Організація презентації фірми

План

1 Аналіз мети презентації

2. Розроблення головної ідеї

3 Планування і прогнозування тривалості презентації

4 Аналіз аудиторії та вибір стилю проведення презентації

5. Розроблення структури виступу

6. Відповіді на запитання

7 Методи підвищення ефективності презентації

8. Наочні матеріали у проведенні презентації

1 Аналіз мети презентації

Усвідомлення мети презентації допомагає визначити її форму, зміст і стиль, а також рівень взаємодії аудиторії з презентатором. Цілі презентації можуть бути об’єднані у такі групи.

Мотивування або розвага. Якщо мета презентації саме така, то вона, в основному, складається із звичайної промови. Необхідно ретельно підготувати лише саму промову і не звертати особливої уваги на підготовку до запитань. Наприклад, коли ви говорите кілька слів про працівника, що йде на пенсію, то спочатку маєте зробити декілька веселих коментарів про його хорошу роботу та описати, як він допоміг компанії. У промові ви мотивуєте цього працівника до нових трудових подвигів. Аудиторія під час такої промови поводиться пасивно.

Інформування або аналіз. Коли метою презентації є інформування або надання аналізу, то така презентація передбачає взаємодію з аудиторією. Після прослуховування доповіді присутні ставлять запитання для більш повного розуміння та уточнення деяких даних. Такі презентації дуже часто використовуються у великих компаніях, наприклад, для моніторингу стану фінансів компанії.

Переконування або запрошення до співпраці. Найбільшу взаємодію з аудиторією передбачає презентація, метою якої є переконування будь-кого взяти участь у певних заходах або у співпраці щодо спільного вирішення проблеми. Така презентація зазвичай починається з надання інформації про обговорюваний об’єкт, щоб аудиторія зрозуміла, про що йде мова. Потім доцільно надати аргументи на користь вашої точки зору, щоб схилити присутніх до дій, потрібних вам. Така презентація найвимогливіша до допоміжних засобів і якості доповіді. Крім того, необхідно бути досить гнучким і добре відчувати ситуацію, особливо у разі непередбачених обставин. Необхідно намагатися підготуватися до цього. Взаємодія з аудиторією настільки велика, що можна втратити контроль за ходом презентації. Тому не можна цілком покладатися на підготовлений і написаний текст, треба пильно слідкувати за ситуацією і не давати їй виходити з-під контролю.

Часто презентації мають кілька перерахованих вище цілей.

2. Розроблення головної ідеї

Визначення головної ідеї, навколо якої будуватиметься презентація, є тим стрижнем, на який кожний присутній має нанизувати інформацію, отримувану під час презентації. Головна ідея повинна бути пов’язана з об’єктом презентації. Треба розробити таку головну ідею, щоб зробити презентацію цікавою для аудиторії, а об’єкт презентації — так само цікавим для присутніх, як і для фірми.

Варто спробувати сформулювати головну ідею презентації одним реченням.

3 Планування і прогнозування тривалості презентації

З добре розробленою головною ідеєю виступу можна взятися за планування тривалості та структури виступу. Структура виступу залежить від мети, аудиторії, об’єкта презентації і часу, відведеного для виступу.

Якщо для виступу часу обмаль (наприклад, 10 хвилин або й менше, необхідно організувати його так, щоб висвітлити найголовніші аспекти. Отже, доповідь буде схожою на короткий виклад повної, розгорнутої презентації.

Триваліші презентації мають бути організовані, як звіти. Якщо мета — розважити, мотивувати або інформувати, то жорсткої структури тут бути не може, треба використовувати природний порядок викладу, залежно від об’єкта. Якщо ж мета — аналізувати, переконувати або схиляти до співробітництва, то слід організувати презентацію навколо основних аргументів, думок. Треба використовувати природний порядок, якщо аудиторія настроєна дружньо, сприйнятлива, і навпаки, якщо відчувається спротив аудиторії, то підходити до основних аргументів акуратно, виважено.

Важливо навчитися планувати свою промову так, щоб рутинні блоки інформації чергувалися з цікавими фактами статистики або історичними аспектами. Слухачів, які втратили основну «нитку» виступу, дуже складно повернути назад. Крім того, вони можуть пропустити важливі пункти презентації; в них немає зручної функції перегляду того, що було сказано кілька хвилин тому.

Отже, через втрату уваги слухачів насамперед втрачаєте ви.

