Інвентаризації каси: порядок проведення та їх відображення

Звісно, що бухгалтерський облік таких активів здійснюється подібно до обліку бланків суворого обліку. За собівартістю виготовлення чи придбання поштові марки обліковуються на субрахунку 209 "Інші матеріали", а за номінальною вартістю - на позабалансовому рахунку 08 "Бланки суворого обліку". Списання поштових марок проводиться одночасно з обох рахунків, але за різною вартістю (відповідно, за собівартістю виготовлення чи придбання та номінальною вартістю).

По-друге, при відображенні в обліку нестачі валютної готівки можливі курсові різниці, оскільки курс валюти на дату отримання готівки в касу і на дату виявлення нестач за валютними коштами може змінитися. Порядок відображення в бухгалтерському обліку курсових різниць регулюється П(С)БО 21. Згідно з ним, відображення нестач валютних цінностей відноситься до монетарних статей. Перерахунок іноземної валюти за такими статтями у гривні здійснюється за курсом НБУ на дату операції (у нашому випадку - дата виявлення нестачі).

Курсові різниці від перерахунку грошових коштів в іноземній валюті та інших монетарних статей про операційну діяльність відображають у складі інших операційних доходів (витрат).

У цьому розділі ми зумисне не наводили бухгалтерських записів, які стосуються інших бланків суворої звітності, векселів та інших цінних паперів, які також можуть зберігатись у касі підприємства. Такі проведення будуть наведені в інших (спеціальних) розділах, які публікуватимуться в наступних номерах тижневика.

Особливу увагу під час інвентаризації слід звернути на таке:

•Усі надходження й видачі готівки мають бути занесені до касової книги (типова форма КО-4).

•Прибуткові касові ордери й квитанції до них та видаткові касові документи бухгалтер повинен виписувати лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечують їх надійне зберігання протягом установлених термінів.

•Бухгалтерія повинна зареєструвати прибуткові й видаткові касові ордери у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма КО-3).

•На наявність, правильність і своєчасність заповнення Книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типова форма КО-5).

•На наявність, правильність і своєчасність заповнення Журналу реєстрації посвідчень на відрядження й дотримання граничних термінів відрядження.•Приймання готівки за прибутковими та її видача за видатковими касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

•Виправлення помилок у прибуткових та видаткових касових документах забороняється (такий документ вважається недійсним).

•На наявність на прибуткових касових ордерах та видаткових касових документах усіх реквізитів, дозвільних підписів, підписів касира та осіб, які отримують кошти (підписують одразу ж після одержання або видачі за цими документами готівки), наявність на доданих до них документах штампа або напису касира "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік). Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника, то в такому випадку підпис керівника на самому ордері є необов'язковим.

•На наявність у платіжних відомостях на виплату заробітної плати, пенсій, стипендій проти прізвищ фізичних осіб, яким не здійснено виплату належної суми, штампів або написів: "Депоновано". Наприкінці відомості обов'язково мають бути написи про фактично виплачену та невиплачену (депоновану) суми, включені до конкретної платіжної відомості.

•На наявність реєстрів депонованих сум.

•На наявність видаткових касових ордерів на фактично видані суми за платіжними відомостями.

•Виправлення у касовій книзі не допускаються. Але якщо вони все ж є, то мають бути засвідчені підписом касира та головного бухгалтера або особи, яка його заміщує.