Система електронного зв’язку Microsoft Outlook Express
Зміст
Вступ3
Читання повідомлень пошти5
Настройка Outlook Express на перевірку надходжень нових повідомлень6
Читання повідомлень6
Як продивитись вкладений файл7
Як читати іноземні повідомлення7
Як відобразити обговорення у вигляді добірки повідомлень8
Як переслати повідомлення електронної пошти8
Організація повідомлень пошти8
Як шукати повідомлення у папках пошти8
Як перемістити або скопіювати повідомлення в іншу папку9
Як добавляти, видаляти або переключати папки9
Як сортувати повідомлення, що надходять10
Як видалити повідомлення11
Утворення та відправлення повідомлень електронної пошти11
Відправлення простого повідомлення електронної пошти11
Як змінити ступінь важливості вихідного повідомлення пошти12
Як перевіряти правопис у повідомленнях12
Форматування тексту повідомлення13
Як використовувати форматування HTML13
Як змінити шрифт, стиль та розмір тексту13
Як форматувати абзаци14
Як утворити нумерований або маркірований список14
Використання бланків у вихідних повідомленнях14
Вкладення у повідомлення посилання, рисунка або файла15
Безпека повідомлень16
Перегляд та відправка повідомлень груп новин16
Що таке групи новин?16
Пошук груп новин17
Підписка на групу новин17
Як продивитись групу новин, на яку ви не підписані18
Організація повідомлень у групах новин18
Як шукати повідомлення у групі новин18
Як продивлятись у групах новин тільки непрочитані повідомлення18
Як продивлятись тільки відповіді на повідомлення груп новин18
Як відбирати для перегляду повідомлення з групи новин18
Як заборонити автоматичне одержання повідомлень із груп новин19
Як відобразити обговорення у вигляді підборки повідомлень19
Читання груп новин в автономному режимі19
Як підготувати групи новин до читання в автономному режимі20
Як одержувати окремі повідомлення20
Відправлення повідомлень до груп новин20
Як відправити нове повідомлення20
Як відповісти на повідомлення групи новин21
Як надсилати великі повідомлення21
Як встановити довжину рядка у вихідних повідомленнях груп новин21
Адресна книга22
Відкриття адресної книги22
Збереження відомостей про адресата23
Як добавляти до адресної книги всіх одержувачів повідомлень (тільки при відповіді)23
Як добавити конкретне ім’я до адресної книги з Outlook Express23
Як добавити адресата до адресної книги безпосереднім введенням даних24
Як утворити групу24
Як добавити адресата до існуючої групи24
Як змінити відомості про адресата25
Організація вмісту адресної книги25
Як організувати імена в адресній книзі25
Як видаляти адресата зі списку адресної книги25
Як видаляти адресата з групи25
Як видаляти групу25
Як друкувати вміст адресної книги25
Поради та рекомендації26
Настройка вікна Outlook Express26
Як змінити зовнішній вигляд області перегляду26
Як змінювати список папок Outlook Express, рядок стану та панелі інструментів27
Як настроїти панель інструментів27
Як змінити склад стовпців, показаних у списку повідомлень27
Як змінити шрифти, що використовуються при відображенні повідомлень28
Значки списку повідомлень Outlook Express28
Вивільнення місця на диску29
Як стискати та архівувати папки пошти29
Як вивільнити місце на диску шляхом видалення повідомлень груп новин, що зберігаються на ньому29
Вступ
Система електронного зв’язку Microsoft Outlook Express є складовою частиною операційної системи Microsoft Windows 95/98 і надає можливість широкого спілкування між усіма комп’ютерами, підключеними до мережі Інтернет. Остання є глобальною мережею комп’ютерів, поєднаних між собою через сервери, в якій використовуються загально прийняті стандарти, що дозволяє спілкуватися один з одним за допомогою стандартних програмних засобів та правил. Мережа Інтернет подібна до міжнародної телефонної мережі – ніхто не володіє та не керує нею повністю, але вона організована таким чином, що дозволяє працювати з нею, як з однією великою цілою системою.
Історія створення Інтернет сягає 1969 року, коли міністерство оборони США розробило та впровадило експериментальну мережу ARPANET, покликану децентралізувати керування військами, зокрема, у кризовій ситуації.
Зараз десятки мільйонів людей мають доступ до Інтернет. Одна із можливостей Інтернет, що найбільш часто використовується, — електронний зв’язок. Цей вид зв’язку значно надійніший, швидший, дешевший, ніж такі традиційні види зв’язку, як пошта, телефон, телеграф і т. п.
Система Microsoft Outlook Express надає вам повну підтримку у спілкуванні з колегами, знайомими та родичами за допомогою електронної пошти, або при обміні ідеями та інформацією у групах новин.Майстер підключення до Інтернету допомагає встановити з’єднання з одним або декількома серверами пошти або новин. При цьому вам будуть потрібні наступні відомості, що надаються постачальником послуг (провайдером) Інтернета або адміністратором локальної мережі.
•Тип серверу постачальника послуг. Найбільш розповсюджені з них, що підтримуються, зокрема, системою Microsoft Outlook Express, — POP3 (Post Office Protocol) та IMAP (Internet Message Access Protocol). Далі розглядається лише тип серверу POP3. У порівнянні з ним сервер IMAP надає деякі нові можливості, про які ви можете узнати у довідці системи.
•Щоб додати обліковий запис пошти необхідно задати свої облікове ім’я та пароль, а також імена серверів вхідної та вихідної пошти.
•Для читання новин необхідно задати ім’я серверу новин, до якого ви хочете підключитися, та, у разі потреби, ваші облікове ім’я та пароль.
Після підключення до серверу ви одержите на ньому обліковий запис і вашу електронну адресу, яка має загальний вигляд: [email protected], де user означає ваше ім’я, host — ім’я серверу, domain — країну (регіон). Наприклад, електронна адреса автора цього посібника — [email protected].
Далі розглядається русифікована версія системи Outlook Express. Запуск системи у Windows можна здійснити принаймні трьома способами:
•Натиснути кнопку — «Запустить Outlook Express» на панелі задач.
