Запити у базах даних

1. Необхідність запитів

Припустимо, що на великому підприємстві є величезна база даних «Кадри», що містить найдокладніші відомості про кожного співробітника. Крім формальної інформації база може містити і конфіденційну, наприклад відомості про заробітну плату. Вся ця інформація зберігається в базових таблицях. Працювати з базою даних «Кадри» можуть різні підрозділи підприємства, і усім їм потрібні різні дані. Не все те, що дозволено знати службі безпеки підприємства, повинно бути доступно головному лікарю, і навпаки. Тому доступ користувачів до базових таблиць закривають.

Для доступу до даних є інший, набагато більш гнучкий і зручний засіб - запити. Для однієї і тієї ж таблиці можна створити багато різних запитів, кожний із який зможе добувати з таблиці лише малу частину інформації, але саме ту частину, що у даний момент необхідна. У співробітника бухгалтерії повинний бути запит, що дозволить визначити скільки днів у році через хворобу був відсутнім той або інший працівник, але в нього не повинно бути запиту, що дозволяє дізнатись, чим він хворів і де лікувався, а в головного лікаря такий запит бути повинний.

У результаті роботи запиту з загальної вихідної бази формується результуюча таблиця, що містить частину загальної інформації, що відповідає запиту.

Важливою властивістю запитів є те, що при створенні результуючої таблиці можна не тільки вибирати інформацію з бази, але й обробляти її. При роботі запиту дані можуть упорядковуватися (сортуватися), фільтруватися (відсіюватися), об'єднуватися, розділя-тися, змінюватися, і при цьому ніяких змін у базових таблицях може не відбуватися.

Результати обробки позначаються тільки на змісті результуючої таблиці, а вона має тимчасовий характер, і іноді її навіть називають моментальним знімком.І ще одною цінною властивістю запитів є їхня можливість виконувати підсумкові обчислення. Запит може не тільки видати результуючу таблицю, але і знайти, наприклад, середнє (найбільше, найменше, сумарне і т.п.) значення по якомусь полю.

2. Запити на вибірку

Існує чимало різних видів запитів, але найпростіші з них і, до того ж, використовувані найбільше часто - це запити на вибірку. З них і прийнято починати знайомство зі створенням запитів. Мета запиту на вибірку полягає в створенні результуючої таблиці, у якій відображаються тільки потрібні за умовою запиту дані з базових таблиць.

Як і інші об'єкти Access 9х, запити можна створювати автоматично за допомогою “Мастера” або вручну. І, як звичайно, на етапі навчання краще не користуватися “Мастeром”, щоб відчути роботу з запитами "кінчиками пальців".

Для створення запитів до баз даних існує спеціальна мова запитів. Вона називається SQL (Structured Query Language - структурована мова запитів). На щастя, ті, хто користуються СКБД Access 9х, можуть дозволити собі не вивчати цю мову. Замість нього в Access 9х є простий засіб, що називається бланком запиту за зразком. З його допомогою можна сформувати запит простими прийомами, перетягуючи елементи запиту між вікнами.

Вибір базових таблиць для запиту

1.Створення запиту до бази починається з відкриття вкладки “Запросы” діалогового вікна “База данных” і натиснення лівої клавіші миші на кнопці “Создать”.

2.У діалоговому вікні “Новый запрос” задають ручний режим створення запиту вибором пункту “Конструктор”.

3.Створення запиту в режимі “Конструктора” починають із вибору тих таблиць бази, на яких буде заснований запит.

4.Вибір таблиць виконують у діалоговому вікні “Добавление таблицы”. У ньому відображаються всі таблиці, наявні в базі.

5.Обрані таблиці заносять у верхню половину бланка “запиту за зразком” натисненням лівої клавіші миші на кнопці “Добавить”.