Облік, аналіз і аудит грошових коштів підприємства
В прибутковому ордері обов'язково указується підстава для його складання (див. табл.. 2.3), і в реквізиті «Додаток» перераховуються прикладені до нього документи, на яких ставиться штамп або напис «Сплачено» з вказівкою дати (число, місяць, рік).
Таблиця 2.3.
Документи, які служать підставою для оформлення прибуткових касових ордерів
Господарська операціяПІДСТАВАНадходження торгової виручки—
Отримання грошових коштів з банку Корінець чеки чекової книжки
Оплата покупцем за реалізовану йому продукцію Накладна, акт, рахунок
Повернення невикористаних підзвітних сум Звіт про використовування засобів
Погашення недостач за наслідками інвентаризації Акт результатів інвентаризації і виписування з протоколу збору комісії
Оприбутковування надлишку засобів за наслідками інвентаризації каси Акт результатів інвентаризації і виписування з протоколу зборів комісії
Внесення до статутного фонду підприємства готівки Статут або протокол зборів учасників
Прибуткові касові ордери повинні бути підписані головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.
Виправлення в прибуткових документах не дозволяються.
Прибутковий касовий ордер повинен заповнюватися в одному екземплярі. Особі, що здає грошові кошти в касу, видається завірена відтисненням печатки цього підприємства квитанція (є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника підприємства, уповноваженого на це керівником. Прибутковий касовий ордер по якому отримана готівка, залишається в касі, реєструється в Журналі реєстрації прибуткових і витратних касових документів (ф. № КО-з або № КО-за).
Видача готівки. Видача готівки з каси здійснюється на підставі витратних касових ордерів (типова форма № КО-2) або відповідним чином оформлених розрахунково – платіжних відомостей, підписаних керівником і головним бухгалтером підприємства або працівником підприємства, уповноваженим на це керівником.
До видаткових ордерів можуть додаватися документи (заяви на видачу готівки, рахунки, звіти про використовування засобів, розрахунки і т.п.).
Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не є обов'язковим.
Видача готівки окремим фізичним особам (як працівникам, не так і не працівникам підприємства) по видатковому касовому ордеру або видатковії відомості здійснюється тільки при пред'явленні ними паспорта або документа, що його замінює. При цьому у видатковому ордері обов'язково повинні бути записані його назва, номер, ким і коли він виданий.
Фізична особа розписується у витратному касовому ордері або витратній відомості про отримання готівки з вказівкою отриманої суми (гривень — словами, копійок — цифрами), використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору. Якщо витратна відомість складена на видачу готівки декільком особам, то одержувачі також пред'являють паспорти або замінюючі їх документи і розписуються у відповідній графі документа.