•Натиснути ярлик , що звичайно розташований на робочому столі.
•Натиснути кнопку «Пуск» на панелі задач та вибрати послідовно пункти «Программы», «Internet Explorer», «Outlook Express».
Після виконання однієї з вказаних дій на екрані з’явиться таке основне діалогове вікно (панель) системи Outlook Express:
Як і у всіх застосуваннях, що працюють у середовищі Windows, головне вікно системи Outlook Express має стандартний набір елементів. Вкажемо їх, перераховуючи зліва направо та зверху вниз. У верхньому рядку вікна знаходяться: піктограма системного меню, за нею — заголовок вікна і, нарешті, — кнопки мінімізації, максимізації та закриття вікна. Далі ідуть меню вікна та панель інструментів. Під ними розташовані: вікно папок системи Outlook Express, вікно перегляду назв повідомлень у цих папках та вікно перегляду вмісту зазначених повідомлень. Деякі з вказаних вікон (областей) обрамляються горизонтальними та вертикальними лінійками прокрутки. Знизу вікна розташовані рядок стану та зона зміни розмірів вікна.
Зауваження:Вигляд вікон залежить від ваших настроєк системи Outlook Express і може дещо відрізнятися від тих, що наводяться у цьому посібнику.
Одержати допомогу з практично усіх питань, які виникають під час роботи з Outlook Express, ви можете, виконавши команду «Справка» (Довідка) головного меню системи. Після цього з’являється таке вікно діалогу:
Ви можете вибрати відповідну тему (вкладка «Содержание»), окреме поняття (вкладка «Указатель»), або відшукати потрібну довідку, задаючи ключове слово або фразу (вкладка «Поиск»). Щоб відкрити якусь тему, (двічі) натисніть на її назві або піктограмі лівою кнопкою миші.
До речі, даний посібник написаний на основі матеріалу, викладеного у довідці системи Outlook Express.
Багато з вікон діалогу у системі має кнопку , яка розташована у правому верхньому куті вікна. За допомогою лівої кнопки миші перетягніть знак питання вказаної кнопки на об’єкт вікна, по якому ви хочете отримати довідку. У вікні, що спливає, ви будете мати підказ по обраному об’єкту.
Якщо ви хочете дістати пояснення щодо призначення непідписаних кнопок, які розташовані на панелях інструментів, просто вкажіть мишкою потрібну кнопку і зачекайте доки з’явиться необхідне пояснення.
Читання повідомлень пошти
Відправлена на вашу адресу пошта надходить спочатку на сервер, до якого приєднаний ваш комп’ютер.
Настройка Outlook Express на перевірку надходжень нових повідомлень
Щоб задати автоматичну перевірку надходжень нових повідомлень на сервер виконайте наступні дії.
1.Виберіть у меню «Сервис» команду «Параметры…».
2.Встановіть на вкладці «Общие» прапорець «Проверять новые сообщения каждые Х мин.».
3.Задайте частоту перевірки надходжень нових повідомлень.
Поради
•Якщо цей прапорець установлений, то перевірка надходжень нових повідомлень буде виконуватись при кожному запуску Outlook Express.
•Щоб негайно перевірити наявність нових повідомлень, натисніть на панелі інструментів кнопку — «Доставить почту». При цьому ви також відправите всі повідомлення, що містяться у папці «Отправленные», якщо ви не відправили їх раніше.
Читання повідомлень
Після того як Outlook Express отримає ваші повідомлення або ви натиснете на панелі інструментів кнопку — «Доставить почту», ви зможете читати повідомлення або в окремому вікні, або в області перегляду.
1.Клацніть на панелі Outlook або у списку папок значок «Входящие».2.Щоб прочитати повідомлення в окремому вікні, двічі клацніть його у списку повідомлень. Щоб прочитати повідомлення в області перегляду, просто клацніть його у списку повідомлень.
Поради
•Щоб відобразити або змінити область перегляду, виберіть у меню «Вид» команду «Раскладка…» та встановіть необхідні параметри у групі «Область просмотра».
•Щоб одержати необхідні відомості про деяке повідомлення, наприклад, коли воно було відправлено, виберіть у меню «Файл» команду «Свойства».
•Для перегляду повідомлень без попереднього підключення до Інтернету, відкрийте меню «Файл» і клацніть «Автономная работа».
Як продивитись вкладений файл
•Двічі клацніть значок вкладень у нижній частині вікна повідомлень.
Або
•В області перегляду клацніть значок вкладення файла у заголовку повідомлення, а потім клацніть ім’я файла.
Порада
•Для збереження вкладеного файла вкажіть у меню «Файл» на команду «Сохранить вложения» а потім клацніть ім’я файла. Щоб зберегти вкладення в області перегляду, натисніть клавішу CTRL і, утримуючи її, клацніть ім’я файла.
•В області перегляду можна також клацнути правою кнопкою миші на вкладеному файлі, а потім вибрати відповідну команду у меню, що з’являється.
Як читати іноземні повідомлення
Outlook Express звичайно показує повідомлення тією мовою, якою вони були утворені. Однак у деяких повідомленнях, особливо у групах новин, для правильного відображення вихідної мови часто буває недостатнім вмісту файла-заголовку (або цей вміст виявляється некоректним). У таких випадках набір символів для відображення поточного повідомлення можна заміняти. При цьому мова, що вибирається, потрібна підтримуватися системою.
1.Вкажіть у меню «Вид» вікна повідомлень на команду «Язык» і клацніть набір символів потрібної мови. Якщо на панелі інструментів є кнопка – «Язык», то можна вибрати набір символів, натискаючи цю кнопку.
2.У діалоговому вікні, що відкривається, виберіть потрібну мову.
Як відобразити обговорення у вигляді добірки повідомлень
Коли у спілкуванні при обміні електронною поштою або у групах новин приймає багато людей, буває трудно відслідкувати усі репліки у ході бесіди, що складають так зване «обговорення». Можна зробити так, щоб усі відповіді зводились у групу під первісним повідомленням. Після цього можна вибрати будь-який спосіб перегляду пошти — тільки первісні повідомлення або повідомлення разом із відповідями.
