Використання комп'ютерної техніки та сучасних засобів телекомунікацій в органах місцевого самоврядування

Зараз важко собі уявити роботу будь-якого органу управління чи то місцевого самоврядування без широкого використання давно відомих та сучасних методів комунікацій. Останнім часом у їхню роботу почала впроваджуватись і комп'ютерна техніка - як засіб отримання, обробки та передавання інформації. А саме повна, об'єктивна і своєчасна інформація є необхідною умовою підготовки, прийняття та контролю виконання управлінських рішень.

6.1. Комп'ютеризація роботи органів місцевого самоврядування

Для ефективного опрацювання інформації органові місцевого самоврядування потрібно забезпечити комп'ютерною технікою та відповідним програмним забезпеченням наступні сфери його діяльності:

оцінка та аналіз ситуації в підпорядкованому населеному пункті і підготовка прийняття відповідних управлінських рішень;

підготовка довідок і звітів для органів наступного рівня управління;

підготовка та опрацювання наказів, розпоряджень, листів та внутрішніх документів;

виконання фінансових, економічних і статистичних розрахунків та оформлення відповідних документів;

обмін Інформацією з об'єктами та органами управління.

Для оперативного функціонування системи управління отримувана і створювана інформація має бути належним чином впорядкована і збережена. Для цього створюються відповідні власні бази даних.

На рівні сільських, селищних органів місцевого самоврядування для ефективності забезпечення цих функцій слід обладнати щонайменше три комп'ютеризовані робочі місця:

робоче місце секретаря-друкарки для організації системи діловодства, підготовки друкованих та електронних внутрішніх І зовнішніх документів, супроводу створюваних баз даних і організації зв'язку за допомогою електронної пошти;

робоче місце касира-рахівника й уповноваженого з субсидій для роботи з фінансовими, економічними та статистичними документами з можливістю доступу до потрібних баз даних та засобів електронного зв'язку;

робоче місце керівника для підготовки проектів управлінських документів та для роботи зі звітами і довідковими матеріалами. З робочого місця керівника має забезпечуватись доступ до глобальних інформаційних мереж.

Ефективного використання комп'ютерної техніки за такого розподілу основного навантаження на неї можна досягти за умови об’єднання всіх робочих місць у локальну комп'ютерну мережу. Тут бажано передбачити спеціальний сервер, на якому зберігатимуться основні банки даних та інші дані загального доступу.

Виходячи з вищевикладеного, слід вважати доцільним такий склад комп'ютерного обладнання для органу місцевого самоврядування;

три комп'ютери на базі процесорів з тактовою частотою 233 МГц, жорстким диском (HD) місткістю 2 Гб, одним дисководом для гнучких дисків (FDD) розміром 3,5", дисководом для компакт-дисків (CD-ROM) та оперативною пам'яттю (RAM) обсягом 32 Мб - на робочих місцях;

один комп'ютер на базі процесора з тактовою частотою 450 МГц, жорстким диском місткістю 6 Гб, одним дисководом для гнучких дисків 3,5", дисководом для компакт-дисків з можливістю запису (CD-W) та оперативною пам'яттю обсягом 64 Гб - сервер локальної мережі;

два модеми зі швидкістю передачі 56 Кбіт/с - один на робоче місце секретаря для організації електронної пошти і один на робоче місце керівника для доступу у глобальні комп'ютерні мережі.

матрицевий принтер з друкуючою головкою з дев'ятьма голками та шириною каретки 300 мм (висота аркуша формату A3) для роботи з внутрішніми документами та чернетками;

лазерний принтер формату А4 для виготовлення чистових документів.

Роботу цього комп'ютерного обладнання можна організувати за допомогою поширеного і надійного програмного забезпечення:

операційна система Windows 95 з набором базових стандартних офісних та сервісних програм;

пакет програмних продуктів для офісу MS Office 95 у складі текстового редактора MS Word 95, редактора електронних таблиць MS Excel 95, системи управління базами даних MS Access 95 та редактора комп'ютерних презентацій MS Power Point 95.

Перелічене обладнання та програмне забезпечення дають можливість готувати І друкувати високоякісні текстові документи зі складним поліграфічним оформленням (Word), виконувати бухгалтерські, планово-економічні чи статистичні розрахунки (Excel), організовувати і вести свої бази даних (кадри, населення, підприємства, земельний кадастр тощо) (Access), готувати І демонструвати презентації організацій, проектів та стану їх реалізації, територій, подій (Power Point).

Слід зазначити, що з огляду на швидкий сучасний розвиток технічного і програмного забезпечення інформаційних технологій наведені характеристики комп'ютерного обладнання можна вважати мінімально необхідними.З іншого боку, комплектування органу місцевого самоврядування технікою та програмним забезпеченням дасть можливість суттєво покращити роботу установи та підвищити її ефективність, а також бути підготовленими до під'єднання до створюваних територіальних комп'ютерних мереж.

6.2. Використання комп'ютерної техніки в процесі прийняття рішень

Процес прийняття управлінських рішень переважно складається з етапів, зображених на рис. 6.1.