У ваших інтересах ретельно продумати те, як організувати доведення основних думок до аудиторії. Уясніть, як ви передбачаєте організувати свій виступ, і спробуйте лімітувати кількість основних пунктів і думок виступу до трьох—чотирьох, навіть якщо промова або презентація досить довга. Переконайтеся, що ви вибрали найбільш корисні і цікаві дані, що ви в змозі контролювати увагу публіки. Пам’ятайте, що слухачі не можуть пропускати (як при читанні) нецікаву, зайву інформацію, тому скоротіть її до мінімуму.

Тривалість виступу або презентації часто строго обмежено.З огляду на те, що нарівні з вами мають виступати інші оратори, що у самих слухачів є безліч й інших справ, ви повинні навчитися «урізати» ваші дані таким чином, щоб залишалися найголовніші; при цьому ви економите як свій час, так і час своїх слухачів.

Як тільки розплановано саму промову, можна точніше визначити необхідний для презентації час, зважаючи на те, що оратор у середньому говорить зі швидкістю 100—125 слів на хвилину. Наприклад, вам треба висвітлити три основних аспекти (пункти). У 10-хвилинній доповіді можна витратити: на поверхневе пояснення кожного пункту — по 2 хвилини, на вступ і висновок — по 1 хвилині. Якщо ваша доповідь розрахована на 1 годину, вступ може тривати 5 хвилин. У наступні 30—40 хвилин подаватиметься докладніша інформація з кожного пункту доповіді (10—14 хвилин на одну тему). Висновок може забрати від 3 до 5 хвилин; 10—20 хвилин, що залишилися, можна зарезервувати на запитання аудиторії.

Яка ж тривалість презентаційної доповіді є найкращою:

10-хвилинна промова чи презентація протягом 1 години? Все залежить від об’єкта, точніше, характеру аудиторії і відведеного для презентації часу. Для об’єкта, що легко сприймається, і відповідної аудиторії, 10-хвилинної доповіді цілком достатньо. Якщо ж об’єкт презентації складний, а цілі включають у себе переконання публіки, яка важко сприймає матеріал, то презентація має тривати довше.

4 Аналіз аудиторії та вибір стилю проведення презентації

Як тільки цілі презентації будуть визначені, необхідно братися до аналізу аудиторії. Як і навіщо це робиться?

Аудиторія — це ще один базовий елемент будь-якої презентації і, оскільки саме для аудиторії виголошується промова, саме її аналізу необхідно приділити особливу увагу.

Можна домогтися кращого результату, якщо характеристики майбутньої аудиторії відомі і використані в процесі підготовки доповіді.

Таблиця 14.3

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ АНАЛІЗУ АУДИТОРІЇ

Група питаньПлан дії

Розмір і склад аудиторіїСпрогнозуйте, скільки осіб прийде на презентацію

Виявіть, чи є у них які-небудь політичні, релігійні, професійні комплекси або упередження

Проаналізуйте співвідношення чоловіків і жінок, вік присутніх, належність присутніх до певних соціальних та етнічних груп, професійні аспекти діяльності присутніх

Аналіз можливої реакції публікиПроаналізуйте, для чого конкретні люди прийшли на презентацію

Визначте ставлення аудиторії об’єкта презентації: чи зацікавлена вона в ньому, чи є байдужою

Визначте, як аудиторія реагувала на подібні презентації у минулому

Визначте, які сторони об’єкта презентації і в якому світлі краще показати даній аудиторії

Визначте, чи можуть виникнути складності в розумінні частин вашої презентації

Проаналізуйте настрій аудиторії в момент презентації: чи будуть слухачі вже втомленими після попередньої презентації, чи будуть вони голодними і чекатимуть обіду

Визначте, який спосіб подання інформації буде найефективнішим, вигідним і справить найбільше враження на присутніх: надання технічної інформації, статистичного аналізу, історичної інформації, демонстрація, подібний приклад тощо

Передбачте реакцію, яка може бути у слухачів на ваші дії, і продумайте свою реакцію на неї

Змоделюйте реакцію найгіршої аудиторії і спробуйте діяти в такій ситуації

Передбачте можливі уточнення і запитання

Проаналізуйте найгірше, що може статися під час презентації

Рівень розуміння аудиторіїВизначте, чи знає аудиторія що-небудь про об’єкт презентації