•Знаходячись у своїй папці «Входящие» або на сервері новин, укажіть у меню «Вид» на команду «Сортировка» та виберіть «Группировать сообщения по темам» (у випадку пошти) або «Группировать по обсуждениям» (у випадку груп новин).
•Щоб показувати розгорнуті обговорення для всіх повідомлень, виберіть у меню «Сервис» команду «Параметры…», перейдіть на вкладку «Чтение» та встановіть прапорець «Автоматически развертывать обсуждения».
Поради
•Щоб показати перше повідомлення та всі відповіді на нього, клацніть знак плюс (+) поруч із цим повідомленням. Щоб показати тільки первісне повідомлення, клацніть поруч із ним знак мінус (–).
•Обговорення повідомлень групуються за заголовками. Наприклад, обговорення, що починається з повідомлення під заголовком «Поради по використанню застосування Outlook Express», буде містити всі відповіді, які мають заголовок «Re: Поради по використанню застосування Outlook Express».
Як переслати повідомлення електронної пошти
1.Відкрийте або виділить повідомлення, яке треба переслати.
2.Натисніть на панелі інструментів кнопку – «Переслать сообщение» та введіть через кому або крапку з комою (;) імена електронної пошти кожного з одержувачів.
3.Введіть текст свого повідомлення та натисніть на панелі інструментів кнопку .
Організація повідомлень пошти
Щоб при великих об’ємах вхідної пошти ефективно витрачати час підключення до Інтернету, можна використовувати засоби Outlook Express: вони дозволяють шукати повідомлення, автоматично сортувати повідомлення, що надходять, по різним папкам, видаляти повідомлення тощо.
Як шукати повідомлення у папках пошти
1.Виберіть у меню «Правка» команду «Найти сообщение…».
2.Введіть якомога більше даних у полях пошуку, щоб звузити діапазон результатів відбору та натисніть кнопку «Начать поиск».
Як перемістити або скопіювати повідомлення в іншу папку
1.У списку повідомлень клацніть правою кнопкою миші повідомлення, яке треба перемістити або скопіювати.
2.Виберіть команду «Переместить в…» або «Копировать в…» і клацніть папку, в яку слід примістити повідомлення.
Як добавляти, видаляти або переключати папки
З папками пошти можна виконувати багато дій, які мають на меті полегшити пошук потрібних повідомлень.
•Щоб добавити папку, вкажіть у меню «Файл» на команду «Папка» та виберіть команду «Создать папку…». Потім введіть її ім’я у полі «Название папки».
•Щоб переключитися в іншу папку, клацніть її ім’я на панелі Outlook або у списку папок.•Щоб видалити папку, клацніть її на панелі Outlook або у списку папок правою кнопкою миші та виберіть команду «Удалить».
Зауваження
•Забороняється видаляти та перейменовувати папки «Удаленные», «Входящие», «Исходящие» та «Отправленные»!
Як сортувати повідомлення, що надходять
За допомогою сортувальника повідомлень можна зробити так, щоб повідомлення, що надходять, і які задовольняють певним умовам, направлялися у потрібні папки.
Крім того, можна задати автоматичне пересилання певних повідомлень деякому адресату або автоматичне відправлення файла одержувачам повідомлення.
1.Виберіть у меню «Сервис» команду «Сортировщик сообщений…».
2.Натисніть кнопку «Добавить».
3.Введіть умови, яким повинні відповідати повідомлення, що надходять. Якщо задано декілька умов, повідомлення повинні задовольняти всім цим умовам.
4.Встановіть прапорець у групі «Выполнить следующие действия:» та клацніть папку, адресата або файл, куди слід направляти повідомлення, які задовольняють заданим умовам.
Поради
•Можна встановити декілька правил відбору повідомлень, що надходять.
•Для зміни порядку виконання умов сортування використовуйте кнопки «Вверх» та «Вниз» у діалоговому вікні сортувальника повідомлень.
Як видалити повідомлення
1.Клацніть у списку потрібне повідомлення.
2.Натисніть на панелі інструментів кнопку – «Удалить».
Зауваження
•Щоб відновити повідомлення, яке ви видалили на своєму комп’ютері, відкрийте папку «Удаленные» та скопіюйте це повідомлення у папку «Входящие» або якесь інше місце.
•Якщо ви не хочете, щоб при виході з Outlook Express у папці «Удаленные» залишалися повідомлення, виберіть у меню «Сервис» команду «Параметры…» та встановіть на вкладці «Общие» прапорець «Очищать папку ”Удаленные” перед выходом».
•Для знищення вручну всіх видалених повідомлень клацніть папку «Удаленные» правою кнопкою миші, а потім клацніть «Очистить папку».
Утворення та відправлення повідомлень електронної пошти
Відправлення простого повідомлення електронної пошти
1.Натисніть на панелі інструментів кнопку – «Создать сообщение». З’явиться вікно повідомлення:
2.Введіть у полях «Кому:», «Копия:» або «Скрытая:» через кому або крапку з комою (;) імена електронної пошти одержувачів.
3.Щоб вставити імена електронної пошти з адресної книги, клацніть у вікні повідомлення значок «Кому:» та виберіть потрібні імена.
4.Введіть заголовок повідомлення у полі «Тема:».
5.Введіть текст повідомлення, а потім натисніть на панелі інструментів кнопку «Отправить».
Якщо повідомлення утворюється в автономному режимі, виберіть у меню «Файл» команду «Отправить позднее» і повідомлення буде збережене у папці «Исходящие».
Поради
•При використанні адресної книги виберіть у ній потрібного адресата. Якщо їх декілька, клацніть їх почергово, утримуючи натисненою клавішу CTRL.
•Щоб знайти ім’я електронної пошти в адресній книзі, введіть ім’я або його частину у полі «Кому:» та виберіть у меню «Сервис» команду «Проверить имена».
•Для утворення повідомлень без попереднього підключення до Інтернету відкрийте меню «Файл» і клацніть «Автономная работа». Наступного разу, коли ви клацнете «Доставить почту», Outlook Express відновить підключення і всі ваші повідомлення будуть відправлені.
