Організація постачання аптечних установ лікарськими засобами та виробами медичного призначення

ПЛАН

Вступ

1. Головні засади формування товарних запасів

2. Визначення поточної потреби

3. Формула кількісного обсягу замовлення

4. Характеристика постачальників лікарських засобів і виробів медичного призначення

5. Критерії вибору постачальника, можливі форми оплати товару

і чинники, від яких залежить розмір торговельної націнки

6. Особливості замовлення наркотичних та психотропних речовин і прекурсорів списку № 1

7. Організація приймання товару в аптеці

8. Особливості приймання наркотичних засобів,

психотропних речовин і прекурсорів списку № 1

Список використаної літератури

Вступ

Своєчасне та якісне лікарське забезпечення населення і лікувально-профілактичних закладів залежить від наявності в аптеці необхідних лікарських засобів і виробів медичного призначення необхідної якості в необхідній кількості в необхідний час за доступними цінами. Тому фармацевтичний фахівець повинен володіти знаннями про закономірності розвитку системи постачання аптек товарами, вміти ви¬значати поточну потребу в них, здійснювати пошук постачальників, о᬴рунтовано оформляти замовлення, правильно приймати та зберігати товар в аптеці, визначати відпускну вартість для прийнятих лікарських засобів і виробів медичного призначення, проводити їх відпуск.

Аптека - це заклад охорони здоров'я, основним завданням якого є забезпечення населення, лікувально-профі¬лактичних закладів та інших установ, підприємств і організацій лікар¬ськими засобами і виробами медичного призначення. З цією метою ап-тека повинна мати в наявності як мінімум обов'язковий асортимент лікарських засобів, тобто запаси товару для забезпечення безперервної і ритмічної роботи.

1. Головні засади формування товарних запасів

Товарний запас - це маса лікарських засобів і виробів медичного призначення, яка перебуває у сфері обігу та підлягає реалізації. Він за¬безпечує безперервність лікарського забезпечення населення та ліку¬вально-профілактичних закладів. Форми товарного запасу набувають лікарські засоби і вироби медичного призначення, які перебувають між актами купівлі і продажу (схема 1).

До товарних запасів аптеки належать:

- товари, які є в наявності в аптеці та її відокремлених структурних підрозділах;

- товари, закуплені та оплачені аптекою і залишені на відповідальне зберігання у постачальників;

- товари, здані на переробку (наприклад, лікарська рослинна сировина). Організація роботи з товарними запасами - це процес балансування

між двома взаємовиключними тенденціями: скорочення сумарних витрат, спрямованих на утримання запасів, і забезпечення наявності за¬пасів, достатніх для безвідмовної реалізації. При цьому збільшення то¬варних запасів за кількістю та якістю доцільне доти, поки економічний ефект перевищує витрати з утримання додаткових запасів і відволікан-ня обігових коштів.

Схема 1. Формування товарних запасів аптеки

2. Визначення поточної потреби

Важливим розділом організаційної роботи аптеки є правильне ви¬значення поточної потреби в лікарських засобах і виробах медичного призначення. Для визначення мінімальної кількості препарату певного найменування, необхідної для задоволення попиту, треба мати таку інформацію:

- наявна кількість препарату;

- коли поновлюється замовлення;

- скільки замовити повторно?

Для реалізації асортиментної політики необхідно постійно здійснюва¬ти контроль товарних запасів. Він полягає у підрахунку запасів, наявних у конкретному місці зберігання, а також у відстеженні процесу їх збільшен¬ня чи зменшення. Для цього використовують журнал обліку відмовлень, який ведеться безпосередньо в торговому залі, а також журнали обліку дефектури при наявності в аптеці окремого відділу запасів. Крім цього, велике значення має практичний досвід, зокрема знання поточних витрат того чи іншого лікарського засобу або виробу медичного призначення.

