Форми у базах даних

Звичайно розроблювач бази даних створює структуру таблиць і запитів, але заповненням таблиць інформацією він не займається. Для цього є спеціальні кадри (звичайно малокваліфіковані), що виконують функції складачів. Для спрощення їхньої праці розроблювач бази може підготувати спеціальні об'єкти - форми.

Форма являє собою деякий електронний бланк, у якому є поля для введення даних. Складач вводить дані в ці поля, і дані автоматично заносяться в таблиці бази.

Навіщо потрібні форми?

Дані в таблицю можна вносити і без допомоги яких-небудь форм, але існують принаймні чотири причини, що роблять форми незамінним засобом введення даних у базу.

По-перше, малокваліфікованому персоналу не можна давати доступ до таблиць (найціннішому з того, що є в базі). Уявіть, що буде, якщо новачок «наведе порядок» у банковій таблиці, що містить розрахункові рахунки клієнтів.

По-друге, різні люди можуть мати різні права доступу до інформації, що зберігається в таблицях. Наприклад, один має право вводити тільки імена й адреси клієнтів, іншій - тільки номера їхніх розрахункових рахунків, а третій - тільки грошові суми, що зберігаються на цих рахунках. Змова між цими людьми повинна бути виключена. Для введення даних їм дають різні форми, хоча дані з форм можуть надходити в одну таблицю.

По-третє, введення даних у таблицю - надзвичайно стомливе заняття. Вже після декількох годин роботи люди роблять помилки. Введення даних у форму простіше. Тут багато чого можна автоматизувати, до того ж елементи керування форм настроюють таким чином, щоб при введенні даних виконувалася їхня первинна перевірка.

І нарешті, по-четверте, треба згадати, звідки береться інформація для баз даних. Як правило, її беруть із паперових бланків (анкет заяв, рахунків, відомостей, довідок и т п.). Екранні форми можна зробити точною копією паперових бланків, із яких відбувається введення даних. Завдяки цьому набагато зменшується кількість помилок при введенні і значно знижується стомлюваність персоналу.

Створення форм

Як і інші об'єкти Access 9х, форми можна створювати вручну або автоматично, причому декількома способами. При створенні таблиць і запитів ми рекомендували спочатку автоматичними засобами не користуватися, щоб вникнути в термінологію і підготувати себе до роботи з Мастером, що задає незрозумілі для початківця питання. З формами справа інша. Вони складаються з численних елементів керування, і від того наскільки акуратно ці елементи розташовані на екрані, залежить зовнішній вигляд форми. Автоматичні засоби дозволяють створювати акуратні форми і не задають користувачу зайвих питань. Починати роботу краще з них.

Автоформи

1. Автоформи - найпростіший вид автоматичних форм. Для створення автоформи треба відкрити вкладку “Формы” у діалоговому вікні “База данных” і натиснути кнопку “Создать” - відкриється вікно “Новая форма”.

2. В діалоговому вікні “Новая форма” вибирають у якості джерела даних для форми таблицю або запит, після чого створюють автоформу подвійним натисненням лівої клавіші миші у списку вибору виду автоформи (таблична, стрічкова або в стовпець).

Створення форми за допомогою "Мастeра"

3. За допомогою Майстра форма створюється усього в чотири етапи:

• вибір полів, дані для який можна буде вводити у формі;