Як змінити ступінь важливості вихідного повідомлення пошти
Якщо відправити повідомлення з високим степенем важливості, воно з’явиться у папці «Входящие» одержувача разом зі значком попередження (звичайно знаком оклику), щоб привернути його увагу.
•Вкажіть у меню «Сервис» вікна повідомлення на команду «Важность» та виберіть потрібну ступінь важливості.
Зауваження
•Цим способом можна змінити ступінь важливості тільки поточного повідомлення.
Як перевіряти правопис у повідомленнях
В Outlook Express використовуються ті ж засоби перевірки правопису, що й у всіх застосуваннях пакетів Microsoft Office 95/97 — Microsoft Word, Microsoft Excel та Microsoft PowerPoint. Якщо жодний з них у вас не встановлений, команда «Правописание» буде недоступною.
•Щоб перевірити правопис в окремому повідомленні, виберіть у вікні цього повідомлення із меню «Сервис» команду «Правописание».
Форматування тексту повідомлення
Якщо треба якимось чином виділити ті або інші елементи тексту повідомлення, можна використовувати формат HTML (Hypertext Markup Language), який широко використовується як стандарт форматування тексту в Інтернеті. Можливості HTML дозволяють також вставляти у повідомлення графіку та посилання на Web-сторінки.
Як використовувати форматування HTML
Якщо при утворенні повідомлень використовується форматування HTML, то такі повідомлення зможуть прочитати тільки програми пошти, які підтримують HTML. Якщо програма пошти або читання новин одержувача не розпізнає HTML, Outlook Express запропонує відправити повідомлення у вигляді звичайного тексту.
Як використовувати форматування HTML у всіх вихідних повідомленнях1.Виберіть у меню «Сервис» головного вікна команду «Параметры…».
2.Перейдіть на вкладку «Отправка» та встановіть перемикач «Формат HTML» у групі «Формат отправки сообщений» або у групі «Формат отправки новостей».
Як використовувати форматування HTML в окремому повідомленні
•У вікні нового повідомлення виберіть у меню «Формат» команду «Формат HTML». Коли ця команда вибирається, поруч із нею з’являється чорна точка – .
Як змінити шрифт, стиль та розмір тексту
1.Перевірте, чи встановлене у вікні повідомлення форматування HTML: у меню «Формат» повинна бути обрана команда «Формат HTML». Коли ця команда обирається, поруч із нею з’являється чорна точка.
2.Виділить текст, який треба форматувати.
3.Щоб змінити шрифт у всьому повідомленні, виберіть у меню «Правка» команду «Выделить все».
4.Використовуйте кнопки панелі форматування, що відповідають потрібним форматам.
Щоб скористатися шрифтом бланка, вкажіть у меню «Формат» на команду «Стиль» та виберіть команду «Обычный».
Як форматувати абзаци
1.Перевірте, чи встановлене у вікні повідомлення форматування HTML: у меню «Формат» повинна бути обрана команда «Формат HTML». Коли ця команда вибирається, поруч із нею з’являється чорна точка.
2.Клацніть у будь-якому місці абзацу, що форматується, або виділить текст, який треба відформатувати.
3.Внесіть зміни у текст, використовуючи команди меню «Формат» або панель інструментів форматування:
Для зміни типу вирівнювання використовуйте на панелі інструментів форматування кнопки «Выровнять по левому краю», «Выровнять по центру» та «Выровнять по правому краю».
Для зміни величини абзацного відступу використовуйте кнопки «Увеличить отступ» та «Уменьшить отступ».
Щоб добавити горизонтальну риску, клацніть у тому місці, куди її треба вставити, і натисніть на панелі інструментів форматування кнопку «Вставить горизонтальную черту».
Щоб відформатувати відомості про адресат (з додаванням здвигнутого лівого поля та курсиву), вкажіть у меню «Формат» на команду «Стиль» і клацніть команду «Адрес».
Для утворення багаторівневих заголовків укажіть у меню «Формат» на команду «Стиль» і виберіть підхожу команду заголовка.
Як утворити нумерований або маркірований список
1.Перевірте, чи встановлене у вікні повідомлення форматування HTML: у меню «Формат» повинна бути обрана команда «Формат HTML». Коли ця команда вибирається, поруч із нею з’являється чорна точка.
2.Клацніть у тому місці повідомлення, де треба почати список.
3.Натисніть на панелі інструментів форматування кнопку «Форматировать нумерацию» або «Форматировать маркеры» ( ). Можна також вказати у меню «Формат» на команду «Стиль» і вибрати зі списку потрібний стиль.
4.Введіть перший елемент списку. При натисканні клавіші ENTER почнеться новий рядок, де можна ввести наступний елемент.
5.Щоб закінчити список, знову натисніть на ту ж кнопку панелі інструментів форматування. Якщо використовувався стиль із меню «Формат», то для завершення списку треба двічі натиснути клавішу ENTER.
Використання бланків у вихідних повідомленнях
За допомогою бланків Outlook Express можна надавати незвичного вигляду повідомленням для пошти та груп новин. Бланк може включати фонове зображення, нестандартні шрифти, підпис (заданий у вигляді тексту або файла) та візитну картку. Візитна картка — це сукупність відомостей з адресної книги у форматі vCard. Формат vCard розпізнається комп’ютерами та цифровими пристроями будь-яких типів. Про те, як утворити візитну картку, дивіться у довідці системи Outlook Express.
Після того, як бланк утворений, ці настройки шрифтів або рисунки будуть автоматично добавлятися у всі вихідні повідомлення. Що ж стосується візитної картки та підпису, то ви можете вибирати, чи вставляти їх у всі повідомлення або тільки в окремі.
1.Виберіть у меню «Сервис» команду «Бланк сообщений…».
2.Виберіть на вкладці «Почта» бланки, які ви хочете включити у повідомлення пошти. Щоб утворити бланк для повідомлень груп новин, перейдіть на вкладку «Новости».
Поради
•Щоб використовувати бланк в окремому повідомленні, вкажіть у меню «Сообщение» на команду «Создать с использованием» і клацніть потрібний бланк.
