Базові відомості по роботі з MS Excel
MS Excel відноситься до програмних продуктів, що називаються електронні таблиці. Електронна таблиця — це інтерактивна програма, що складається з набору рядків і стовпців, зображених на екрані в спеціальному вікні. Область, що знаходиться на перетинанні рядка і стовпця, називається чарунка (клітинка). В чарунці можуть знаходитися число, текст чи формула, за допомогою якої здійснюють обчислення, що відносяться до одній чи кількох чарунок. Чарунки можна копіювати, переміщати, змінювати їхній розмір, форматувати, а також редагувати відображувану в них інформацію. При зміні значення чарунки відбувається автоматичне перерахування значень всіх чарунок, що використовують у формулах змінену чарунку. На основі груп чарунок створюються діаграми, зведені таблиці і карти. Електронну таблицю можна зберігати в окремому файлі для подальшого її використання.
MS Excel працює в інтерактивному режимі. Це означає, що користувач вибирає деякі команди чи робить дії, a MS Excel, на них реагує. Працювати з командами можна одним з чотирьох способів:
1. через основне меню;
2. через контекстне меню;
3. за допомогою кнопок і інших елементів керування панеллю інструментів;
4. натискаючи комбінації "гарячих" клавіш.
Як правило, для однієї і тієї ж команди передбачено кілька способів її виклику. Наприклад, зберегти робочу книгу можна або вибравши команду Файл | Зберегти, або натиснувши комбінацію клавіш , або, натиснувши кнопку Зберегти панелі інструментів Стандартна.
Контекстне меню є контекстно-залежним, тобто його зміст залежить від того, що користувач робить у даний момент. Контекстне меню викликається натисненням правої кнопки миші майже на будь-якому об'єкті в MS Excel. Це дозволяє заощаджувати час, тому що в контекстному меню відображаються найбільше часто використовувані команди до обраного об'єкта.
Створювані в MS Excel файли називаються робочими книгами (workbook). Робоча книга складається з декількох робочих листів (worksheet). Робочий лист — це найпоширеніший лист, що звичайно мають на увазі, говорячи про електронну таблицю. Крім того, робоча книга може містити в собі:
- діаграми (chart);
- модулі VBA (module);
- діалогові вікна (UserForm).
Активною (active) робочою книгою є та, з якою у даний момент ви працюєте, наприклад, у яку вводите дані.
Для того щоб усі вікна робочої книги були видні на екрані:
1. Виберіть команду Вікно | Розташувати. На екрані відобразиться діалогове вікно Розташування вікон (рис. 2.1).
2. У групі Розташувати відзначте необхідний перемикач: поруч, зверху вниз, зліва направо, каскадом.
3. Натисніть кнопку ОК.
Вибравши пункт Вікно (рис. 2.2), користувач відкриє меню, у нижній частині якого приведені імена усіх відкритих книг. Вказівка елемента меню з ім'ям робочої книги приведе до її активізації. Книгу також можна активізувати, просто клацнувши на шуканому вікні, якщо воно візуально проглядається на екрані.
Відкриті вікна циклічно активізуються натисканням комбінації клавіш
Вибравши команду Файл | Закрити чи натиснувши комбінацію клавіш
Закриття самого MS Excel виробляється вибором команди Файл | Вихід чи натисканням комбінації клавіш
MS Excel працює з наступними трьома типами файлів.
1. Робоча книга, що являє собою xls-файл.
2. Шаблон — xlt-файл. Шаблони (templates) створюються і використовуються для економії часу при створенні нових робочих книг. У деякому змісті шаблон — це просто вже попередньо відформатована і розмічена робоча книга.
3. Надбудова — xla-файл. Деякі надбудови (adds-in) подаються разом з MS Excel. Крім того, ви самі можете створити власні надбудови.
Рис. 2.1 - Діалогове вікно „Розташування вікон”
Рис. 2.2 – Вікно MS Exsel з відкритим меню „Вікно”
Після запуску MS Excel автоматично створює нову робочу книгу з ім'ям книга1. За замовчуванням робоча книга складається з трьох робочих листів з іменами від лист1 до лист3.
Кількість листів за замовчуванням при створенні нової робочої книги задається лічильником Листів у новій книзі вкладки Загальні діалогового вікна Параметри, відображуваного на екрані після вибору команди Сервіс | Параметри (рис. 2.3).
Рис. 2.3 – Вкладка „Загальні” діалогового вікна „Параметри”
Вкладка Загальні діалогового вікна Параметри дозволяє також:
- установити тип (список Стандартний шрифт) і розмір (список Розмір) шрифту, використовуваного на робочому листі за замовчуванням;- установити значення в поле Список раніше відкритих файлів містить елементів, не більш, що задає максимальна кількість раніше відкритих файлів, що перелічуються в нижній частині меню Файл;
- призначити робочий каталог додатку в полі Робочий каталог;
- задати ім'я користувача додатка в поле Ім'я користувача.
