Використання інтернет-технологій у роботі з платниками податків
Подібна команда повинна включати принаймні ще дві особи: менеджера Web-сайту, який відповідає за його інформаційне наповнення, і адміністратора з програмного забезпечення. Перша особа збирає інформаційний матеріал – текстовий, звуковий, графічний, який буде зберігатися на сайті. Друга є системним адміністратором і повинна супроводжувати програмне забезпечення. Вона контролює коректність роботи Web-сайту, його безпеку, встановлює та підтримує програмне забезпечення, яке необхідне для правильного представлення інформації.
Призначені співробітники повинні розробити інформаційну модель та технічне завдання свого Web-сайту. Як і у випадку переробки неправильно спроектованої інженерної системи, внесення змін у погано розроблений Web- сайт обходиться дуже дорого. В технічному завданні мають бути намічені загальні цілі і способи використання Web-сайту, контрольні строки та бюджет на розробку. Тут слід розписати засоби отримання інформації від інших підрозділів органу податкової служби та визначити ролі усіх учасників колективу розробки.
Оскільки при створенні Web-сайту доцільно керуватися принципом, що інформаційний зміст та структура Web-сайту для податкового органу мають відображати структуру податкового органу, то на цьому етапі визначаються підрозділи органу ДПС, які відповідають за інформаційне наповнення конкретних сторінок Web-сайту.
Далі необхідно вирішити, де буде розміщуватися Web-сайт, ким обслуговуватися, як представлятися “зовнішньому” світу і, нарешті, як дана група розробників буде відслідковувати ступінь його ефективності і відповідність загальним цілям податкового органу. Все це має першочергове значення при проектуванні Web-сайту.
Другий етап. Після визначення цілей і шляхів їх досягнення необхідно вирішити, як і ким буде створюватися та підтримуватися Web-сайт. Інформаційне наповнення сайту може реалізовуватися як самим податковим органом, так і сторонніми фірмами та агентствами, що спеціалізуються на Web-дизайні та уклали відповідні угоди на інформаційне обслуговування податкового органу, в тому числі – Web-сайту.
Альтернативою виділеного Web-серверу, телекомунікаційних ліній та обслуговуючого персоналу (системного адміністратора) у самого податкового органу є аутсорсінг (передача цих функцій стороннім організаціям).
Підключення до Інтернету та ресурси комп’ютера звичайно використовуються спільно з іншими організаціями, інформація яких розміщена на тому ж сервері Інтернет-провайдера. Очевидно, що тут існують потенційні проблеми: якщо один з Web-сайтів на даному сервері Інтернет-провайдера дуже активний (приваблює велику кількість користувачів), це може уповільнити роботу Web-сайту органу ДПС. З іншого боку, спільне використання ресурсів Інтернет-провайдера знижує фінансові витрати.Подібний вид сервісу (аутсортінг) включає в себе адміністрування та супроводження мережних з’єднань. Проектування, розробка Web-сайту податкового органу (і при необхідності – модифікація), його підтримка – все сплачується і обумовлюється окремо. У більшості випадків фірма, яка розробила Web-сайт, з готовністю займається технічним супроводженням і підтримкою.
При розробці Web-сайту не всі сторінки вдається підготувати одночасно. Чи слід показувати ще не завершені сторінки? Часто бажано продемонструвати, що можна побачити найближчим часом. Щоб провести деяке обслідування відвідувачів Web-сайту, корисно супроводити сторінки, які ще розробляються, формою запиту. У ній поставити питання про інформацію, яку хотів би отримати користувач у першу чергу, у якому вигляді краще представити корисні відомості. Тим самим користувачі сайту не будуть “обходити” сторінки, які ще розробляються, а податковий орган отримає корисні зміни.
Нарешті, непогано запросити користувачів залишити свою адресу електронної пошти, щоб повідомити йому, коли сторінка буде готова. Така тактика заохочує відвідувачів знову звертатися до даного сайту за інформацією, що їх цікавить.
Порядок поновлення інформації на Web-сайтах. Коли Web-сайт запущено в експлуатацію, керівник органу ДПС затверджує “Порядок внесення змін та доповнень до інформації, розміщеної на Web-сайті ДПА”. В цьому положенні визначаються ролі безпосередніх виконавців, які оформлюють та розміщують інформацію у вигляді Web-сторінок (Web-майстра та системного адміністратора), особи, безпосередньо відповідальні за збирання інформації (менеджер Web-сайту), а також джерела інформації (особи, відповідальні за постачання інформації в окремих підрозділах податкової служби).
Оскільки інформаційний зміст та структура Web-сайту для податкового органу мають відображати структуру податкового органу, і окремі підрозділи податкового органу, які відповідали на першому етапі за інформаційне наповнення конкретних сторінок Web-сайту, то доцільно закріпити відповідальність за внесення змін і доповнень до інформації Web-сторінок за керівниками тих самих підрозділів, які відповідали за інформацію для першого варіанту цих сторінок.