Облік грошових коштів

вільно конвертованій валюті (доларах США) у вигляді авансу на поточні потреби у розмірах, обумовлених реальними потребами в країні перебування у відрядженні відповідно до встановлених норм. Перерахунок норм, встановлених у гривнях, у долари США здійснюється за прогнозним офіційним обмінним курсом на поточний рік національної валюти України до долара США або в національну валюту країни, до якої направляється у відрядження працівник. Копія наказу про відрядження за кордон, заявка на покупку готівкової валюти та розрахунок суми валюти, потрібної для виплати авансу на відрядження, подаються уповноваженому банку, який обслуговує підприємство. На підставі поданих документів банк повинен продати підприємству зазначену суму валюти з оплатою по безготівковому розрахунку. При цьому згідно з п. 7.3.7 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» витрати підприємства на купівлю іноземної валюти на відрядження покриваються за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства. Відповідно до п. 5.4.8 Закону видатки в межах встановлених норм включаються до валових витрат підприємства, а понад норми (враховуючи видатки, здійснені з дозволу керівника) - списуються за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства. При цьому згідно з Декретом Кабінету Міністрів України від 26.12.92 № 13-92 «Про прибутковий податок з громадян» суми, що відшкодовуються працівникові за рахунок прибутку підприємства, вважаються його власним доходом і мають бути приєднані до оподатковуваного доходу, з якого утримується прибутковий податок. На ці суми нараховуються збори на соціальне і пенсійне страхування.

У бухгалтерському обліку на суму виданого авансу підзвітній особі на службові відрядження (або господарські потреби) роблять запис по дебету рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» в кореспонденції з кредитом рахунка ЗО «Каса». Протягом трьох днів післяповернення з відрядження (у разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем - не пізніше 10, а в окремих випадках з дозволу керівника підприємства при поважних причинах - 20 робочих днів) працівник зобов'язаний подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням кошти. Разом з авансовим звітом подаються

посвідчення про відрядження, оформлене у відповідному порядку, документи про наймання житла, проїзні та інші документи в оригіналі.

Якщо аванси підзвітним особам були видані на господарські потреби, то до авансових звітів таких осіб додаються копії товарних чеків, матеріальні прибуткові ордери з розпискою осіб, які прийняли від підзвітної особи придбані предмети) -та Інші виправдні документи.

Бухгалтерія перевіряє правильність оформлення авансових звітів і доданих до них документів, встановлює законність і доцільність здійснених витрат. Після перевірки на звіті зазначаються суми витрат, що підлягають затвердженню керівником. Списання з підзвітних осіб виданих сум авансів відображається по кредиту рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами», і дебету рахунків:

92 «Адміністративні витрати» (на суми, витрачені на службові відрядження);

93 «Витрати на збут» (на суми, витрачені по операціях, пов'язаних із збутом продукції);

20 «Виробничі запаси», 28 «Товари» (на вартість придбаних матеріальних цінностей із підзвітних сум) та ін.Постановою Правління Національного банку України від 22.05.98 № 207 «Зміни і доповнення до інструкції № 4 «Про організацію роботи по готівковому обігу установами банків України» визначено, що готівка, видана під звіт, але з будь-яких причин не витрачена (частково чи в повній сумі), має бути повернена в касу підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше 10 робочих днів з дня видачі її під звіт (по відрядженнях - не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). Якщо із каси підприємства його працівнику одночасно видані готівка на відрядження і кошти під звіт для вирішення під час цього відрядження господарських (виробничих) питань і при цьому строк відрядження перевищує 10 робочих днів з дня видачі коштів під звіт, то підзвітна особа протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати в бухгалтерію підприємства одночасно звіт про суму, видану їй для вирішення господарських (виробничих) питань, і авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження. Готівка, видана під звіт (у тому числі і на відрядження), але не витрачена і не повернена в касу підприємства (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, яка не підтверджена авансовими звітами), на наступний день після закінчення зазначених вище строків включається розрахунково (без складання бухгалтерської проводки) в суму залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється із встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Своєчасно неповернені до каси підзвітні суми підлягають утриманню із заробітної плати. Заборгованість підзвітних осіб у разі неповернення у встановлений строк суми авансу, виданого на службові відрядження у валютних коштах, стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі вказаних валютних цінностей, перерахованій за курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.