Поточний облік товарних запасів виявить, скільки товару ще є в на¬явності, але не визначить термінів і обсягів нових закупок. Для того тре¬ба визначити:

- темпи продажу лікарського засобу (середній попит);

- тривалість часу між перевіркою товарних запасів;

- резервні запаси в разі відхилення рівня попиту протягом закупі¬вельного періоду;

- прогнозований залишок препарату в аптеці на день поставки.

3. Формула кількісного обсягу замовлення

Для встановлення кількісного обсягу замовлення використовують таку формулу:

КОЗ = (ППТЗ + ПОЗ) х СДНП + РЗ-3,

де КОЗ - кількісний обсяг замовлення конкретного препарату;

ППТЗ - періодичність перевірки товарних запасів в аптеці;

ПОЗ - період отримання замовлення;

СДНП - середньоденний норматив продажу лікарського засобу;

РЗ - його резервний запас;

З - прогнозований залишок на день поставки.Наприклад, кожних шість днів здійснюється перевірка товарних за¬пасів і оформлення замовлення, ще три дні йде на отримання замовлен¬ня і за розрахунками щоденно продається п'ять упаковок препарату А, бажаний резервний запас відповідає середньоденному попиту, залишок на день поставки становитиме п'ять упаковок цього препарату. Таким чином, аптека має замовити: КОЗ = (6 + 3)х5 + 5-5 = 45 упаковок препарату А.

Розглянута формула може бути застосована у випадках, коли попит медикаментів різко не змінюється за достатньо великий інтервал часу, тобто для них характерний високий і середній рівень передбачуваності споживання.

4. Характеристика постачальників лікарських засобів і виробів медичного призначення

Якщо визначено, що, коли і скільки необхідно замовити аптеці, то на¬ступним завданням є знаходження потенційного постачальника. В якості постачальників виступають заводи-виробники і оптові фармацевтичні фірми (схема 2).

Базовими виробниками лікарських засобів в Україні є: "ФФ "Дарни¬ця", корпорація "Артеріум" (обидва - Київ), "ФК "Здоров'я" (Харків), "Фармак", "Борщагівський ХФЗ", "Індар" (всі-Київ), "Біостимулятор" (Одеса), "Київський вітамінний завод" (Київ), ДЗ ДНЦЛЗ (Харків). До основних вітчизняних виробників виробів медичного призначення нале¬жать: "Гемопласт" (Білгород-Дністровський Одеської обл.), "Кампус Коттон Клаб" і "Київгума" (обидва з Києва), "Ватфарм" (Черкаси), "Сарепта-Віскопласт" (Донецьк), "Фармсервіс" (Запоріжжя), "Поліком" (Брошнів Івано-Франківської обл.).

Схема 2. Постачальники лікарських засобів і виробів медичного призначення

Український ринок розробляє також понад 300 зарубіжних фармаце-вичних виробників з майже 60 країн світу. Найбільше ліків поставляє Німеччина, Індія, Франція, Словенія та Угорщина, а серед підприємств -угорський хімічний завод Richter Gedeon Rt, французька компанія Sanofi-Aventis, словенські підприємства KRKA та Lek.

Проте безпосередня співпраця аптек з виробниками напряму, хоча у них і нульова торгівельна націнка, ускладнена тим, що:

по-перше, мінімальна сума угоди та/або мінімальна партія поставки є для значного числа аптек настільки великою, що при нестачі обігових коштів призводить до неможливості закупки необхідного товару;

по-друге, закупка може призвести до затоварювання аптеки лікарсь¬кими засобами того чи іншого виробника, який, як правило, має малий асортимент;

по-третє, територіальна віддаленість виробників для більшості аптек не сприяє оперативності поставок товару.

