Робота з базами даних в Еxсеl: Автоматизація видачі відрядних посвідок

Зміст роботи:

1. Теоретичні відомості.

2. Книга Excel по автоматизації видачі відрядних посвідок.

3. Розрахунково-таблична частина.

4. Висновки.

5. Використана література.

1. Теоретична частина.

1.1 ОПИС ПРОГРАМНОГО ЗАСОБУ ВИКОРИСТАНОГО В ЕКЗАМЕНАЦІЙНІЙ РОБОТІ

Microsoft Excel - це частина Microsoft Office, призначена для створення електронних таблиць. Найбільшою перевагою Excel є можливість аналізувати і виконувати обчислення з даними. В Excel можна створювати бюджет, вести облік витрат, виконувати прогнозування та інші роботи, пов'язані з фінансами та економічним аналізом.

При запуску Excel відкривається робоча книга з порожнім робочим листом:

Дані в Excel зберігаються в робочій книзі. У новій робочій книзі знаходяться три робочі листи Листі Лист2 ЛистЗ. Інші листи можна вставити за допомогою команди Вставка=>Лист.

СТВОРЕННЯ РОБОЧИХ КНИГ

При відкритті Excel на екрані автоматично появиться порожній робочий лист. Новий робочий лист також можна створити з шаблону. Шаблон - це робоча книга чи робочий лист, який Ви можете використовувати як основу для іншої робочої книги чи робочого листа. Для вибору шаблона користуйтесь командою Файл=>Создать. Відкриється вікно Создание документа:

Виберіть той шаблон, котрий ви хочете використати як основу для нового документу і натисніть на кнопку ОК.

МОЖЛИВОСТІ ДРУКУ В EXCEL

Якщо вам потрібно роздрукувати створений робочий лист, виконайте слідуючі операції:

1. Виберіть робочий лист, який ви хочете роздрукувати і використайте команду Файл=>Печать. Відкриється вікно Печать:

2. Виберіть ім'я принтера.

3. В групі опції ПЕЧАТЬ вкажіть чи хочете ви роздрукувати всі сторінки чи тільки окремо. Для цього введіть номера сторінок в поля С і ПО.

4. В групі опції ВЫВЕСТИ НА ПЕЧАТЬ можна вказати потрібний вам варіант друку

5. У відповідних полях вкажіть ЧИСЛО КОПИИ і чи потрібно роздруковані сторінки РАЗОБРАТЬ ПО КОПИЯМ.

6. Натисніть кнопку ОК для виповнення друку

Іноді треба роздрукувати якусь частину робочого листа і попередньо продивитись документ або задати інакші параметри друку.

Попередній перегляд .

Попередній перегляд призначений для попереднього перегляду документа перед роздруком. Для цього вибирається документ який треба переглянути і використовується команда Файл =>Попередній перегляд. При виконанні цієї команди видається вікно попереднього перегляду:

У вікні попереднього перегляду є багато опцій перегляду:

• Далее. Перехід до наступної сторінки.

• Назад. Перехід до попередньої сторінки.

• Масштаб. Збільшення сторінки для зручного перегляду.

• Печать. Відкриття вікна Друку.

• Страница. Відкриття вікна "Параметры страницы" де можна задати необхідний формат сторінки.

• Поля. Світло-сірими лініями показані поля сторінки. При необхідності поля можна змінити.

• Разметка страницы. Показує границі сторінки. При необхідності границі можна змінити.

Закрыть. Закриття вікна попереднього перегляду. Справка. Відкриття довідника Microsoft Excel no попередньому перегляді.

1.2 Опис необхідного апаратного забезпечення.

Для виконання даної екзаменаційної роботи було використано комп'ютер наступної конфігурації:

• Центральний процесор - AMD K6 з тактовою частотою 233 MHz

• Оперативна пам’ять - 32 Мбайт

• Жорсткий диск-2,1 Гбайт

• SVGA - відео адаптер - S3 Trio 64-2 Мбайт

Для роботи програмного засобу "Автоматизація видачі відрядних посвідок в Коломийському ВПУ - 14" достатньо будь-якого комп'ютера, що має встановлений пакет офісних програм Microsoft Office.

У вікні попереднього перегляду є багато опцій перегляду:

• Далее. Перехід до наступної сторінки.

• Назад. Перехід до попередньої сторінки.

• Масштаб. Збільшення сторінки для зручного перегляду.