Нову робочу книгу можна також створити в такий спосіб:
1. Виберіть команду Файл | Створити, або натисніть кнопку Створити на панелі інструментів Стандартна, або натисніть комбінацію клавіш
2. Після вибору команди на екрані відобразиться діалогове вікно Створення документа.
• Вкладка Загальні діалогового вікна Створення документа дозволяє створити стандартну робочу книгу, тобто робочу книгу, засновану на використовуваному за замовчуванням шаблоні.
• Вкладка Рішення діалогового вікна Створення документа надає можливість створити робочу книгу по одному із шаблонів: Авансовий звіт, Балансовий звіт, Рахунок-фактура і т.д. (рис. 2.4)
3. Виберіть необхідний шаблон і натисніть кнопку ОК.
Рис. 2.4 - Вкладка „Рішення” діалогового вікна „Створення документа”
Відкриття існуючої книги і продовження роботи з нею здійснюється шляхом відкриття відповідного файлу. Для цього:
1. Виберіть команду Файл | Відкрити, або натисніть кнопку Відкрити на панелі інструментів Стандартна, або натисніть комбінацію клавіш
2. Якщо папка, у якій ви знаходитеся, не містить необхідний файл, скористайтеся списком Папка для пошуку потрібного файлу.
3. Виберіть шуканий файл.
4. Натисніть кнопку Відкрити.
Відкрити робочу книгу можна також подвійним натискуванням на значку її xls-файлу в будь-якій програмі перегляду файлів на диску, наприклад, у Провіднику Windows.
Якщо вам потрібно відкрити файл, з яким недавно працювали, то його ім'я ви знайдете в меню Файл. Там перераховані чотири останніх збережених файли.
При першому збереженні робочої книги їй треба привласнити ім'я і вирішити, де її розмістити на диску.
Для того щоб зберегти робочу книгу і дати їй ім'я:
1. Активізуйте робочу книгу, що збираєтеся зберегти.
2. Виберіть команду Файл | Зберегти як, або натисніть комбінацію клавіш чи клавішу
3. У поле Ім'я файлу введіть ім'я файлу. За замовчуванням MS Excel пропонує для робочої книги наступні стандартні імена книга1, Книга2 і т.д., але використовувати їх не рекомендується.
4. У списку Папка виберіть диск і папку майбутнього розміщення файлу.
5. Натисніть кнопку Зберегти.
Для збереження робочої книги без перейменування виберіть команду Файл | Зберегти, або натисніть комбінацію клавіш
Вікна робочої книги можна закрити, або вибравши команду Файл | Закрити, або натиснувши комбінацію клавіш
Якщо ви зробили які-небудь зміни після останнього збереження в робочій книзі, то MS Excel видасть запит на збереження робочої книги перед її закриттям.
Для закриття всіх робочих книг при натиснутій клавіші
Якщо деякий файл вам уже не потрібний, і ви хочете його видалити, MS Excel надасть вам і цій можливості. Для видалення файлу знаходячись у діалоговому вікні Відкриття документа, виберіть значок (icon) файлу, клацніть правою кнопкою миші й у контекстному меню виберіть команду Видалити.
Відомо, що вікно MS Excel містить багато елементів, властивим усім Windows-додаткам. Загальний вигляд вікна MS Excel набудовується за допомогою елементів керування вкладки Вид діалогового вікна Параметри, що відображається на екрані вибором команди Сервіс | Параметри. Елементи керування цього вікна дозволяють чи сховати відобразити: рядок формул, рядок стану, вертикальний і горизонтальну смуги прокручування, ярлички листів, сітку, заголовки рядків і стовпців. Крім того, можна дозволити відображати в чарунках або формули, або значення, що повертаються ними, чи відображати ховати впроваджені в робочий лист об'єкти, або показувати тільки контури цих об'єктів, установлювати колір сітки.
За замовчуванням у MS Excel видно дві панелі інструментів: Стандартна і Форматування. Вони розташовуються відразу ж під рядком меню. Користувач може цілком керувати відображенням і розташуванням будь-якої панелі інструментів. Крім того, припустиме створення користувальницьких панелей інструментів. Основні вбудовані панелі інструментів MS Excel зображено на рис. 2.5.
Щоб відобразити чи сховати панель інструментів:
1. Виберіть команду Вид | Панелі інструментів | Настроювання. Відкриється діалогове вікно Настроювання (рис. 2.6). На вкладці Панелі інструментів цього вікна відзначені ті панелі інструментів, що у даний момент відображаються на екрані.
2. Установіть чи скиньте прапорець будь-якої панелі інструментів.