Проаналізуйте, чи знайома аудиторія з вашим термінологічним словником

Спрогнозуйте, чи всі здатні зрозуміти те, що ви говорите

Визначте, яку додаткову інформацію необхідно надати аудиторії для кращого розуміння об’єкта презентації

Подумайте про конкретні цифри і специфікації, які у вас можуть запросити або про які вам треба буде говорити

Проаналізуйте, чи включає в себе об’єкт презентації рутинне, чи потребує тривалого надання інформації, чи знайома присутнім тема презентації

Закінчення табл. 14.3

Група питаньПлан дії

Відносини з публікоюПроаналізуйте, як така аудиторія звичайно реагує на виступи ораторів

Визначте, наскільки аудиторія є дружньою, відкритою, гостинною щодо вашої точки зору, вашого стилю презентації

Визначте настрій аудиторії: по відношенню до вас

Проаналізуйте, чого чекають присутні від вас

Подумайте про ваші колишні відносини з аудиторією

Визначте вашу роль і статус

Визначте, чи є у слухачів схильності, які можуть спрацювати проти вас

Проаналізуйте можливе ставлення публіки до побудови вашої презентації

Визначте, які аспекти підтримувальної інформації виглядатимуть для даної аудиторії найнадійнішими

Для початку треба визначити розмір аудиторії. Очевидно, що маленькі групи найзручніші для бурхливого обговорення і переконання. Але коли в групі більше 12 осіб, нормальне обговорення стає неможливим.Залежність розміру аудиторії від цілей пряма: чим менше мета презентації передбачає участь у ній аудиторії, тим більшим може бути розмір аудиторії і тим менше значення може надаватися її якісному складу.

Необхідно проаналізувати й іншу потрібну інформацію про аудиторію. Наведемо деякі питання, на які бажано знати відповіді перед презентацією:

Якою буде аудиторія в основній своїй масі: дружня, байдужа або протилежна вашій точці зору?

Чи турбують аудиторію проблеми, через які ви хочете переконати її взяти участь у конкретних діях?

Який рівень освіти і розуміння предмета презентації має аудиторія?

Що знають слухачі про те, що ви маєте намір їм донести?

Чи знають вони вас?

Чи поважають вони вас?

Відповіді на ці запитання допоможуть вам обрати кращий шлях для проведення ефективної презентації. Докладніше проаналізувати аудиторію можна з допомогою табл. 14.3.

Інший важливий елемент підготовки і планування презентації — вибір відповідного стилю. Знову ж таки все залежить від цілей, характеру промови та аудиторії, бюджету презентації, часу, відведеного на її підготовку. Якщо зміст промови формальний (звіт про виконану роботу або про фінансове становище фірми), то й стиль самого виступу має бути таким. Загалом, якщо всі присутні вам знайомі, а кількість їх невелика, то дозволяється, для кращого сприйняття, дещо відступити від формального характеру промови.

Якщо ж ви говорите з величезною аудиторією незнайомих вам людей, а сама презентація є дуже важливою, то ви повинні встановити більш формальну атмосферу. Розмістіть слухачів рядами. Демонструйте їм слайди і короткі фільми, ілюструючи зміст промови. Використайте докладний план виступу. Формальність досягається й встановленням дистанції (як психологічної, так і фізичної) між презентатором та аудиторією.

5. Розроблення структури виступу

Конкретна структура презентації залежить від її мети. Проте основна структура, досить поширена і перевірена, що знаходить відображення в кожній презентації, така:

Тема — про що йде мова (ключове слово).

Аналіз ситуації — яким чином виглядають факти (проблеми).

Негативні наслідки — що станеться, якщо не вдасться порозумітися.

Мета — що цим досягається.

Пропозиція рішення — тим самим ми пропонуємо, що…

Позитивний результат — що принесе вам пропозиція.

Заходи — що необхідно зробити як наступний крок.

Зворотний зв’язок на тему — доповнити ключове слово!

Важливою є черговість кожного окремого пункту в структурі. Як підготувати кожний пункт, залежить від відповідної ситуації.

Підготовка до більшості виступів дуже схожа на написання формального звіту, щоправда, з такою різницею — необхідно реорганізувати текст для усної презентації. Це водночас і складність, і нова можливість.

Можливість зумовлена взаємодією між доповідачем та аудиторією. Як наслідок — використання інформації, отримуваної від такої взаємодії, для редагування промови вже в процесі виступу. У презентатора є також можливість реагувати на міміку і жести аудиторії, коригуючи по ходу свою доповідь.