•Коли у повідомлення вкладається візитна картка, у правому верхньому куті вікна відображається значок візитної картки.
Вкладення у повідомлення посилання, рисунка або файла
1.Якщо у повідомлення вкладається посилання або рисунок, перевірте, чи встановлено форматування HTML: у меню «Формат» вікна повідомлення повинна бути обрана команда «Формат HTML». При виборі цієї команди поруч із нею з’являється чорна точка.
2.Клацніть у тому місці повідомлення, куди треба вставити зображення або файл, або виділить текст, який слід зв’язати посиланням із файлом або Web-сторінкою.
Для вставки зображення виберіть у меню «Вставка» команду «Рисунок…». Щоб знайти потрібний файл зображення, натисніть кнопку «Обзор…»; знайшовши файл, двічі клацніть його ім’я.Для вставки файла виберіть у меню «Вставка» команду «Вложение файла…» та двічі клацніть файл, який треба відправити.
Зауваження
Якщо одержувачі повідомлення не можуть продивлятись вкладені вами зображення, виберіть у меню «Сервис» команду «Параметры…», перейдіть на вкладку «Отправка», натисніть кнопку «Настроить…» і перевірте, чи встановлений прапорець «Отправлять рисунки вместе с сообщениями». Потім знову відправте повідомлення.
Безпека повідомлень
Із невпинним зростанням числа користувачів, які передають через електронну пошту конфіденційну інформацію, все більш важливим постає питання безпеки: хочеться бути впевненим, що відправлені повідомлення ніхто не перехопить та ніхто не прочитає, крім вказаного адресата. Важливо також бути впевненим, що документи, які відправляються електронною поштою, наприклад, дані кредитних карток, не будуть підроблені.
В Outlook Express можна використовувати цифрові посвідчення, щоб підтвердити свою особистість під час сеансу зв’язку — так саме, як вами використовуються такі документи, як паспорт. Цифрові посвідчення можна використовувати також і для шифрування повідомлень, щоб зберегти їх конфіденційність.
На жаль, у нашій країні ця проблема ще далека від свого розв’язання.
Більш докладну інформацію з питань безпеки можна знайти у довідці системи Outlook Express.
Перегляд та відправка повідомлень груп новин
Що таке групи новин?
Група новин — це набір повідомлень, що приміщуються окремими користувачами на сервер новин. Сервер новин — це комп’ютер, який супроводжується деякою фірмою, групою або приватною особою; він може передавати тисячі груп новин.
Групи новин утворюються на найрізноманітніші теми. І хоча деякі з них контролюються, у більшості випадків цього не робиться, так що повідомлення у групі новин може читати та утворювати будь-який користувач, що має до неї доступ. Ніяких членських списків та членських внесків не існує.
Щоб встановити в Outlook Express обліковий запис для якогось серверу новин, необхідно, щоб ваш постачальник послуг Інтернета мав із цим сервером зв’язок. Утворивши обліковий запис, ви зможете читати та відправляти повідомлення у рамках будь-якої групи новин, що підтримується даним сервером.
Коли ви знайшли групу новин, що вам подобається, ви можете «підписатися» на неї, і вона буде відображатися у вашому списку папок Outlook Express, так що вам не прийдеться у пошуках цієї групи прокручувати довгий список усіх груп новин, які знаходяться на сервері.
Пошук груп новин
Щоб знайти групи новин, що цікавлять вас, можна задати на сервері новин пошук за ключовими словами у назвах груп.
1.Клацніть ім’я серверу у списку папок і натисніть на панелі інструментів кнопку – «Группы новостей».
2.Введіть слова для пошуку у полі «Показать группы новостей, содержащие:».
Підписка на групу новин
Перевага підписки полягає у тому, що у цьому випадку група новин включається до списку папок, і доступ до неї значно спрощується. Підписатися на групу новин можна декількома способами.
•При додаванні серверу новин Outlook Express пропонує підписатися на групи новин цього серверу.
•При перегляді групи новин, на яку ви не підписані, виберіть у меню «Сервис» команду «Подписаться на эту группу новостей».
•Виберіть у списку папок ім’я серверу та натисніть на панелі інструментів кнопку – «Группы новостей». Клацніть групу новин, на яку хочете підписатися, та натисніть кнопку «Подписаться».
Поради
•Щоб продивитись групу новин, на яку ви підписані, клацніть її у списку папок.
•Щоб анулювати підписку на групу новин, натисніть на панелі інструментів кнопку – «Группы новостей», виберіть потрібну групу та натисніть кнопку «Отписаться».
Як продивитись групу новин, на яку ви не підписані
1.Натисніть на панелі інструментів кнопку «Группы новостей».
2.Якщо список «Серверы» показаний на екрані, клацніть потрібний сервер.
3.Виберіть на вкладці «Все» потрібну групу новин і натисніть кнопку «Перейти».
Організація повідомлень у групах новин
З повідомленнями групи новин важко працювати, якщо не відсортувати їх у зручному порядку. Нижче описані деякі способи організації великих груп новин.
Як шукати повідомлення у групі новин
1.Виберіть у меню «Правка» команду «Найти сообщение…».
2.Введіть у полях пошуку якомога більше даних, щоб звузити діапазон результатів.
Порада
•Пошук повідомлень можна також виконати шляхом сортування по стовпцям («Тема», «От», «Кому» і т. д.). Щоб перевпорядкувати повідомлення за назвою стовпця, клацніть його заголовок. Наприклад, якщо клацнути заголовок стовпця «От», повідомлення будуть відсортовані за алфавітним порядком по іменах відправника.
Як продивлятись у групах новин тільки непрочитані повідомлення
•Вкажіть у меню «Вид» на пункт «Текущий просмотр» і потім виберіть команду «Непрочитанные сообщения».
Як продивлятись тільки відповіді на повідомлення груп новин•Виберіть у меню «Вид» команду «Текущий просмотр», потім «Ответы на мои сообщения».
Як відбирати для перегляду повідомлення з групи новин
При відборі повідомлень з групи новин необхідно задати, які повідомлення ви не хочете дивитися. Відбір можна виконати за наступними умовами: імені відправника, темі повідомлення, його довжині або часу відправки. Повідомлення, які відповідають заданим умовам, не будуть завантажуватися на ваш комп’ютер і не будуть відображатися у списку повідомлень.