Тому більшість аптек звертаються до оптових посередників, оскіль¬ки вони працюють з широким асортиментом лікарських засобів і ви¬робів медичного призначення. Крім цього, оптові фармацевтичні фірми в абсолютній більшості є ближчими до аптек, ніж виробники, можуть здійснювати дрібні поставки, характеризуються гнучкістю стосовно термінів поставок, надають товарний кредит, і все це при невисокій тор-гівельній надбавці до оптової ціни виробника (митної вартості) за посе¬редницькі послуги. За даними дослідження, аптека у середньому співпра¬цює з 22 постачальниками при розмаху варіації від 4 до 76 контрагентів. Істотна їх частина - це оптові фармацевтичні фірми.

Заданими опитування, найпопулярнішими оптовими посередниками є: "Оптіма-фарм", "ВВС-ЛТД", "Альба Україна", "БаДМ", "Фалбі", "Ар-тур-К", "Елегант-фарм", "Гедеон Ріхтер - Укрфарм" (всі - Київ), "Об¬ласна аптечна холдингова компанія" (Донецьк),"Фармвест" (Дніпропет¬ровськ). Більшість з них - це національні дистрибутори. На сьогодні спостерігається зростання частки національних і міжрегіональних опто¬вих посередників у територіальних ринках, проте роль регіональних та місцевих фірм усе ще значна.

5. Критерії вибору постачальника, можливі форми оплати товару

і чинники, від яких залежить розмір торговельної націнки

Інформацію про постачальників працівники аптек отримують:

- безпосередньо при контакті з торговим агентом;

- з матеріалів фахового періодичного друку (тижневик "Еженедель¬ник <Аптека>", журнали "Провизор" і "Аптека Галицька" тощо);

- з реклами в популярній та загальноділовій пресі;

- спілкуючись з колегами;

- з рекламних проспектів та буклетів;

- завдяки телебаченню;

- на спеціалізованих медичних виставках тощо. Основними критеріями вибору постачальників є:

1) асортимент лікарських засобів і виробів медичного призначення;

2) ціна і розмір торгівельної націнки;

3) форма оплати;

4) сервісні послуги;

5) територіальна наближеність (тут варто зауважити, що багато фірм доставляють товар у будь-які регіони країни або мають там філіали).

Розмір торгівельної націнки на товар може залежати від:

- форми оплати;

- форми доставки;

- партії товару;

- наявності операцій стосовно просування нових лікарських засобів фірмами-виробниками.

Можливими формами оплати товару є: попередня оплата, оплата за фактом отримання товару, відтермінування платежу або товарний кре¬дит, тобто відпуск товару під реалізацію на певну кількість банківських чи календарних днів.Сервісні послуги постачальника включають:

- наявність необхідних ліків;

- зручність подання, час і точність виконання замовлення;

- гарантія своєчасної доставки;

- постадійне інформування про виконання замовлення;

- стан доставлених ліків;

- можливості комп'ютерної мережі підприємства,

— післяпродажне супроводження товару (можливість повернення),

- процедура розгляду скарг та вимог

Правовим документом, що оформляє процес кушвлі-продажу, є пись¬мова угода В ній вказується предмет угоди, порядок розрахунку, термін виконання, обов'язки сторін, порядок розгляду суперечок, Інші моменти Документ набуває чинності після підписання обома сторонами (продав-цем-постачальником та покупцем-аптекою)

Основою для комплектації товару постачальником аптеці є замов¬лення на отримання товару Воно може бути подане різними шляхами усно безпосередньо у постачальника, телефонограмою, факсом, елект¬ронною поштою, письмово на паперовому носи

6. Особливості замовлення наркотичних та психотропних речовин і прекурсорів списку № 1

Необхідно підкреслити, що для отримання наркотичних та психотроп¬них засобів, прекурсорів списку № 1, спирту етилового в масі "ангро" треба обов'язково оформляти письмові вимоги-замовлення встановле¬ної форми, підписані завідувачем аптеки (або його заступником) та заві¬рені круглою печаткою цього закладу Такі вимоги, а також рахунки-фактури постачальника виписуються окремо від замовлень на Інші лікарські засоби та вироби медичного призначення, причому кількість замовлених І відпущених лікарських засобів вказується словами