Але це може спричинити певні проблеми і складності, найголовніша з яких — втрата контролю над аудиторією. Спілкування з аудиторією передбачає гнучкість. Чим більша взаємодія з аудиторією, тим гнучкішим повинен бути презентатор, тим уважніше він має стежити за ходом презентації.

Ось чому дуже важливі перші хвилини виступу: необхідно визначити настрій аудиторії, інтерес до теми, підготувати людей до подальших дій.

Перше, що необхідно зробити, це викликати інтерес у публіки.

Ось п’ять можливостей і шляхів для привернення та утримання уваги публіки [3]:

Використовуйте гумор. Бізнес — справа серйозна, але це не означає, що не можна включати легкі гумористичні вставки і коментарі. Гумор допомагає розслабитися, настроїти аудиторію доброзичливо по відношенню до себе.

Розкажіть історію. Більшість людей зацікавлені в різного роду історіях й із задоволенням слухають їх. Отже, ви можете без великих зусиль знайти відповідну історію, що ілюструє потрібний вам факт.

Будуйте виступ навколо яскравого прикладу. Психологи кажуть, що можна примусити людей пам’ятати важливі пункти виступу, зв’язуючи їх з конкретним образом.

Задайте питання. Це допоможе привернути увагу слухачів до вашого виступу.

Наведіть цікаві статистичні дані. Люди люблять подробиці. Якщо ви надасте цікаву статистику, то це допоможе розбуркати публіку.

Саме так найкраще починати свою промову, щоб відразу опанувати увагу публіки. Крім того, у вступі має бути стисло сформульовано основну думку презентації, ідентифіковано додаткові дані, оговорено подальший розвиток виступу.

Як тільки ви означили каркас виступу, опанували увагу аудиторії, можна переходити до його основної частини.

Пам’ятайте, що основна частина виступу має містити не більше трьох-чотирьох головних думок, інакше аудиторія дуже погано сприйматиме всю презентацію. Необхідно прагнути до простоти викладу й уникати складних словесних конструкцій, які важко сприймаються.Чим довша презентація, чим більше фактів і думок ви надаєте, тим складніше публіка їх сприймає. Якщо ви переходите від однієї важливої думки до іншої, стисло повторюйте основну думку попередньої частини.

Деякі поради, що допомагають втримати увагу аудиторії :

Співвідносьте об’єкт презентації з потребами присутніх. Люди зацікавлені в речах, які стосуються їх особисто.

Використайте просту мову. Люди засинають швидше, коли оратор говорить формальною мовою, повною складних конструкцій і нагромаджень. Якщо презентація включає в себе абстрактні ідеї, спробуйте показати, як ця абстракція співвідноситься з реальним життям.

Поясніть, як ваш об’єкт співвідноситься з уже знайомими і прийнятими ідеями.

Наводьте приклади. Це дає змогу слухачам легше зрозуміти те, про що ви говорите, і запам’ятати їх.

Можна також притягти увагу, змінюючи тон голосу, використовуючи жести і міміку.

Як тільки ви закінчили виклад основних пунктів вашої презентації, переходьте до висновку.

Не дозволяйте собі після важливої основної частини «зім’яти» висновок. Висновок також важливий, навіть важливіший за вступ або основну частину презентації. На висновок плануйте приблизно 10% від загальної тривалості виступу.

Почніть висновок з повідомлення слухачам про це. Це дасть змогу зацікавити їх та втримати їх увагу. Після цього можна стисло повторити основні думки виступу. Декількох речень вистачить, щоб нагадати людям про сказане і закріпити почуте в їх пам’яті.

Якщо мета презентації — переконати будь-кого, закінчіть її повторенням основних аргументів. Якщо мета — мотивування, закінчуйте девізом.

Якщо з аудиторією досягнуто згоди, повторіть висновок у декількох реченнях.

Закінчуйте на позитивній ноті. Останні слова мають бути такими, що легко запам’ятовуються, і виголошеними з ентузіазмом. Альтернатива цьому — закінчення запитанням. Покиньте аудиторію і примусьте її думати.

Пам’ятайте, що висновок має закінчувати презентацію. Ви повинні залишити аудиторію з почуттями задоволення, завершення, закінченості справи. Не висувайте нових ідей під час висновків і не намагайтеся змінити настрій публіки.