1.Виберіть у меню «Сервис» команду «Отбор сообщений групп…».
2.Натисніть кнопку «Добавить».
3.Виберіть групи новин, до яких будуть застосовуватись дані умови відбору.
4.Виберіть або введіть умови відбору.
Як заборонити автоматичне одержання повідомлень із груп новин
1.Виберіть у меню «Сервис» команду «Параметры…».
2.Скиньте на вкладці «Чтение» прапорець «Автоматически показывать новые сообщения».
Порада
•Коли вказаний прапорець скинутий, повідомлення може бути показане в області перегляду, якщо натиснути клавішу ПРОПУСК і вибрати його зі списку.
Як відобразити обговорення у вигляді підборки повідомлень
Дивись відповідний пункт на сторінці 8.
Читання груп новин в автономному режимі
Читання в автономному режимі означає, що ви читаєте повідомлення груп новин, відключившись від Інтернета. Завантаживши на свій комп’ютер повідомлення груп новин, ви можете вийти з Інтернета, а читанням зайнятися пізніше. Читаючи повідомлення в автономному режимі, ви не тільки заощаджуєте свої гроші, але й не займаєте лінію зв’язку.
Можна одержувати з серверу тільки заголовки повідомлень, які включають у себе тему, ім’я автора та розмір повідомлення. Можна одержувати повідомлення цілком, разом із вкладеними файлами. Одержання одних заголовків виконується значно швидше, ніж одержання цілих повідомлень; до того ж, заголовків найчастіше буває достатньо, щоб судити про зміст бесід. Залишаючись в автономному режимі, ви можете відмітити заголовки, що зацікавили вас, і потім, підключившись, одержати тільки помічені повідомлення.
Як підготувати групи новин до читання в автономному режимі
Ви можете настроїти Outlook Express на одержання повідомлень або заголовків із груп новин, на які ви підписані, в автономному режимі. Завдяки цьому, ви зможете читати їх у вільний час, відключившись від серверу.
1.Виберіть групу новин у списку папок.
2.Виберіть у меню «Файл» команду «Свойства».
3.Встановіть на вкладці «Загрузить» прапорець «При загрузке получать» і виберіть потрібний варіант.
4.Повторіть пункти 1–3 для всіх необхідних вам груп новин.
Тепер при бажанні одержати повідомлення достатньо вибрати у меню «Сервис» команду «Загрузить все».
Порада
•Якщо Outlook Express настроєний на завантаження заголовків повідомлень, можна виділити заголовки, що цікавлять вас, знаходячись в автономному режимі, потім при новому підключенні завантажити повідомлення повністю.
Як одержувати окремі повідомлення
Якщо в Outlook Express задане одержання тільки заголовків повідомлень для перегляду в автономному режимі, то ви можете у цьому ж режимі помітити заголовки, які зацікавили вас. Якщо потім у меню «Сервис» вибрати команду «Загрузить все», Outlook Express встановить з’єднання з Інтернетом і одержить потрібні повідомлення повністю для читання в автономному режимі.
1.Клацніть в одержаній групі новин заголовок повідомлення, який вас зацікавив.
2.Вкажіть у меню «Сервис» на команду «Пометить для получения» і виберіть команду «Пометить сообщение». Повторіть ці дії для заголовків кожного з повідомлень, які ви хочете одержати.
3.Виберіть у меню «Сервис» команду «Загрузить все».
Відправлення повідомлень до груп новин
Існує декілька способів приміщення повідомлень до груп новин. Вибір залежить від того, чи нове повідомлення ви надсилаєте чи даєте відповідь та наскільки широко ви хочете розповсюдити повідомлення. Ви можете також відформатувати повідомлення, добавити свій підпис, візитну картку або посилання на файл. Необхідно врахувати, що деякі з цих можливостей має сенс використовувати тільки у тому випадку, якщо програма читання новин одержувача розпізнає форматування HTML, а це можуть далеко не всі програми.
Як відправити нове повідомлення
1.Виберіть у списку папок групу новин, в яку треба відправити повідомлення.
2.Натисніть на панелі інструментів кнопку «Создать сообщение». Щоб відправити це повідомлення також і в інші групи, виберіть у меню «Сервис» команду «Выбрать группы новостей», вкажіть у списку потрібну групу новин і натисніть кнопку «Добавить». Вибирати можна або з усіх груп новин, або тільки з тих, на які ви підписані.
3.Введіть тему повідомлення. Outlook Express не відправляє повідомлення у групу новин без позначеної теми.
4.Складіть текст повідомлення і потім натисніть на панелі інструментів кнопку «Отправить».
Як відповісти на повідомлення групи новин
1.Виберіть зі списку повідомлення, на яке треба відповісти.2.Щоб відповісти всій групі новин у цілому, натисніть на панелі інструментів кнопку – «Ответить в группу». Щоб відправити повідомлення і в інші групи новин, виберіть у меню «Сервис» команду «Выбрать группы новостей», клацніть потрібну групу у списку і натисніть кнопку «Добавить». Можна вибирати або з усіх груп новин, що є на сервері, або тільки з тих, на які ви підписані. Щоб відповісти автору повідомлення по електронній пошті, натисніть на панелі інструментів кнопку – «Ответить автору».
3.Введіть текст повідомлення.
4.Натисніть на панелі інструментів кнопку «Отправить».
Зауваження
•Для перегляду відомостей про повідомлення (наприклад, дати відправлення) з групи новин виділить повідомлення, відкрийте меню «Файл» і клацніть «Свойства».
Як надсилати великі повідомлення
Багато серверів пошти та новин обмежує розміри повідомлень, що передаються ними. Звичайно граничне значення для одного повідомлення разом з усіма вкладеними файлами становить 1 мегабайтів.
Outlook Express дозволяє відправляти на такі сервери великі повідомлення, розбиваючи файли на частини. Одержавши таке повідомлення по частинам, програма пошти збирає їх в одне ціле.
1.Виберіть у меню «Сервис» команду «Учетные записи…».
