Створення та редагування таблиць даних
Тема. Створення та редагування таблиць даних
1. Електронні таблиці: основні поняття
Одним з основних призначень комп’ютера є організація обчислень. Для цього існують такі можливості:
а) використання калькулятора;
б) використання готової проблемно-орієнтованої програми;
в) створення власної програми;
в) використання табличного процесора (системи обробки електронних таблиць).
Кожна з наведених можливостей має свої переваги та недоліки. Так, наприклад, використання калькулятора дозволяє проводити нескладні обчислення, і не вимагає, як правило, спеціальної підготовки. Але функціональний набір та коло завдань, що розв’язуються, обмежені. Проблемно-орієнтовані програми дозволяють розв’язувати досить широке коло завдань, але позбавляє користувача модифікувати проведення обчислень та одержувати результати, не передбачені програмою. Створення власної програми дозволяє реалізувати потреби користувача в розв’язанні завдань але вимагає досконалого знання мови програмування. Найбільш універсальним є використання табличного процесора. Він дозволяє суміщати простоту опрацювання даних з потужними функціональними можливостями програми. Основними можливостями системи табличної обробки даних є:
1) зручне подання вихідних даних та результатів;
2) графічна інтерпретація даних;
3) великий функціональний набір операцій;
4) створення простих баз даних;
5) розширення функціонального набору за рахунок створення власних програм за допомогою вбудованої мови програмування.
Документом табличного процесора є електронна таблиця. Вона являє собою модель структурування, подання та обробки даних в табличній формі. Стосовно Excel електронна таблиця називається робочою книгою. На відміну від документа Word робоча книга складається з окремих складових, які називаються робочими листами. Загальний вид вікна програми наведений на рис 13.1.
Основними складовими вікна є заголовок, головне меню, панель інструментів, рядок формул, робочий лист. Табличний простір робочого листа складається з рядків та стовпчиків. Їх перетин утворює комірки. вони є мінімальними елементом електронної таблиці для збереження даних. Для кращого візуального відображення таблиці комірки розділені лініями сітки. Кожна комірка має координати. Стовпчики індексуються латинськими літерами від A до IV, рядки – натуральним рядом чисел до 65536. Комірка, доступна в даний момент для опрацювання, називається поточною, або активною. Вона виділяється напівжирною рамкою. Ця рамка фактично виконує роль курсору. В правому нижньому кутку активної комірки розташований маленький чорний квадратик – маркер автозаповнення. Він дозволяє прискорити введення даних.
Групи комірок об’єднуються в діапазони. Для завдання діапазону потрібно вказати адреси комірок його початку та кінця. Приклади:
A170 – адреса комірки;
B1:B20 – адреса стовпчикового діапазону;
C1:J1 –адреса рядкового діапазону;
A6:C12 – адреса прямокутного діапазону;
A1:A4;D1:D4 – адреса діапазону, який складається з двох стовпчикових.
2. Типи даних.
Величини, які заносяться до електронної таблиці, називаються даними. Основними типами даних є:
• числовий – використовується для запису чисел;
• грошовий – схожий на числовий, але додатково вказується знак грошової одиниці;
• дата – для запису календарних дат;
• час – для запису значень часу;
• текстовий – для запису алфавітно-цифрової інформації.
Кожен тип даним може мати декілька форматів для відображення даних. Список форматів виводиться командою Формат – Ячейки, закладка Число.
Крім даних у комірки можна заносити формули. Запис формули починається символом “=”, після якого задаються складові виразу. Ними можуть бути адреси комірок, константи та функції. Для запису виразів потрібно використовувати загальні правила. Результат обчислень відображається одразу після завершення введення формули. Для перегляду істинного вмісту комірки ( а не результату) потрібно зробити цю комірку активною і подивитись на рядок формул.
Створення електронної таблиці здійснюється шляхом вводу даних та формул у комірки таблиці. При цьому слід пам’ятати, що
- при введенні чисел ціла частина відділяється від дробової комою;
- використання маркера автозаповнення прискорює введення послідовних значень (арифметичної прогресії, назв днів тижня, місяців, тощо);
- в комірці як правило відображається результат обчислень; для перегляду формули потрібно звернутись до рядка формул;
- редагування формул здійснюється у рядкові формул.
При введенні даних іноді виникає потреба змінити формат даних комірки. Для цього потрібно подати команду Формат – Ячейки ,закладка Число і обрати потрібний формат даних.
3. Організація обчислень
При введенні формул доцільно використовувати майстер формул. Для цього необхідно виконати таку послідовність дій:
- встановити курсор на комірку з формулою;- викликати майстер функцій (кнопка на панелі інструментів);
- обрати потрібну функцію (рис 13.2);
- ввести аргументи функції, заповнивши відповідні текстові поля (рис 13.3); введення можна здійснювати обранням відповідних комірок за допомогою маніпулятора.
При введенні формул часто доводиться посилатись на комірки з даними. При цьому слід пам’ятати, що можна використовувати два режими адресації: відносну та абсолютну адресації. Відносна адресація використовується за умовчанням і задає адреси комірок відносно комірки з результатом. При копіюванні формули в іншу комірку адреси її складових будуть змінюватись автоматично. Наприклад, в комірці C1 записана формула “=А1+В1”, тобто, сума двох сусідніх комірок. При копіюванні формули в комірку С2 вона автоматично зміниться на “=А2+В2”. При копіюванні ж формули в комірку D1 вона прийме вигляд “=В1+С1”. Тобто, в даному випадку формула трактується як “сума значень комірок, що стоять зліва від результату”, тому при копіюванні ми одержимо саме такі результати. Такий спосіб адресації досить зручний, коли потрібно застосувати одну і ту ж формулу для певного діапазону значень. Наприклад, якщо дані розташовані в діапазонах А1:А10 та В1:В10, а результат суми відповідних значень по рядкам потрібно розмістити в діапазоні С1:С10, то копіювання формули є зручним інструментом досягнення потрібної мети.
