Microsoft Excel 97

6.для виводу на екран попереднього запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Назад;

7.для пошуку записів у переліку по іншому критерії натиснути кнопку Критерии і увести новий критерій;

8.по закінченні натиснути кнопку Закрыть.

Щоб знову одержати доступ до усіх записів переліку необхідно натиснути кнопку Критерии, а потім натиснути кнопку Правка.

Команда Фильтр меню Данные дозволяє відшукувати і використовувати потрібну підмножину даних у переліку. У відфільтрованому переліку виводяться на екран тільки ті рядки, що містять визначене значення або відповідають визначеним критеріям, при цьому інші рядки виявляються приховані. Для фільтрації даних використовуються команди Автофильтр і Расширенный фильтр з пункту Фильтр меню Данные.

АвтофильтрКоманда Автофильтр установлює кнопки прихованих переліків (кнопки зі стрілкою) безпосередньо в рядок із іменами стовпців (мал.26). З їхньою допомогою можна вибрати записи бази даних, що слід вивести на екран. Після виділення елементу в переліку, що розкривається, рядки, що не містять даний елемент, будуть приховані. Наприклад, якщо у прихованому переліку поля Цена вибрати 99грн., то будуть виведені тільки записи, в яких у полі Цена міститься значення 99грн.

Мал.26

Якщо у прихованому переліку вибрати пункт Условие … , то з’явиться вікно Пользовательский автофильтр (мал.27). У верхньому правому переліку слід вибрати один з операторів (равно, больше, меньше та ін.), а у полі праворуч вибрати одне зі значень. У нижньому правому переліку можна вибрати іншій оператор, і у полі ліворуч – значення. Коли увімкнений перемикач И, то будуть виводитися тільки записи, які задовольняють обидві умови. При увімкненому перемикачу ИЛИ будуть виводитися записи, які задовольняють одну з умов. Наприклад, у вікні на мал.27 введені умови для виведення записів по виробам з ціною більше 99грн і менше 187грн.

Мал.27

Для виведення декількох записів з найбільшими або найменшими значенням по будь-якому полю слід у прихованому переліку поля вибрати пункт Первые 10. У діалоговому вікні Наложение условия по списку у першому полі з лічильником необхідно вибрати кількість записів, а у полі праворуч вибрати наибольших або наименьших.

Щоб вивести усі дані переліку, необхідно викликати команду Отобразить все або скасувати команду Автофильтр меню Данные, підміню Фильтр.

Расширенный фильтр

Команда Расширенный фильтр дозволяє фільтрувати дані з використанням інтервалу критеріїв для виводу тільки тих записів, що задовольняють визначеним критеріям (мал.28). При повторній фільтрації будуть проглядатися усі рядки, і приховані і відкриті. Значення перемикачів і полів вікна Расширенный фильтр наступне:

Мал.28

фильтровать список на месте – перемикач, що приховує рядки, які не задовольняють зазначеному критерію;

скопировать результат в другое место – копіює відфільтровані дані на інший робочий аркуш, або на інше місце на тому ж робочому аркуші;

Исходный диапазон – поле, що визначає інтервал, якій містить перелік, що підлягає фільтрації;

Диапазон условий – поле, що визначає інтервал вічок на робочому аркуші, якій містить необхідні умови;

Поместить результат в диапазон – поле, що визначає інтервал вічок, в який копіюються рядки, що задовольняють визначеним умовам; це поле активно тільки в тому випадку, якщо обраний перемикач скопировать результат в другое место;