2.Натисніть на вкладці «Почта» або «Новости» кнопку «Свойства».
3.Встановіть на вкладці «Дополнительные» у групі «Отправка» прапорець «Разделять сообщения больше Х кбайт» і потім введіть максимальний розмір файла, який дозволено посилати.
Як встановити довжину рядка у вихідних повідомленнях груп новин
Outlook Express автоматично встановлює довжину рядка повідомлень у відповідності з форматом звичайного тексту з рядком у 76 символів, враховуючи можливості серверів, які не можуть відображати у рядку більше 80 символів. Коли повідомлення цитується у відповіді, первісний текст звичайно помічається додатковим символом і зсувається праворуч. Якщо ви розраховуєте одержати відповіді на своє повідомлення, задайте перенос тексту на новий рядок після 70 або 72 символів, щоб у відповіді частина тексту не виходила за край вікна.
1.Виберіть у меню «Сервис» команду «Параметры…».
2.Встановіть на вкладці «Отправка» у полі «Формат отправки новостей» перемикач «Обычный текст» і потім натисніть кнопку «Настроить…».
3.У полі «Автоматический перенос текста на позиции Х при отправке» введіть максимальне число символів, які слід відображати в одному рядку.
Адресна книга
Адресна книга призначена для зберігання різних відомостей про адресатів, які можуть легко використовуватися системою Microsoft Outlook Express. У цій книзі можна зберігати всі потрібні адреси електронної пошти, домашні та службові адреси, номери телефонів і факсів тощо. Якщо необхідно, можна внести на сторінку нотаток будь-яку додаткову інформацію.
Адресна книга забезпечує також доступ до служб каталогів Інтернета, за допомогою яких можна вести пошук потрібних людей та організацій у мережі Інтернет.
Відкриття адресної книги
•Щоб відкрити адресну книгу безпосередньо у Windows, натисніть кнопку «Пуск» на панелі задач та виберіть послідовно пункти «Программы», «Internet Explorer», «Адресная книга».
•Щоб відкрити адресну книгу у застосуванні Microsoft Internet Explorer, виберіть у меню «Переход» команду «Адресная книга».
•Щоб відкрити адресну книгу в Outlook Express, натисніть на панелі інструментів кнопку – «Адресная книга».
Можна також клацнути у вікні «Создать сообщение» значок «Кому:», «Копия:» або «Скрытая:».
•Щоб одержати доступ до служб каталогів адресної книги безпосередньо у Windows, натисніть кнопку «Пуск» на панелі задач, клацніть «Найти» та виберіть команду «Людей». Введіть необхідну інформацію у вікні, що з’являється, та натисніть кнопку «Начать поиск».
Збереження відомостей про адресата
Існує декілька способів включення адрес електронної пошти та відомостей про їх власників до адресної книги. Можна настроїти Outlook Express таким чином, щоб при відповіді на повідомлення адресат автоматично включався до адресної книги. Можна самому при відправленні будь-якого повідомлення в Outlook Express добавляти ім’я одержувача до адресної книги.
Як добавляти до адресної книги всіх одержувачів повідомлень (тільки при відповіді)
1.У меню «Сервис» Outlook Express виберіть команду «Параметры…».
2.На вкладці «Общие» встановіть прапорець «Автоматически заносить получателей в адресную книгу».
Як добавити конкретне ім’я до адресної книги з Outlook Express
•У повідомленні, що утворюється або проглядається, клацніть ім’я людини правою кнопкою миші та виберіть команду «Добавить в адресную книгу».
Як добавити адресата до адресної книги безпосереднім введенням даних
1.Натисніть на панелі інструментів адресної книги кнопку – «Создать адрес».
2.Введіть ім’я та прізвище адресата.
3.Для кожного адресата необхідно визначити коротке ім’я. Якщо ввести ім’я, по батькові, прізвище адресата або назву організації, коротке ім’я буде утворено автоматично.4.Пройдіть по всім вкладкам і заповніть необхідні відомості.
Як утворити групу
Повідомлення можна надсилати цілій групі людей; для цього необхідно утворити поштову групу (або «псевдонім») із включенням імен потрібних адресатів. Потім при відправленні повідомлення буде достатньо тільки ввести ім’я групи у полі «Кому:». Можна утворити декілька груп; будь-який адресат може входити більше ніж в одну групу.
1.Натисніть на панелі інструментів адресної книги кнопку – «Создать группу».
2.У полі «Название группы» введіть ім’я групи.
3.Натисніть кнопку «Выбрать участников» і клацніть потрібне ім’я у списку адресної книги.
4.Щоб включити обране ім’я (або імена) до групи, натисніть кнопку «Выбрать».
5.Натисніть кнопку «OK», а потім ще раз натисніть «OK», щоб закрити діалогове вікно властивостей групи.
Зауваження
•Щоб список груп можна було проглядати окремо від списків адресної книги, впевніться, що у меню «Вид» обрана команда «Список групп».
Як добавити адресата до існуючої групи
1.У списку адресної книги двічі клацніть потрібну групу.
2.Якщо даний адресат уже включений до адресної книги, натисніть кнопку «Выбрать участников». В іншому випадку натисніть кнопку – «Создать адрес».
3.Якщо імена копіюються з адресної книги, виділить у ній одне або декілька імен і натисніть кнопку «Выбрать». Якщо добавляються нові імена, заповніть поля необхідними відомостями.
4.Натисніть кнопку «OK», а потім знову натисніть «OK», щоб закрити діалогове вікно властивостей групи.
Як змінити відомості про адресата
•Знайдіть потрібне ім’я у списку адресної книги та двічі клацніть його, потім внесіть необхідні зміни у відомості про адресата.
Організація вмісту адресної книги
Як організувати імена в адресній книзі
Якщо об’єм адресної книги занадто великий, то для зручності користування її можна організувати декількома різними способами. Можна відсортувати адресатів в алфавітному порядку за іменами, прізвищами або адресам електронної пошти, причому список можна подати як у зростаючому, так і у спадаючому порядку. Крім того, можна продивлятись список груп окремо від списку адресатів.