Відпуск наркотичних І психотропних лікарських засобів, прекурсорів списку № 1 здійснюється за окремими дорученнями типової форми № М-2, оформленими у встановленому порядку Із зазначенням в них найменувань І кількостей (словами) всіх отриманих засобів Термін дії такого доручення не більше 10 календарних днів Разом з дорученням подається паспорт

Замовлення наркотичних І психотропних лікарських засобів, прекур¬сорів списку № 1 можуть здійснювати лише державні та комунальні зак¬лади охорони здоров'я, де обладнані спеціальні кімнати для зберігання цих препаратів Перелік таких закладів затверджується керівниками управлінь охорони здоров'я або аптечних управлінь місцевих держ-адміністрацій чи ДКП "Фармація"

7. Організація приймання товару в аптеці

Приймання товару від постачальника в аптеці здійснює комісія або відповідальна особа (уповноважена особа), що призначена наказом заві¬дувача аптеки.

Організація проведення вхідного контролю якості лікарських засобів в аптеках регламентується наказом МОЗ України № 436 від 30.10.2001 р.

Вхідний контроль якості лікарських засобів в аптеках здійснює уповнова¬жена особа, яка повинна мати вищу або, як виключення для сільської місце¬вості, середню фармацевтичну освіту. ЇЇ прізвище, контактний телефон та форму зв'язку (телефон, факс, електронна пошта) слід повідомляти обласній (міській) державній інспекції з контролю якості лікарських засобів (далі - територі¬альній інспекції). До компетенції уповноваженої особи належить підготовка та оформлення висновку щодо результатів вхідного контролю якості серій лікарсь¬ких засобів з відміткою про передачу їх до реалізації.

Головними обов'язками уповноваженої особи є:

- перевірка лікарських засобів, які надходять в аптеку, і супровідних до¬кументів - накладних (з обов 'язковим зазначенням назви, дозування, лікарсь¬кої форми, номера серії, кількості, найменування виробника), висновків якості виробників, даних про реєстраційний статус лікарського засобу;

- оформлення висновку вхідного контролю якості лікарських засобів;

- ведення реєстру лікарських засобів, які надійшли до суб'єкта гос¬подарської діяльності;

- перевірка наявності в аптеці неякісних та фальсифікованих серій лікарських засобів згідно з інформацією територіальної інспекції;

-надання територіальній інспекції повідомлень про виявлені неякісні та фальсифіковані лікарські засоби або про які є підозра щодо їх якості. Призупинення торгівлі такими лікарськими засобами;

- погодження внутрішнього порядку обігу лікарських засобів.

Вхідний контроль якості лікарських засобів, які надходять в аптеку, полягає в тому, що:

1. Закуповувати і одержувати лікарські засоби слід тільки в суб'єктів, які мають діючі ліцензії на право оптової торгівлі. Копії таких ліцензій додаються до угод про постачання і зберігаються у завідувача аптеки чи уповноваженої особи з усім комплектом документів.

2. Одержані аптекою лікарські засоби повинні пройти візуальний кон¬троль уповноваженою особою, позитивний письмовий висновок якої є дозволом на реалізацію цих лікарських засобів.3. Уповноважена особа перевіряє відповідність одержаних лікарських засобів супровідним документам щодо кількості, дозування, номерів серій, термінів придатності, реєстраційного статусу, назви, лікарської форми, ви¬робника. Кожна серія лікарських засобів повинна супроводжуватися сер¬тифікатом якості, що видається виробником, завіреним печаткою остан¬нього постачальника. Лікарські засоби, перелічені нижче, повинні додат¬ково супроводжуватися сертифікатом аналізу, що виданий лабораторією, яка підпорядкована або уповноважена територіальною інспекцією.