6. Відповіді на запитання

Відповіді на запитання — дуже важливий етап презентації. Він показує, чи зрозуміла аудиторія ідеї презентатора.

Деякі поради щодо поведінки під час відповідей на запитання [126]:

Будьте підготовлені. Ви повинні передбачити можливі запитання, знати на них відповіді.

Не ігноруйте запитання. Якщо ж все-таки ви не знаєте відповіді, запропонуйте почекати, знайдіть відповідь на запитання після презентації і надайте її згідно з обіцянкою.

Не дозволяйте ставати оратором тому, хто задав запитання. Якщо ви бачите, що він «розійшовся», переривайте його. Слухачі бачать у вас лідера, і ви повинні перемогти у цьому змаганні, щоб не втратити контроль над ситуацією і мати успіх.

Не відповідайте дуже розгорнуто на запитання, оскільки у цьому є небезпека втратити контроль над аудиторією. Відповідайте на запитання стисло, ясно, чітко.

Підготуйте декілька запитань заздалегідь. Якщо аудиторія відмовляється задавати запитання, зробіть це за неї і можливо деякі слухачі до вас приєднаються.

Період відповідей на запитання — фінальний у презентації, водночас він є і своєрідною перевіркою оратора. Але не варто його боятися, часто це найприємніша частина виступу.

7 Методи підвищення ефективності презентації

Коли у вас заплановано і підготовлено всю промову, коли засоби ілюстрування її у вас в руках, то ви готові до тренування вашої промови. Ось декілька видів виголошення промови:

Запам’ятовування. Оскільки ви не актор, уникайте запам’я¬товування промови цілком, особливо якщо вона довга. Таким чином ви прив’язуєтеся до тексту і не можете контролювати ситуацію, редагуючи свою мову по ходу виступу. Будь-яким питанням вас можна вибити з колії.

Читання. Якщо промова дуже важлива і надзвичайно формальна й не передбачає взаємодії з публікою, то цілком допускається читання тексту. Однак усе одно потрібно потренуватися, щоб навчитися читати не втрачаючи контакту з аудиторією.

Мова з використанням нотаток. Презентація з використанням короткого плану є найефективнішою і найлегшою у підготов¬ці та проведенні. Ви не втрачаєте контакту зі слухачами, стаєте гнучкішим, пристосовуєтеся до ситуації, роблячи мову водночас і цікавішою і запам’ятовуваною для слухачів, що найвигідніше і для вас самих.

Спонтанна мова. Природно, ліпше, коли промова заздалегідь підготовлена, але в житті часто бувають ситуації, коли можливостей для цього просто немає. Наприклад, вас попросили сказати на якійсь нараді декілька слів про працівника. Не поспі¬шайте, зробіть паузу, подумайте, про що будете говорити, і говоріть, намагаючись робити це логічно, уникаючи різкого переходу від однієї теми до іншої. Але ніколи не починайте говорити, якщо ви нічого не знаєте про об’єкт вашої доповіді.Після ретельної підготовки і вивчення видів промов, потренуйтеся. Запишіть свій виступ на плівку, об’єктивно спрогнозуйте результат. Потренуйтеся перед дзеркалом. Якщо можливо, запишіть себе на відеоплівку й критично подивіться, не¬наче ви — глядач.

Якщо можливо, дізнайтеся, в якому залі відбуватиметься презентація, і спробуйте потренуватися там, подумайте, як ви використовуватимете там засоби візуалізації, перевірте наявність віде¬опроектора, дошки, крейди, маркера (за потреби).

Кілька корисних порад від професіоналів :

Підготуйте матеріалів більше, ніж це необхідно. Зайві знання в комбінації з інтересом до теми вам допоможуть.

Думайте позитивно про аудиторію, самого себе і про те, що ви говорите. Дивіться на себе, як на досвідченого професіонала-оратора, те саме зробить і ваша аудиторія.

Будьте найбільш реалістичним. Знайте, що навіть досвідчені оратори відчувають неспокій і страх перед важливими презентаціями.

Використайте ті кілька хвилин, коли ви готуєте засоби візуалізації, папір, щоб сказати собі, що ви готові і матимете успіх.

Перед тим, як почати говорити, двічі глибоко вдихніть.

Запам’ятайте ваше перше речення і дотримуйтесь його у промові.

Якщо горло зашерхне — випийте води.

Якщо відчуваєте, що втрачаєте аудиторію під час виступу, — не панікуйте. Спробуйте повернути її, спробуйте залучити до дії.

