Особливості організації виконання функції керування в умовах АСУП

Організація бази даних, у якій є інформація з нормативними характеристиками, що визначають структуру, матеріалоємність, трудомісткість, собівартість кожної планованої одиниці виробу, а також дані, що характеризують перспективу розвитку підприємства, фактичну (запропоновану) наявність устаткування, робочої сили і т.ін., дозволяє за допомогою сучасної обчислювальної техніки й економіко-математичних методів здійснювати оптимальне планування. При цьому розрахунки робляться з достатньою точністю, а потреба в ресурсах із фактичною їхньою наявністю (забезпеченістю) буде збалансована.Таким чином, на підставі сформованої бази даних, що характеризує наявні (передбачувані) ресурси, можна скласти напружений (зустрічний) план, виконання якого принесе колективу більш значні матеріальні вигоди, чим при перевиконанні встановленого плану.

Практика показала, що при організації системної машинної обробки економічної інформації в умовах АСУП не можуть бути використані й існуючі методи і форми обліку. Навіть механізація кожної окремої ділянки обліково-планових робіт не може бути покладена в основу нової системи і, як правило, підлягає удосконалюванню. Крім того, замість трьох видів обліку, що існують на практику, повинний бути єдиний народногосподарський облік.

В умовах системної машинної обробки економічної информації при функціонуванні АСУП єдність обліку забезпечується тим, що:

по-перше, використовується єдине джерело фактичної (облікової) інформації;

по-друге, отримана від джерела інформація передається по каналах зв'язку або фіксується на машинних носіях, наприклад, перфокартах-документах, або інших видах, що є єдиними (вихідними) носіями;

по-третє, зазначена інформація оперативно обробляється швидкодіючими обчислювальними машинами при єдиному технологічному процесі.

Отже, завдяки єдиній вихідній інформації, що фіксується на машинних носіях, забезпечується повне ув'язування даних аналітичного і синтетичного обліку, їхня вірогідність, яка завгодно ступінь деталізації і за станом на будь-яку дату і т.ін.

Система машинної обробки економічної інформації несумісна з формами обліку, що виникнули і застосовуються при ручній праці або з використанням машин із ручним уведенням вихідних даних. Це пояснюється тим, що при машинній обробці інформації з існуючих форм обліку не забезпечується безперервність машинного процесу. Крім того, форми й утримування регістрів і інших зведених відомостей складні і не відповідають експлуатаційним можливостям наявної обчислювальної техніки, а також містять ряд повторюваних показників. Існуюча на багатьох підприємствах і у виробничих об'єднаннях таблично-перфокарточна форма обліку також не цілком підходить для системи машинної обробки економічної інформації. Важлива роль у цих умовах приділяється новій автоматизованій формі обліку.

У методологічному відношенні основу нової автоматизованої форми обліку повинна скласти розробка системного регламентованого переліку виробничо-господарських і інших операцій, що дозволяє найбільш повно відобразити стан об'єкта керування і зміни, що відбуваються в ньому. Питання організації економічного взаємозв'язку зазначених операцій на машинних носіях повинні вирішуватися відповідно до вимог системи машинної обробки економічної інформації. Двоїстий характер взаємозалежних змін в об'єктах обліку буде знаходити висвітлення в однократному записі кожної первинної операції.

Взаємозв'язок ідентичних показників на різних ділянках обліку, планування та нормування забезпечується єдиною системою класифікації і кодування, а також єдиним кроком в обліку і плануванні. При цьому нормативні, планові й облікові показники мають єдині найменування і кодове позначення, одиницю розміру рахунку і т.п.

В умовах функціонування Загальнодержавної автоматизованої системи збору й обробки інформації для обліку, планування і керування народним господарством, коли інформація нижчестоящої ланки (наприклад, обчислювального центру підприємства) буде передаватися у вищестоящу ланку (наприклад, у галузевий обчислювальний центр) по єдиній автоматизованій мережі зв'язку країни, особливо необхідні єдині системи кодування і єдині класифікатори, що у багатьох випадках повинні бути єдиними не тільки в масштабі одного підприємства або об'єднання, але і на інших рівнях народного господарства. При такому підході до збору й обробки фактичної інформації значно змінюються функції працівників керування — бухгалтерів і рахівників, плановиків і трудовиків, постачальників і ін. Замість технічної роботи зі збору й обробки інформації вони повинні виконувати контрольні функції, займатися аналізом виробничо-господарської й іншої діяльності, підготовкою матеріалів для прийняття вирішень і т. ін., на які раніш, як правило, не залишалося часу.