4. Групова тара, зовнішня (вторинна) та внутрішня (первинна) упа¬ковки, маркування, листок-вкладка, зовнішній вигляд без розкриття упа¬ковки перевіряються на цілісність, однорідність, наявність пошкоджень, якість пакувальних матеріалів. При потребі, якщо виникла підозра щодо якості, лікарські засоби перевіряються з розкриттям упаковок стосовно розмірів, форми, кольору, однорідності, кількості одиниць в упаковці, на¬явності забруднень.

5. При позитивному результаті вхідного контролю уповноважена осо¬ба передає одержані серії лікарських засобів в реалізацію.

6. При негативному результаті вповноважена особа складає акт про виявлені дефекти, який є підставою для повернення партії постачальни¬ку. Копія акта подається у територіальну інспекцію, яка після проведен¬ня додаткової перевірки та вибіркового лабораторного аналізу вживає заходів щодо інформування інших аптек про виявлені неякісні або фаль¬сифіковані лікарські засоби та контролює дії постачальника щодо їх зни-щення, утилізації або повернення (у разі неякісних серій) виробнику.

7. У разі виникнення сумніву щодо якості лікарських засобів при ви¬конанні візуального контролю вповноважена особа відбирає зразки сум¬нівних лікарських засобів та направляє їх у територіальну інспекцію для проходження лабораторних досліджень. На час проведення таких до¬сліджень, до остаточного вирішення питання про їх якість, серія сумнівних лікарських засобів перебуває у карантині, ізольовано від інших лікарських засобів, з позначенням "Торгівля заборонена до окремого роз¬порядження".

Лікарські засоби, що надійшли в аптеку, оприбутковуються в день надходження за їх фактичною кількістю.

Перелік ліків, які підлягають обов'язковій лабораторній перевірці:

- субстанції, що використовуються в аптеках для виготовлення па¬рентеральних лікарських форм і ліків, що застосовуються в очній прак¬тиці (за всіма параметрами аналітико-нормативної документації-АНД);

- наркотичні засоби, психотропні речовини і прекурсори, які підляга¬ють спеціальному контролю згідно з чинним законодавством;

- лікарські засоби, що використовуються для наркозу, зокрема, інга¬ляційного (за винятком кисню і закису азоту);

- рентгенконтрастні засоби, у т. ч. барію сульфат;

- протитуберкульозні препарати (зокрема, комбіновані), що містять римфаміцин, ізоніазид, етамбутол, піразинамід.

8. Особливості приймання наркотичних засобів,

психотропних речовин і прекурсорів списку № 1

Обов'язковою умовою для відпуску з аптечних складів наркотич¬них і психотропних лікарських засобів, прекурсорів списку № 1 повинна бути наявність у аптеки службового автотранспорту. Номер маши¬ни повинен бути вписаний у вимогу-замовлення і в рахунки-фактури. При транспортуванні, крім водія, повинна бути супроводжуюча особа. В межах міста, району транспортування дозволяється без супроводу міліції. При відсутності в аптеки службового транспорту наркотичні, психотропні лікарські засоби та прекурсори списку № 1 доставляють¬ся транспортом аптечного складу.

Для приймання наркотичних, психотропних лікарських засобів та пре¬курсорів списку № 1 наказом завідувача аптеки створюється постійна комісія (в складі не менше трьох осіб) під головуванням заступника заві¬дувача. При відсутності останнього - комісію очолює завідувач аптеки. Комісія повинна здійснювати суцільні перевірки найменувань, кількості, ваги тощо всіх наркотичних і психотропних лікарських засобів та пре¬курсорів списку № 1, що надійшли в аптеку, на відповідність даним, вка¬заним у рахунках-фактурах.

Аптечні фахівці, які отримують зазначені засоби з аптечних складів, повинні розписатися на всіх примірниках рахунків-фактур для засвідчення факту отримання таких засобів. Під копірку розписуватися не дозво¬ляється.

