Види ділового спілкування. Методика проведення прес-конференцій, брифінгів, “круглих столів”, інтерв’ю

4. Вести прес-конференцію може особа, відповідальна за зв’язки із громадськістю або пресою. Ведучий обов’язково представляє журналістам учасників, серед яких бажана присутність особи, уповноваженої приймати остаточні рішення з питань прес-конференції.

5. Доцільно провести реєстрацію учасників прес-конференції з боку ЗМІ, що дасть змогу аналізувати результати зустрічі за їх публікаціями. Під час реєстрації дуже добре роздавати матеріали, що інформують про факти і пояснюють проблему прес-конференції. Це вбереже від викривлення інформації (не так записали, почули, видалося та ін.).

Для будь-якої прес-конференції існують певні правила проведення:

- доповідач чітко зачитує текст короткої заяви, в якій ідеться про причини заходу

- репортерів запрошують ставити запитання

- запитання ставляться по черзі, професійні стандарти передбачають, що журналісти будуть притримуватися оголошеної теми

- перед останнім запитанням хтось із команди організаторів нагадує, що відведені 20 хв. пройшли.Організаційний аспект заходу. Прес-конференція найчастіше відбувається в кімнаті для зустрічей (засідань, зборів). Це також може бути постійне приміщення для проведення заходів із журналістами (де передбачене освітлення, пристосування для використання відповідної апаратури, особливо для телегруп). Всі присутні повинні бути забезпечені місцями. Доповідач і його команда розміщуються за столом або кафедрою, де ставляться мікрофони і диктофони. Перед учасниками виставляються таблички з інформацією про учасників прес-конференції (прізвище, ім’я, по батькові, посада).

Ведучий представляє учасника (учасників), надає їм слово, стежить за ходом заходу. Найбільша роль йому належить під час відповідей на запитання журналістів. Головне, щоб запитання відповідали оголошеній темі, були короткими та зрозумілими виступаючому.

Запитання і відповіді треба записувати до протоколу.

Бажано кожний прес-захід записувати на аудіоплівку (диктофон), потім розшифровувати і використовувати для опублікування у засобах масової інформації, перевірки фактів, цитат, що були використані у публікаціях.

Під час заходу можливе використання відеопрокатної апаратури для демонстрації фотографії й відеозйомок, діаграм, графіків тощо.

Матеріали кожної прес-конференції (план, прес-реліз, записи запитань і відповідей, розшифровка виступів, а також наступні публікації) зберігаються в окремій папці для зручності у роботі.

Після прес-конференції здійснюється моніторинг публікацій та проводиться за ними аналіз.

Готуються та надсилаються до ЗМІ відповіді на критичні матеріали.

Публікації доводяться до учасників прес-заходу з метою запобігання у майбутньому помилок, що були допущені.

Інтерв’ю

Інтерв’ю – потужний засіб комунікації, складова частина розгорнутої програми зв’язків ДПС із громадськістю і засобами масової інформації.

Інтерв’ю – це бесіда у формі запитань і відповідей, діалог між людиною, що володіє інформацією, і журналістом, бажає цю інформацію отримати. Така бесіда розрахована на обнародування. Вона дає змогу показати погляди особи на якесь важливе питання, подію.

Існують певні особливості й відмінності проведення інтерв’ю для радіо і телебачення та інтерв’ю для друкованих засобів масової інформації.