Однак, в деяких випадках потрібно, щоб деяка група формул посилалась на одну і ту ж комірку. Для цього доцільно використовувати абсолютну адресацію .При цьому перед тією компонентою адреси комірки, яку необхідно зафіксувати, ставиться знак “$”. При копіюванні формули зафіксовані складові адреси не змінюються. Наприклад, якщо в С1 записана формула “=$A$1+B1”, то при копіюванні її до комірки С2 формула прийме вигляд “=$A$1+B2”, а при копіюванні формули до комірки D1 на зміниться на “=$A$1+С1”. Тобто, зміниться лише адреса комірки з абсолютною адресацією. Копіювання формул здійснюється аналогічно копіюванню інших об’єктів.
При переміщенні комірок з формулами адресація не змінюється. При переміщенні комірок з даними (складовими формули) адреси змінюються незалежно від виду адресації.
Досить розповсюдженим видом обчислення є обчислення суми значень деякого діапазону. Для цього можна використати засіб Автосума (кнопка панелі інструментів. При цьому результат повинен знаходитись у суміжній з діапазоном комірці: для стовпчика – внизу, для рідка – зліва. Діапазон даних для обчислення буде виділений автоматично. Якщо діапазон виділений невірно, користувач самостійно перевизначає діапазон.
Найбільш типовими помилками при введенні формул є:
1) посилання на неіснуючу комірку пам’яті;
2) використання в арифметичному виразі адреси комірки, яка містить нечислове значення.
В першому випадку замість результату буде виведено повідомлення #ИМЯ?, в другому – #ЗНАЧ!.
Узагальнення по темі.
Одним з основних призначень комп’ютера є організація обчислень. Найбільш універсальним способом виконання таких дій є використання табличного процесора. Він дозволяє суміщати простоту опрацювання даних з потужними функціональними можливостями програми. Основними можливостями системи табличної обробки даних є:
1) зручне подання вихідних даних та результатів;
2) графічна інтерпретація даних;
3) великий функціональний набір операцій;
4) створення простих баз даних;
5) розширення функціонального набору за рахунок створення власних програм за допомогою вбудованої мови програмування.
Документ табличного процесора називається робочою книгою( електронною таблицею). На відміну від документа Word робоча книга складається з окремих складових, які називаються робочими листами. Основними складовими вікна є заголовок, головне меню, панель інструментів, рядок формул, робочий лист. Табличний простір робочого листа складається з рядків та стовпчиків. Їх перетин утворює комірки. вони є мінімальними елементом електронної таблиці для збереження даних. Для кращого візуального відображення таблиці комірки розділені лініями сітки. Кожна комірка має координати. Стовпчики індексуються латинськими літерами від A до IV, рядки – натуральним рядом чисел до 65536. Комірка, доступна в даний момент для опрацювання, називається поточною, або активною. Вона виділяється напівжирною рамкою. В правому нижньому кутку активної комірки розташований маленький чорний квадратик – маркер автозаповнення. Він дозволяє прискорити введення даних.
Групи комірок об’єднуються в діапазони. Для завдання діапазону потрібно вказати адреси комірок його початку та кінця.
Величини, які заносяться до електронної таблиці, називаються даними. Основними типами даних є: числовий ;грошовий ; дата; час; текстовий .Кожен тип даним може мати декілька форматів для відображення даних. Крім даних у комірки можна заносити формули. Запис формули починається символом “=”, після якого задаються складові виразу. Ними можуть бути адреси комірок, константи та функції. Для запису виразів потрібно використовувати загальні правила. Результат обчислень відображається одразу після завершення введення формули. Для перегляду істинного вмісту комірки ( а не результату) потрібно зробити цю комірку активною і подивитись на рядок формул.
- Створення електронної таблиці здійснюється шляхом вводу даних та формул у комірки таблиці. При введенні формул доцільно використовувати майстер формул.
При введенні формул часто доводиться посилатись на комірки з даними. При цьому слід пам’ятати, що можна використовувати два режими адресації: відносну та абсолютну адресації. Відносна адресація використовується за умовчанням і задає адреси комірок відносно комірки з результатом. При копіюванні формули в іншу комірку адреси її складових будуть змінюватись автоматично. Абсолютна адресація дозволяє зафіксувати складові адреси комірки. .При цьому перед тією компонентою адреси комірки, яку необхідно зафіксувати, ставиться знак “$”. При копіюванні формули зафіксовані складові адреси не змінюються. При переміщенні комірок з формулами адресація не змінюється. При переміщенні комірок з даними (складовими формули) адреси змінюються незалежно від виду адресації.
Найбільш типовими помилками при введенні формул є:
1) посилання на неіснуючу комірку пам’яті;
2) використання в арифметичному виразі адреси комірки, яка містить нечислове значення.
В першому випадку замість результату буде виведено повідомлення #ИМЯ?, в другому – #ЗНАЧ!.