3. Натисніть кнопку Закрити.Елементи керування вкладки Параметри діалогового вікна Настроювання, відображуваного на екрані вибором команди Вид | Панелі інструментів | Настроювання, дозволяють керувати: розміром кнопок, появою спливаючої підказки з назвою кнопки при розташуванні на ній покажчика миші, створенням спецефектів при розкритті елементів меню.
До основних операції над робочими листами належать: вибір, видалення, копіювання, перейменування, вставка, приховання і відображення, масштабування.
Рис. 2.5 - Основні вбудовані панелі інструментів MS Excel
Рис.2.6 – Діалогове вікно „Настроювання”
Чотири кнопки прокручування листів у нижньому лівому куті вікна робочої книги служать для швидкого перебирання ярличків листів. Натискування по крайній лівій кнопці прокручування листів дозволяє переміститися до першого ярличка, а по крайній правій кнопці — до останнього. Натискування ж на середніх кнопках прокручування прокручують ярлички по одному вліво чи вправо.
Перед операціями введення даних, видаленням, копіюванням і вставкою треба вибрати (виділити) відповідний лист.
Для перейменування робочого листа здійсніть такі топерації:
1. Виберіть лист, що буде перейменовуватися.
2. Укажіть команду Формат | Лист | Перейменувати.
3. Ім'я обраного листа виявиться виділеним.
4. Розташуєте тестовий курсор на ярличку листа і за допомогою клавіатури відредагуйте його ім'я.
5. Натисніть клавішу
Для видалення робочого листа чи групи листів:
1. Виберіть лист, що видаляється, чи групу листів.
2. Укажіть команду Правка | Видалити лист.
3. На екрані з'явиться діалогове вікно, що попереджає про те, що скасувати видалення листів буде неможливо. Натисніть кнопку ОК.
Обрані робочі листі видалені.
Для переміщення чи копіювання робочого листа чи групи листів:
1. Виберіть переміщуваний чи копійований лист чи групу листів.
2. Вкажіть команду Виправлення | Перемістити/скопіювати лист. На екрані з'явиться діалогове вікно Перемістити чи скопіювати (рис. 2.7.).
3. Зі списку в книгу виберіть ім'я книги, у яку станете переміщати чи копіювати обраний лист. У цьому списку також можна вказати елемент (нова книга), що приведе до того, що переміщення чи копіювання буде здійснюватись в нову книгу. Зі списку Перед листом можна вибрати ім'я листа, перед яким буде розміщатися скопійований чи переміщуваний лист. У цьому списку можна також вибрати значення (перемістити в кінець). Прапорець Створювати копію визначає операцію, здійснювану над листом: переміщення чи копіювання.
4. Натисніть кнопку ОК.
Рис. 2.7 - Діалогове вікно „Перемістити чи скопіювати”
У межах однієї робочої книги робочий лист найпростіше переміщати буксируванням. А саме: треба вибрати необхідний лист; розташувати на ньому покажчик миші і при натиснутій лівій кнопці миші відбуксирувати його в необхідне місце. Якщо дана операція відбувається при натиснутій клавіші
Для того щоб вставити в книгу новий робочий лист:
1. Виберіть лист, перед яким буде вставлений новий лист.
2. Укажіть команду Вставка | Лист.
Для того щоб сховати робочий лист:
1. Виберіть приховуваний лист.
2. Укажіть команду Формат | Лист | Сховати.
Для того щоб відобразити схований робочий лист:
1. Виберіть команду Формат | Лист | Відобразити. На екрані з'явиться діалогове вікно Вивід на екран схованого листа.
2. Зі списку цього вікна виберіть ім'я відображуваного листа і натисніть кнопку ОК.
Для зміни масштабу відображення даних на робочому листі необхідно:
1. Вибрати команду Вид | Масштаб. На екрані з'явиться діалогове вікно Масштаб (рис. 2.8).
2. За допомогою елементів керування цього вікна установите необхідний масштаб (припустимі значення чи по виділенню). Останнє означає, що масштабування буде автоматично зроблено так, щоб виділена область цілком відобразилася на екрані.
3. Натисніть кнопку ОК.
Рис. 2.8 - Діалогове вікно „Масштаб”
Чарунка (cell) — це одиничний адресований елемент робочого листа, що може містити значення, текст чи формулу. Чарунка однозначно ідентифікується своєю адресою, що складається з імені стовпця (їх 256 — А, У, ..., Z, АВ, ..., HZ, IA, ..., IV) і номера рядка (1,..., 65356). Наприклад, В3 — це чарунка, що знаходиться на перетинанні другого стовпця і третього рядка.
Діапазон (range) — це група чапрунок. Щоб задати адресу діапазону, треба вказати адреси його лівої верхньої і правий нижньої чарунок, розділених двокрапкою. Наприклад, А1:В2 — це діапазон, що складається з чарунок А1, A2, В1, B2.