При прийманні наркотичних і психотропних лікарських засобів, пре¬курсорів списку № 1 у вигляді порошків, таблеток чи драже (ангро) чле¬ни комісії повинні мати на увазі, що ці препарати повинні відпускатися лише в опечатаному вигляді. На кожній упаковці має бути етикетка із зазначенням назви аптечного складу, найменування лікарського засобу, номера і дати аналізу, номера і дати фасування та підпису особи, яка фасувала даний препарат. Відпуск вказаних засобів, упакованих безпо¬середньо в папір чи целофан, категорично забороняється.Результати цих перевірок оформляються письмовими актами відпо¬відної форми, незалежно від наявності чи відсутності розходжень. Акт повинні підписати усі члени комісії і він повинен зберігатися разом з ра-хунком-фактурою.

При наявності розходжень у вазі наркотичних і психотропних лікарсь¬ких засобів та прекурсорів списку № 1 в масі "ангро" аптека повідомляє про це у день отримання або не пізніше наступного дня телефоном, фак¬сом, телетайпом чи телеграмою.

Претензії на бій ампул, брак (недостатнє наповнення, нечітка маркіровка і т. ін.), термін придатності чи нестачу кількостей тощо по¬винні бути заявлені в момент отримання вказаних засобів.

Як вже було сказано вище, усі лікарські засоби, що поступили в апте¬ку, обліковуються уповноваженою особою в "Реєстрі лікарських засобів, які надійшли до суб'єкта господарської діяльності", де вказується:

- номер запису;

- найменування постачальника та номер ліцензії на право здійснюва¬ти оптову реалізацію;

- номер і дата накладної;

- назва лікарського засобу, його лікарська форма, дата реєстрації та номер реєстраційного посвідчення;

- найменування виробника;

- номер серії, номер і дата сертифіката якості виробника;

- кількість одержаних упаковок;

- термін придатності лікарського засобу;

- результат контролю уповноваженої особи.

Найчастіше фахівці аптек виставляють до постачальників такі претензії:

- інструкції про застосування лише на іноземній мові;

- незадовільний асортимент;

- незадовільна ціна;

- відсутність сертифікатів якості;

- несвоєчасність і зриви поставок;

- підробки сертифікатів якості;

- великий обсяг мінімальної партії;

- малий залишковий термін придатності лікарських засобів.

Список використаної літератури

1. Закон України "Про лікарські засоби" від 4 квітня 1996р. № 123/ 96 ВР (зі змінами, внесеними згідно з Законом № 70/97 від 14.02.1997) // Юридичні аспекти фармації: Збірник нормативно-правових актів ста¬ном на 10 лютого 2001 р. - Харків: Мегаполіс, 2001. - С. 32-35.

2. Закон України від 8 липня 1999 p. № 863-XIV "Про внесення змін до Закону "Про обіг в Україні наркотичних засобів, психотропних речо¬вин, їх аналогів і прекурсорів" // Юридичні аспекти фармації: Збірник нормативно-правових актів станом на 10 лютого 2001 р. -Харків: Мега¬поліс, 2001.-С. 576-579.

3. Наказ МОЗ України від 16 березня 1993 р. № 44 "Про організацію зберігання в аптечних установах різних груп лікарських засобів та ви¬робів медичного призначення" // Юридичні аспекти фармації: Збірник нормативно-правових актів станом на 10 лютого 2001р.- Харків: Мега¬поліс, 2001,-С. 408-418.

4. Перелік ліків обов'язкового асортименту для аптечної мережі, затверджений Наказом МОЗ України від 18 серпня 1995 р. № 153 // Юридичні аспекти фармації: Збірник нормативно-правових актів станом на 10 лютого 2001 р. - Харків: Мегаполіс, 2001. - С. 369-571.

5. Громовик Б., Гасюк Г., Мороз Л., Чухрай Н. Фармацевтичний маркетинг. Навч. посібник. - Львів: Наутілус, 2000. - С. 76.

6. Украинский фармацевтический рейтинг // Еженедельник "Ап¬тека", 2002. - № 8. - С. 3-6; № 9. - С. 4-5.