Інформаційно-аналітична діяльність та її компоненти
ІАР безсумнівно є широкою і багатогранною сферою діяльності. Вона включає в себе підбір і систематизацію фактів щодо певного питання, їх оцінку, відбір, тлумачення, чітке й продумане викладення в усній або письмовій формі. Варто зазначити, що добування необхідних матеріалів сюди не відноситься. Також сюди не відноситься діяльність, пов’язана з придбанням, систематизацією, перекладом і поширенням книг та документів. Цим займаються бібліотекарі. Головна мета нашої роботи полягає в отриманні максимальної користі з фактів, які є в розпорядженні, для того щоб правильно зрозуміти і оцінити ситуацію, бачити її у перспективі, а в кінцевому підсумку – успішно діяти. Весь інтерес роботи полягає у тому, що використовується величезний набір методів, які успішно застосовують в математиці, логіці, гуманітарних, природничих науках, при написанні історичних досліджень. ІАР пов’язана буквально з усім на світі. Для того щоб така широка і цікава діяльність залишалася в рамках, в яких вона здатна приносити користь, потрібно вміти не розкидатися по дрібницям, проявляти тверезість суджень і зосереджувати увагу на найважливішому. Інформаційна робота – це процес, в результаті якого сирі факти перетворюються в довершену продукцію, передбачену для передачі замовнику. Один лектор Оксфордського університету часто вигукував на лекціях “Факти не мають ніякого значення!”, чим викликав бурхливий протест з боку аудиторії. Але йому і в голову не приходило, що ці слова можуть сприйматися буквально. Насправді він мав на увазі: “Факт сам по собі містить надзвичайно мало смислу, якщо тільки його не розглядати у сукупності з іншими фактами або прямо вказати на його значення.”. Будь-яка кількість фактів, оброблених найкращим чином, занесених в досьє, проіндексованих, - не має жодної цінності, поки ми не розкриємо їх смисл, зіставимо між собою і передамо іншим у тому вигляді, в якому їх значення буде абсолютно ясним.
Найпоширеніша помилка фахівців нашої спеціальності наступна: коли проводиш дослідження, часто знаходиш дуже цікаву інформацію, яка проте є несуттєвою, побічною. А її так хочеться повідомити. Подібних спокус слід уникати і не заходити далеко вбік від основної теми. І ще одне. Деякі фахівці інформаційної сфери за складом свого характеру є колекціонерами фактів. Вони дуже пишаються тією масою фактів, яку їм вдалося зібрати з питання, що вивчається. Це добре. Та вони зовсім не схильні до аналітичної роботи, до узагальнення цих фактів. А це вже погано.
При виконанні завдань перш за все потрібно розглянути проблему у самих загальних рисах, встановити, на які важливі моменти необхідно звернути увагу. Потім виробити план роботи і визначити, де шукати потрібні дані. Після збору даних їх потрібно оцінити і дати їм тлумачення. Нарешті, пишеться доповідь, при цьому слід постійно пам’ятати, на кого вона розрахована, хто її буде читати. Треба старатися дати читачеві те, що йому потрібно, в зрозумілій формі, підкреслити важливі моменти і відповідним чином обумовити твердження, які викликають сумнів.
При вирішенні будь-якої інформаційної задачі надзвичайно важливо встановити причинно-наслідкові зв’язки між різними явищами. Це дає змогу уяснити рушійні сили подій і деякою мірою застрахувати себе від хибних висновків. Такий підхід до питання, яке досліджується, часто допомагає визначити вирішальний фактор. Крім того, вказуючи на причини тих чи інших явищ, ми полегшуємо використання інформації замовником.
Принцип визначення тенденцій розвитку базується на врахуванні різноманітних форм людських взаємодій. Нам потрібно дати оцінку можливих напрямів розгортання подій у майбутньому. Необхідно встановити, розвивається явище по висхідній чи по низхідній лінії і з якою швидкістю. Чи є тенденція стійкою, циклічною або ж не міняється зовсім. Врахування тенденцій тісно пов’язане з прогнозом, який є дуже важливим елементом інформаційної роботи. Вивчаючи тенденції, ми ніби намагаємось проникнути поглядом крізь “туман майбутнього”.
Основним результатом ІАД найчастіше є документ у формі доповіді, інформаційної довідки або наукової праці, де подаються висновки та рекомендації. Вони абсолютно необхідні, для того щоб робота мала завершений вигляд і могла бути максимально корисною. Висновки є наслідком досягнення поставленої цілі. Щоб зробити висновки потрібно відповісти на питання “Що означає дане явище?”. В багатьох документах читаються і запам’ятовуються лише висновки, тобто результати вашого аналізу. Необхідно виявляти якомога більшу турботу про те, щоб у висновках викладались коротко і чітко найважливіші моменти, але водночас стислість не повинна породжувати неправильне сприйняття. Написання висновків потребує найвищої майстерності фахівця.