Адресація чарунки робочого листа є лиш частиною повної її адреси, що у загальному випадку включає ім'я робочого листа і повне ім'я файлу книги. При завданні повної адреси за ім'ям листа ставиться знак оклику, а адреса книги вказується в дужках.
Наприклад:
1) адреса чарунки — А1;
2) ім'я робочого листа й адреса чарунки — Лист2!А1;3) ім'я робочої книги, ім'я робочого листа й адреса чарунки — [МояКнига.xls]Лист2! А1.
Вміст виділеної чарунки чи діапазону чарунок можна:
1) видаляти (натиснувши клавішу
2) копіювати в буфер обміну, натиснувши комбінацію клавіш
Також у виділеній чарунці чи діапазоні чарунок можна вставляти дані з буфера обміну, натиснувши комбінацію клавіш
Крім того, MS Excel дозволяє копіювати вміст чарунки чи діапазону чарунок шляхом буксирування. Для цього необхідно виділити чарунку чи діапазон чарунок, помістите покажчик миші в одній з його сторін так, щоб він перетворився в стрілку. При натиснутій клавіші
У діапазон легко вводити повторювані дані. Для цього його треба виділити, увести дані і натиснути комбінацію клавіш < Ctrl >+
Для виділення (вибору) чарунки досить просто клацнути по ній.
Виділення діапазону осередків дозволяє застосовувати команди і вводити дані і формули відразу ж в усі чарунки діапазону одночасно.
Для того щоб виділити діапазон:
1. Виберіть чарунку у куті діапазону.
2. Пробуксируйте покажчик (білий хрест) до протилежного кута діапазону.
Для того щоб виділити кілька діапазонів на робочому листі:
1. Виберіть чарунку у куті першого діапазону.
2. Пробуксируйте покажчик (білий хрест) при натиснутій клавіші.
3. Виконаєте кроки 1 і 2, виділяючи необхідні діапазони.
Для виділення великого діапазону (тобто такого, котрий цілком не міститься на екрані):
1. Виберіть чарунку у куті діапазону.
2. За допомогою смуг прокручування пролистайте вміст вікна так, щоб протилежний кут діапазону відобразився на екрані.
3. Виберіть чарунку протилежного кута діапазону при натиснутій клавіші
Чарунки робочого листа можуть містити текст, числа, дати, час і формули. Уведення даних в чарунку здійснюється таким чином:
1. Виберіть чарунку.
2. Наберіть дані з клавіатури.
3. Натисніть клавішу
Якщо треба скасувати введення даних, то завершите набір натисканням клавіші
MS Excel надає додаткову можливість для введення повторюваних даних у стовпець — вибір зі списку. Цей засіб відображає список, у якому знаходяться усі раніше введені в чарунки стовпця різні елементи. Досить вибрати необхідний елемент зі списку, а не повторювати його введення з клавіатури. Для відображення списку в чарунці:
1. Виберіть чарунку.
2. Натисніть праву кнопку миші, на екрані відобразиться контекстне меню.
3. У контекстному меню вкажіть команду Вибрати зі списку.
4. На екрані відобразиться список раніше введених у даному стовпці різних значень.
5. Виберіть необхідне значення.
Редагувати вмісту чарунки можна здійснювати або в рядку формул, або безпосередньо в чарунці.
Для того щоб редагувати дані в чарунці необхідно:
1 . Вибрати чарунку.
2. Натиснути клавішу
3. За допомогою клавіатури змінити вміст чарунки.
4. Натиснути клавішу
ЛІТЕРАТУРА
1.Бухвалов А.В. и др. Финансовые вычисления для профессионалов.- СПб.: БХВ-Петербург, 2001.-320с. ил.
2.Гарнаев А.Ю. Excel, VBA, Internet в экономике и финансах.- СПб.: БХВ-Петербург, 2001.- 816с.:ил.
3.Евдокимов В.В. и др. Экономическая информатика. Учебник для вузов. Под ред. Д.э.н., проф. В.В.Евдокимова. – СПб.: Питер, 1997. – 592с.
4.Згуровський М.З., Коваленко І.І., Міхайленко В.М. Вступ до комп’ютерних інформаційних технологій: Навч.посіб. – К.: Вид-во Європ. ун-ту (фінанси, інформ. системи, менеджм. і бізнес), 2000.- 265 с.
5.Информатика. Базовый курс/ Симонович С.В. и др.- СПб.: Питер, 2000.- 640с.:ил.
6.Карлберг, Конрад. Бизнес-анализ с помощью Excel.: Пер с англ.- К.: Диалектика, 1997.- 448с.: ил.
7.Лук‘янова В.В. Комп‘ютерний аналіз даних: Посібник. – К.: Видавничий центр „Академія”, 2003. – 344с. (Альма-матер)