Програми, що належать до систем підтримки прийняття рішень, мають сприяти діяльності керівника самоврядного органу на більшості із перерахованих етапів. Це ставить відповідні вимоги до методів подання та обробки інформації. Названа система мусить мати розвинуті засоби зберігання та маніпулювання значними обсягами інформації, бути гнучкою, здатною адекватно обробляти варіації критеріїв ефективності, мати широкі навчальні можливості. Усе це властиве сучасним системам управління баз даних.

Керівники органів місцевого самоврядування не зобов'язані бути вузькими фахівцями з питань комп'ютерних технологій. Вони мають бути насамперед користувачами програм, мають розуміти переваги і недоліки комп'ютеризації, знати методи звертання за кваліфікованою консультацією.

Рис. 6.1, Основні етапи прийняття управлінських рішень

Слід зауважити, що на сьогодні на рівні села, селища використання комп'ютерних технологій є недостатнім (або зовсім відсутнім), внаслідок високої вартості комп'ютерів та їх забезпечення. Але це і є стимулом, щоб саме на цьому етапі використання наявної комп'ютерної техніки було найбільш ефективним, щоб знаходити всі можливі шляхи для обладнання робочих місць, створення спільних локальних мереж територіальних громад. Іншого шляху немає.

6.3. Сучасні засоби телекомунікацій для отримання та передавання інформації

Ступінь оперативності та дієвої ефективності посадової особи чи відповідального працівника органу місцевого самоврядування під час оцінки динамічної ситуації, прийняття певного управлінського рішення, швидкості його доведення до виконавців значною мірою залежить від характеристик тих телекомунікаційних засобів, які вони використовують.

Слід розглянути та порівняти між собою відомі методи комунікацій.

ТЕЛЕФОН. Традиційний і найбільш поширений спосіб оперативного зв'язку. Правила ведення телефонних розмов буде розглянуто у розділі 7. Вартість телефонних комунікацій досить висока (якщо врахувати міжміські та міжнародні, то ще більша). Надійність невисока.

ФАКС. Факсимільний зв'язок рідко буває успішним з першої спроби. Як правило, завжди після відсилання інформації необхідно переконатись, чи вона дійшла в належному вигляді (і чи дійшла взагалі). Це досить недешевий зв'язок, але є незамінним у разі необхідності передати (отримати) копію важливого документа, зокрема фінансового.

ПОШТА. Листи дають змогу найповніше викласти зміст документа. Оперативність поштового зв'язку невисока, вартість сприйнятлива. Збільшення оперативності (використання кур'єрської пошти) зумовлює значне збільшення витрат.

ЕЛЕКТРОННА ПОШТА (e-mail) поєднує в собі переваги звичайної пошти (той самий лист можна набрати на комп'ютері), телефонного зв'язку (за допомогою модему інформація передається по телефонних лініях зв'язку, кінцевий абонент її прочитає, як тільки буде мати можливість), а також має три головні переваги:

вартість передавання Інформації значно нижча за вартість телефонних переговорів та факсимільного зв'язку;

надійність передавання Інформації досить висока;

швидкість передавання інформації значно більша порівняно зі звичайною поштою чи телефонним зв'язком.

Так, з використанням новітніх швидкісних модемів час передавання документа менший, ніж час, який було б витрачено на його прочитання по телефону.

За допомогою електронної пошти можна отримати доступ майже до всіх можливих ресурсів міжнародної комп'ютерної інформаційної мережі Internet.

ЛІТЕРАТУРА

1. Конституція України, прийнята на 5 сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року.- Київ1. Вид-во, «Просвіта», 1996. - 42 с.

2. 18 липня 1963 року. Закон Української РСР «Про затвердження Цивільного кодексу Української РСР».

3. 2 липня 1968 року. Закон Української РСР «Про сільську Раду народних депутатів Української РСР».

4. 2 липня 1968 року. Закон Української РСР «Про селищну Раду народних депутатів Української РСР».

5. 15 липня 1971 року. Закон Української РСР «Про районну Раду народних депутатів Української РСР».

6. 15 липня 1971 року. Закон Української РСР «Про міську, районну в місті Раду народних депутатів Української РСР».

7. 31 жовтня 1980 року. Закон Української РСР «Про обласну Раду народних депутатів Української РСР».

8. 5 грудня 1990 року. Закон Української РСР «Про бюджетну систему Української РСР».

9. 7 грудня 1990 року. Закон Української РСР «Про місцеві Ради народних депутатів Української РСР та місцеве самоврядування».

10. 7 лютого 1991 року. Закон України «Про власність».11. 25 червня 1991 року. Закон України «Про охорону навколишнього природного середовища».

12. 25 червня 1991 року. Закон України «Про систему оподаткування» (стара редакція).

13. 26 березня 1992 року. Закон України «Про місцеві ради народних депутатів та місцеве регіональне самоврядування».

14. З липня 1992 року. Закон України «Про плату за землю».

15. 26 жовтня 1992 року. Закон України «Про охорону атмосферного повітря».