• Печать. Відкриття вікна Друку.

• Страница. Відкриття вікна "Параметры страницы" де можна задати необхідний формат сторінки.

• Поля. Світло-сірими лініями показані поля сторінки. При необхідності поля можна змінити.

• Разметка страницы. Показує границі сторінки. При необхідності границі можна змінити.

2.Практична частина.

Автоматизація видачі відрядних

посвідок.

Програма створена в Microsoft Excel і призначена для полегшення видачі відрядних посвідок. Особливості програми:

• Вибір співробітників та місця відрядження з бази даних, в наказі.

• По даних з наказу, автоматично заповнюється відрядна посвідка

• В авансовому звіті є можливість вибору з бази даних витрат на відрядження даної особи.

• Кожен лист можна роздрукувати окремо при нажаті кнопки "Друк".

• При потребі можна очистити всі документи, нажавши кнопку "Очистка".

У даній програмі я використував панель інструментів "Формы", яка дозволила автоматизувати видачу відрядних посвідок.

В програмі використані такі елементи Форм:- Кнопка, визначена користувачем, котрій може бути присвоєна команда, макрос або елемент авто тексту.

- Команда "Поле со списком". Вставка з розгортаючим списком в даному документі за допомогою миші.

- Команда "Полоса прокрутки". Створення полоси прокрутки на обичному листі, на листі з діалоговим вікном, або на діаграмі.

- Команда "Счетчик". Сворення лічильника (елемента упровління) на листку, або на діаграмі.

- Команда "Свойства". Змінює властивості елемента управління ActiveX, або настройки виділеного поля форми.

Також тут використовується три макроси:

1. Макрос на кнопку Друк:

Active Window. SelectedSheets.PrintOut Copies :=1,

Collate :=True.

2.Макрос на кнопку Очистка:

3.Range("C6").Select

Selection. ClearContents

Range("E6").Select

Selection. ClearContents

Range("E9:F9").Select

Selection. ClearContents

Range ("B 9"). Select

Selection. ClearContents

Range("Dll:G 11").Select

Selection. ClearContents

Range("C13:F13 ").Select

Selection. ClearContents

Range("C14:F14"). Select

Selection. ClearContents

Range("C15:F15"). Select

Selection. ClearContents

Range("El8"). Select

Selection. ClearContents

Sheets ("Авансовий звіт ").Select

Range("Fl").Select

Selection. ClearContents

Range("Jl").Select

Selection. ClearContents

Range("C19"). Select

Selection. ClearContents

Range("C20").Select

Selection. ClearContents

Range("C21"). Select

Selection. ClearContents

Range("C22").Select

Selection. ClearContents

Range("C23").Select

Selection. ClearContents

Range("C24").Select

Selection. ClearContents

Range("C25"). Select

Selection. ClearContents

Range("C26").Select

Selection. ClearContents

Sheets ("Наказ "). Select

Range("E9:F9"). Select

3.Макрос на кнопку Дата:

Range("C6").Select

ActiveCell.FormulaRlCl = "=TODAY()"

4. Для складання формул використані такі функції:

А). Функція ЕСЛИ

Повертає одне значення, якщо задана умова при обчисленні дає значення ИСТИНА, і друге значення, якщо ЛОЖЬ.

Функція ЕСЛИ використовується при перевірці умов для значень і формул.

Синтаксис

ЕСЛИ (логічний_вираз; значення_якщо_ИСТИНА;

значення_якщо_ЛОЖЬ)

Логічний_вираз — це будь-яке значення або вираз, що приймає значення ИСТИНА чи ЛОЖЬ.

Значення_якщо_ИСТИНА — це значення, яке повертається, якщо логічний_вираз дорівнює ИСТИНА.

Значення_якщо_ЛОЖЬ — це значення, яке повертається, якщо логічний_вираз дорівнює ЛОЖЬ.

1. Функція ПРОСМОТР

Синтаксис

ПРОСМОТРискомое_значение;просматриваемый_вектор; вектор_результатов)

Искомое_значение - це значення, яке ПРОСМОТР шукає в першому векторі. Искомое_значение може бути числом, текстом, логічним значенням, ім'ям чи ссилкою на значення.

Просматриваемый_вектор - це інтервал, що містить тільки один рядок або одну колонку. Значеннями в аргументі просматриваемый_вектор можуть бути текстами, числами чи логічними значеннями.