•Щоб відсортувати список адресатів за іменами, адресами електронної пошти або номерами телефонів, клацніть відповідний заголовок стовпця над списком.
•Для переходу від сортування у зростаючому порядку до сортування у спадаючому порядку або навпаки клацайте послідовно відповідний заголовок стовпця.
•Щоб продивитись список наявних поштових груп, впевніться, що у меню «Вид» обрана команда «Список групп».
Як видаляти адресата зі списку адресної книги
•Клацніть ім’я адресата у списку та натисніть на панелі інструментів кнопку – «Удалить».
При цьому даний адресат також виводиться з усіх груп, в яких він був.
Як видаляти адресата з групи
•Щоб видалити адресата з групи (але не з адресної книги), двічі клацніть ім’я групи, клацніть ім’я адресата у списку «Участники» та натисніть кнопку – «Удалить».
Як видаляти групу
•Клацніть ім’я групи у списку і натисніть на панелі інструментів кнопку – «Удалить».
Як друкувати вміст адресної книги
1.Виберіть в адресній книзі адресатів, відомості про яких необхідно роздрукувати. Щоб вибрати декілька імен підряд, натисніть клавішу SHIFT та, утримуючи її, клацніть перше та останнє імена списку. Щоб вибрати декілька розрізнених імен, натисніть клавішу CTRL та, утримуючи її, клацніть почергово всі імена.
2.Натисніть на панелі інструментів кнопку – «Печать» і виберіть формат друку. Щоб надрукувати всі відомості про обраних адресатів, які містяться в адресній книзі, встановіть перемикач «Записки». Щоб надрукувати відомості службового характеру, встановіть перемикач «Визитки». Щоб надрукувати список номерів телефонів цих адресатів, встановіть перемикач «Телефоны».
Поради та рекомендації
Настройка вікна Outlook Express
Як змінити зовнішній вигляд області перегляду
Область перегляду дозволяє, не відкриваючи повідомлення, ознайомитись із його вмістом. Область перегляду можна розмістити або під списком повідомлень, або поруч з ним, або взагалі приховати; у ній можна відображати тільки заголовки повідомлень або самі повідомлення.
1.Виберіть у меню «Вид» команду «Раскладка…».
2.Виберіть у групі «Область просмотра» потрібні параметри.
Порада
•Щоб змінити розміри області перегляду та списку повідомлень, перетягніть лінію, що їх розділяє.
Як змінювати список папок Outlook Express, рядок стану та панелі інструментів
•Щоб показати у вікні тільки папки та посилання HTML, клацніть зверху списку папок або панелі Outlook.
Або
•Щоб приховати або показати папки, рядок стану або панелі інструментів, виберіть у меню «Вид» команду «Раскладка…» (див. рисунок вище) та виберіть потрібні варіанти відображення.
Як настроїти панель інструментів1.Виберіть у меню «Вид» команду «Раскладка…», а потім виберіть потрібні варіанти. Для переміщення панелі інструментів в іншу частину вікна встановіть відповідний перемикач у групі «Панель инструментов». Щоб на екрані були показані тільки кнопки панелі інструментів без назв, скиньте прапорець «Показывать подсказки на кнопках».
2.Для зміни вмісту панелі інструментів натисніть кнопку «Настройка…». Щоб добавити або видалити кнопку, клацніть її ім’я у списку «Имеющиеся кнопки» та натисніть кнопку «Добавить» або «Удалить». Щоб змінити порядок розташування кнопок, виберіть потрібну кнопку у списку «Панель инструментов», а потім використовуйте кнопки «Вверх» або «Вниз».
Як змінити склад стовпців, показаних у списку повідомлень
1.Виберіть у меню «Вид» команду «Столбцы…».
2.Щоб добавити стовпець, клацніть його ім’я у списку «Имеющиеся столбцы» та натисніть кнопку «Добавить».
Щоб видалити стовпець, клацніть його ім’я у списку «Отображаемые столбцы» та натисніть кнопку «Удалить».
Щоб змінити порядок відображення стовпців, клацніть ім’я потрібного стовпця та, користуючись кнопкою «Выше» або «Ниже», змінить його місцеположення.
Як змінити шрифти, що використовуються при відображенні повідомлень
1.Виберіть у меню «Сервис» команду «Параметры…».
2.Натисніть на вкладці «Чтение» кнопку «Шрифты» та внесіть зміни у параметри шрифтів.
Значки списку повідомлень Outlook Express
Значки повідомлень пошти позначають важливість повідомлення, наявність вкладених файлів та стан повідомлення (прочитане або ні).
Значки повідомлень новин позначають розгорнуте або згорнуте обговорення (повідомлення та всі відповіді на нього), а також прочитані або ні повідомлення та заголовки.
Вказані значки розташовані ліворуч від елементів відповідних списків повідомлень.
Більш детальні відомості можна дістати у довідці системи Outlook Express за темою «Советы и рекомендации», «Значки списка сообщений…».
Вивільнення місця на диску
Існує декілька способів зменшення об’єму простору, що займає на жорсткому диску повідомлення пошти та груп новин.
Як стискати та архівувати папки пошти
1.Виберіть папку пошти, вкажіть у меню «Файл» на команду «Папка» та виберіть команду «Сжать».
2.Щоб зберегти архівну копію стиснутої папки, знайдіть файли з розширеннями імені .mbx і .idx та скопіюйте їх у резервну папку, на дискету або мережевий диск. У кожній папці повідомлень є один файл повідомлень (.mbx) та один файл індексу (.idx).
Зауваження
•Файл повідомлень може виявитися занадто великим і не поміститися на одній дискеті.
Як вивільнити місце на диску шляхом видалення повідомлень груп новин, що зберігаються на ньому
1.Виберіть у вікні груп новин у меню «Сервис» команду «Параметры…».
2.Виберіть на вкладці «Дополнительные» потрібні параметри, які пов’язані з автоматичним видаленням та стисканням файлів.
Щоб стиснути або видалити повідомлення з усіх або деяких файлів повідомлень, натисніть кнопку «Очистить», а потім дотримуйтесь вказівок, які будуть з’являтися на екрані.