Використайте методи ілюстрації.

Не зупиняйтеся. Зупинка і заминка тільки посилять почуття невдачі презентації.

Найліпшим шляхом для проведення відмінної презентації можливо є спроба сконцентруватися на об’єкті обговорення і на публіці, а не на самому собі.

Говоріть голосно, спокійно, ходіть повільно, стійте обличчям до аудиторії.

Якщо ви використовуєте мікрофон, зробіть так: спокійно підійдіть до нього, встаньте прямо, перевірте мікрофон (порахуйте до трьох), знову порахуйте до трьох, дослідіть очима аудиторію, знайдіть знайоме або дружнє обличчя, посміхніться йому, знову порахуйте до трьох і потім говоріть.

У табл. 14.4 наведено комплекс дій з підготовки промови або презентації, виконання яких допоможе вам структурувати всі свої дії з підготовки відмінної презентації та її найліпшого проведення.

Таблиця 14.4

КОМПЛЕКС ДІЙ З ПІДГОТОВКИ ПРЕЗЕНТАЦІЇ

Етап підготовки презентаціїКонкретні дії

Розвиток промови або презентаціїПроаналізуйте аудиторію

Почніть із залучення уваги

Визначте головні пункти виступу

Лімітуйте кількість основних думок до трьох-чотирьох

Поясніть все: що, звідки, чому, з якою метою, як, коли…

Закінчіть повтором основних пунктів

Наочні засоби для ілюструван¬ня промовиВикористовуйте засоби ілюстрування для пояснення того, як речі виглядають, працюють, співвідносяться

Використовуйте засоби ілюстрування для виділення основних думок і збудження зацікавленості

Виберіть відповідні засоби ілюстрування:

— використовуйте дошки, діаграми, тексти в неформальній обстановці

— використовуйте слайди, фільми для формальної презентації

Обмежте кожний засіб ілюстрування до двох—трьох графіків, чотирьох—п’ятьох пунктів, фраз

Використовуйте короткі фрази

Використовуйте великий читабельний шрифт

Пересвідчтеся, що обладнання працює

Секрети гарно¬го виступу, пре¬зентаціїУстановіть контакт з публікою

Говоріть спокійно, зрозумілою мовою

Не поспішайте, не перескакуйте з теми на тему

Пересвідчтеся, що всі вас чують

Говоріть у своєму природному стилі

Стійте прямо, спокійно, ходіть повільно

Використовуйте жести натурально і доречно

Дозволяйте задавати запитання

Контролюйте себе

Контролюйте ситуацію

Для будь-якої презентації діють два основних положення, які значною мірою визначають успіх чи невдачу:

1. Від власної ідеї — до переконання слухача. Якість презентації визначається не самою ідеєю або доповіддю, а переконанням і наголошенням на тому, який зиск (або що позитивного) з цього матимуть слухачі.

2. «Упакування» інформації — важлива складова презентації. Якщо інформація презентується в непривабливому вигляді, то вона втрачає свою значущість.

Розглянемо найпоширеніші помилки, що мають місце на практиці, та можливі дії, щоб уникнути їх.

Виступ презентатора цілковито залежить від його особи, індивідуальності. Якщо презентатор обмежується застарілими правилами, то це не справить гарного враження. Існують «помилки» у виступі, які трапляються часто, але можуть бути виправленими.

Помилка 1. Неспокійний стан. Наприклад: презентатор переступає з ноги на ногу або неспокійно ходить, коли говорить.

Рішення: стійте твердо на двох ногах. Ваші слова також набудуть стабільності. Однак потреба у русі є природною, оскільки відповідає інстинктивній поведінці: «втеча» як механізм виживання виникає у кожної людини за незнайомих або небезпечних ситуацій. Можна спланувати певні «шляхи», що дадуть змогу реалізувати цю потребу (наприклад, від місця доповіді до діаграм чи графіків, які містять відображення цілей презентації).Помилка 2. Неспокійні руки. Наприклад: ви тримаєте в руках ручку, яка слугує певною опорою. «Граючи» руками, ви саме «втрачаєте» цю ручку-опору.

