортування даних. Для цього клацнути по рядку Сортировкав стовпчику того поля, по значенням якого потрібно відсортувати записи, і вибрати По возрастаниюабо По убыванию.

Підсумкові запити

Іноді цікаві не окремі записи таблиці, а підсумкові значіння по групам даних. Наприклад, нам потрібно знати середню оцінку з Фізики для 8-А класу (з попереднього прикладу). Або сумарну кількість балів з Хімії, набрану класом, в порівнянні з паралельним класом. Відповіді на такі питання дає підсумковий запит. Для обчислення підсумкових значінь потрібно натиснути кнопку Групповые операциина панелі інструментів конструктора запитів, щоб у бланку QBE з’явився рядок Групповая операция.

Коли натиснути кнопку Групповые операции на панелі інструменті, Access використовує установку Группировкав рядку Групповая операция для любого поля, який занесений в бланк запиту. Тепер записи по кожному полю групуються, але підсумок не підводиться. Для отримання підсумків потрібно замінити установку Группировка в рядку Групповая операция на конкретну підсумкову функцію.

Access дає дев’ять функцій, які забезпечують виконання групових операцій. Можна ввести ім’я функції з клавіатури в рядку Групповая операция бланка запиту або вибрати її в списку, що розкривається. Нижче перераховані підсумкові функції Access: