Автоматизація бухгалтерії на підприємстві
Як почати автоматизацію бухгалтерії та торговельної діяльності
На порозі XXI століття середньостатистичний український бухгалтер, як і раніше, рахує на калькуляторі і пише ручкою у "пустографці". Що з цим вдіяти?
Відчутне здешевлення комп'ютерів та наявність на ринку достатньої кількості пропозицій цілком прийнятного за ціною програмного забезпечення (ПЗ) дає непогану нагоду почати автоматизацію обліку, в т.ч. бухгалтерського, багатьом середнім і навіть дрібним фірмам із порівняно невеликими оборотами, які поки що віддають перевагу "старій добрій" ручці і паперу у комплекті з бухгалтером, касиром і комірником в одній особі на ставці $100 на місяць, а іноді й менше.
Важко не придбати, а впровадити
Бухгалтеру і керівнику підприємства, які зважилися на комп'ютеризацію, потрібно пам'ятати: придбання устаткування - найпростіший крок на шляху до автоматизації. Вибір ПЗ, хоча і відповідальне завдання, проте не найскладніше.
Найважче - впровадити (іншими словами - пристосувати) вибране ПЗ у діяльність підприємства. Це - найскладніший для більшості підприємств етап, який може зайняти досить тривалий час, а також передбачає витрати, які в підсумку можуть перевищити вартість самого ПЗ (а іноді з обладнанням включно).
Проблема, з якою найчастіше стикаються у таких випадках потенційні користувачі, - це брак навичок роботи не лише безпосередньо з конкретним ПЗ, але й з ПК у принципі. Перед керівництвом підприємства постає питання: чи витрачати кошти на навчання бухгалтера, чи, може, запросити вже готового спеціаліста, а колишнього - звільнити? Чимало керівників, які високо цінують своїх працівників, дають їм шанс або самостійно освоїти ПК і ПЗ за допомогою консультацій розробників (чи їх представників), або отримати необхідні навички в спеціальних навчальних центрах, що, зрозуміло, передбачає додаткові витрати.
Інший момент, який необхідно взяти до уваги - ще дуже часто програми потребують різного ступеня адаптації до умов кожного окремого підприємства, що включає такі складові: сфера діяльності підприємства, наскільки воно велике, індивідуальна специфіка ведення обліку на підприємстві. Є декілька варіантів вирішення цього завдання: представника розробника ПЗ для допомоги з впровадження системи або залучення власних спеціалістів, які у подальшому будуть займатися адмініструванням системи, що знову-таки передбачали витрати. Для середніх і дрібних фірм ідеально, коли бухгалтер - водночас спеціаліст з інформаційних технологій (ІТ).
Страховим полісом від непередбачуваних витрат може бути заздалегідь складена калькуляція витрат відповідно до інформації, отриманої під час консультації з питань автоматизації у розробників або їх дилерів.
Критерії вибору ПЗ
Головний критерій, котрим слід керуватися, - чи може пропоноване ПЗ автоматизувати ті чи інші процеси, і вже потім - яке ПЗ найякісніше дозволить виконувати поставлені завдання. Іншими словами, до такого критерію, як більша/менша відомість торгової марки, треба ставитися спокійно: досить часто менш відоме ПЗ виконує поставлені завдання не гірше, ніж їх "розкручені" аналоги.
Інші загальні критерії, котрі також необхідно врахувати: галузь вашої діяльності, обсяг документообігу організації на день, необхідність і наявність можливості зміни конфігурації ПЗ силами користувача, і, якщо є така потреба, то чи є у штаті підприємства програміст (спеціаліст з ІТ), а також дуже багато інших нюансів, про котрі повинен подбати сумлінний розробник або його дилер.
Також дуже важливим є місцезнаходження розробника (дилера). Бажано, щоб дилер, а ще краще - розробник, був безпосередньо у вашому місті, оскільки проблеми, які ви захочете вирішити з ПЗ, не можна розв'язати тільки по телефону.
Звичайно, вибирати ПЗ слід передусім виходячи з необхідності та доцільності автоматизації тих чи інших процесів (приміром, немає сенсу витрачати гроші на комплексну автоматизацію торгівлі підприємства, котре не має своїх торговельних точок), а також беручи до уваги свої фінансові можливості.