Органолептичні методичні прийоми контролю
Проведення інвентаризації залежить від організаційних заходів на місцях збереження цінностей. Матеріально відпо¬відальні особи на кожний вид цінностей складають товарні ярлики, партіонні карти, де зазначають найменування, поз¬начення одиниці, показники якісної характеристики товарів (артикул, розмір, сорт, зріст), ціну, кількість. Ярлики, кипні карти розташовують на видному місці (стелажах, кипах, тарі), де знаходяться матеріали. Для перевірки достовірності за¬писів у кипних картах голова інвентаризаційної комісії одер¬жує у товарному відділі бази картотеки кипних карт, які звіряють із примірниками складу. Після перевірки правиль¬ності складання ярликів і кипних карт, а також фактичної наявності матеріалів їхні дані записують у інвентарні описи типової форми.
Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальні особи. У кінці опису матеріально відповідальні особи дають розписку, якою підтверджують, що комісією перевірено цінності в їх присутності, претензій до комісії немає, а вказані в описі цінності ними прийняті на відповідальне зберігання. На цінності, які не належать підприємству, але перебувають на його зберіганні, склада¬ють окремі описи.
Інвентаризацію матеріальних цінностей, коштів і бланків суворої звітності провадять, як правило, раптово, а основ¬них засобів, незавершеного капітального будівництва, незакінченого виробництва продукції, розрахунків та інших об'єк¬тів контролю — станом на перше число місяця.
Якість інвентаризації перевіряє центральна інвентариза¬ційна комісія за участю членів робочої інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальної особи після закінчення інвентаризації, але обов'язково до відкриття складу, комори, секції, де перевіряли цінності. Перевірці підлягають цінні і підвищеного попиту товари, а також ті, які тривалий час знаходяться без руху, перевищують норму запасу. В разі вияв¬лення значних розбіжностей між даними інвентаризаційного опису і контрольної перевірки провадять повторну інвента¬ризацію у новому складі робочої інвентаризаційної комісії.Результати контрольних перевірок якості інвентаризацій оформляють актом типової форми і заносять у бухгалтерії до спеціальної книги.
Роботу інвентаризаційної комісії оформляють протоколом, де відображують результати інвентаризації, стан складсько¬го господарства, забезпечення збереження товарно-матеріаль¬них цінностей. В разі наявності невикористаних і зіпсованих товарно-матеріальних цінностей у протоколі зазначають час завезення їх, назву постачальника, стан цінностей, причину зниження якості. Такі цінності відображують окремо в інвен¬таризаційних описах. Аналогічно відображують зіпсовані цінності, зазначають причини псування і винних у цьому осіб.
Висновки щодо результатів інвентаризації цінностей і про¬позиції щодо усунення виявлених недоліків, заліку нестач і лишків за пересортуванням, а також списання нестач у ме¬жах норм природного убутку комісія формулює й обґрунто¬вує в протоколі. Після закінчення інвентаризації робоча ко¬місія всю документацію і протокол передає центральній пос¬тійно діючій комісії.
При інвентаризації товарно-матеріальних цінностей ви¬користовують ЕОМ, які дають змогу скоротити строки про¬ведення її, поліпшити якість, знизити трудомісткість робіт.
Для прискорення інвентаризації обчислювальний центр складає машинограму — інвентаризаційний опис, де вказують номер складу, код, позначення одиниці і ціну товару. Інвен¬таризаційна комісія записує у відомість фактичну наявність цінностей. Після введення в ЕОМ фактичних і облікових залишків товарно-матеріальних цінностей автоматизовано видаються машинограми — порівняльні відомості і відомості результатів — нестач одних товарів та лишків інших.Позитивно зарекомендував себе також інший варіант авто¬матизації інвентаризації товарно-матеріальних цінностей на ЕОМ, який полягає ось у чому. Матеріально відповідальні особи підготовляють товарно-матеріальні цінності до інвен¬таризації — групують їх за однорідністю, прикметами, що їх відрізняють, та місцями зберігання, уточнюють ціни, коди тощо. На кожному товарному ярлику, кипній карті та інших документах, які зберігають разом із товаром, матеріально відповідальна особа вказує (після перелічування, зважуван¬ня) кількість товару і тари, ціну. Потім інвентаризаційна комісія за участю матеріально відповідальної особи переві¬ряє кількість та якість товару і тари в натурі, звіряє з дани¬ми товарного ярлика, кипними картами та іншими доку¬ментами, складеними матеріально відповідальною особою. Якщо розбіжностей записів у цих документах інвентариза¬ційна комісія не виявила, то члени комісії підписують товарні ярлики, кипні карти і передають їх на обчислювальний центр для складання машинограм "Інвентаризаційний опис" і "По¬рівняльна відомість результатів інвентаризації товарів". Ос¬танню складають у разі виявлення розбіжностей між фак¬тичною наявністю товарів і тари та даними бухгалтерського обліку. Машинограми, які видає ЕОМ, оформляють в уста¬новленому порядку відповідно до нормативних актів про документи і документооборот у бухгалтерському обліку і Методичних вказівок щодо впровадження і застосування державного стандарту "Надання юридичної сили докумен¬там на машинному носії і машинограмі, які створюють засо¬бами обчислювальної техніки".