Рішення: якщо в руках нічого немає, то їх можна схрестити поперед себе. Тоді руки вільні, щоб жестикулювати під час промови або, приміром, указувати на певні позиції під час презентації з проектором. Недоцільно брати ручку, указку або щось подібне в руки, якщо ви не хочете використати це як засіб презе¬нтації, інакше ви автоматично «граєте» цими підручними засобами і відволікаєте слухачів від самої презентації (виникає думка: скільки ще він жестикулюватиме вправо чи вліво ручкою, коли вже він змінить напрям?) Якщо у вас в руках документи, зверніть увагу на те, що ви «жестикулюєте» руками.

Якщо ви дивитесь у текст лекції, то не потрібно папером закривати своє обличчя від слухачів.

Помилка 3. Розмова з полотном (екраном). Тобто, щоб знати, що зображено на слайдах проектора, ви повертаєтеся до публіки спиною і читаєте записи на стіні.

Рішення: трошки поверніться до полотна (екрана) і контролюйте себе, проконтролюйте, чи правильно лежить слайд, покладіть руку на той пункт, про який говорите.

2. Поверніться до публіки.

3. Говоріть

Тобто ви не повинні говорити у той час, коли ще повертаєтеся, це стосується ситуацій, коли ви змінюєте слайди або поправляєте документи.

Завжди сконцентровуйтеся на одній акції, інакше слухачі відволікатимуться від суті доповіді. Наприклад, не слухатимуть, про що ви говорите, а думатимуть, чи знайдете ви наступний слайд.

Помилка 4. Занадто голосно або тихо говорите. Голос презентатора має справляти враження, тобто мати певний ефект впливу, інакше це може нашкодити презентації. Якщо ви говорите надто голосно — ви виглядаєте агресивно, надто тихо — складається враження, що ви не зовсім упевнені в тому, про що говорите.

Рішення: дозвольте кому-небудь із колег дати вам правдиву характеристику і виправляйтесь.

Помилка 5. Немає зосередженості у погляді. Ви блукаєте поглядом по аудиторії або дивитеся крізь учасників.

Рішення: звикайте зосереджувати погляд на одному з учасників близько двох секунд; не забувайте тих, хто сидить на задніх рядах.

Вибір і наявність належних засобів подання інформації може значно підсилити вашу презентацію. У презентаціях найчастіше використовуються такі засоби: проектор і плівки (слайди / фолії); дошка; діапроектор; документи в письмовій формі для слухачів; комп’ютер.

Але й тут мають місце помилки.

Помилка 6. Неправильна організація робочого місця презентатора (неправильно розміщено апаратуру).

Рішення: до початку презентації перевірте положення приладів. Розставте їх якнайзручніше. Перевірте, чи включено проектор у електромережу, перевірте читабельність плівок.

Пам’ятайте, що на час презентації місце проведення презентації — ваше робоче місце. Організуйте його належним чином. Навіть якщо до приходу слухачів не було часу все перевірити та впорядкувати, зробіть це до того як почати презентацію.

Це нікому не заважатиме, оскільки вистачить двох хвилин, щоб перевірити проектор і скласти плівки. Але коли ви вже почали привітання і водночас шукаєте джерело струму, щоб підключити проектор, або місце для плівок, то це може справити не найкраще враження і зашкодити вам.

Помилка 7. Погана читабельність плівок або карток.

Рішення: Попередньо необхідно перевірити, чи зможуть слухачі з останніх рядів прочитати ту інформацію, яку ви відображаєте на дошці чи плівці.

Найбільш поширені такі форми візуалізації доповіді, як застосування плівок /фолій/слайдів. Останнім часом усе частіше для демонстрації слайдів застосовується комп’ютер (разом із проектором).

Наведемо деякі загальні правила підготовки слайдів:

кожний слайд/плівка мусить мати назву (про що йде мова);

не потрібно переобтяжувати слайд інформацією (максимум 25—30 слів);

слайд мусить мати рамку;

використовуйте на слайдах тільки ті вирази, терміни, графіки тощо, які ви використовуєте у доповіді;

використовуйте графіки, діаграми, таблиці, які пояснюють ваші слова та унаочнюють їх;

використовуйте слайди для мислення: цим ви досягаєте більшої переконливості (наприклад, ілюстрація розвитку якогось процесу);

якщо ви даєте графічні пояснення на дошці, необхідно говорити і пояснювати не діаграмі, а накреслити потрібне, повернутися до аудиторії і дати пояснення;

розповідати та пояснювати необхідно маленькими «порціями»;

такі формулювання в поясненнях, як: «Це має бути ком¬п’ютер», є небажаними, краще сказати: «Це комп’ютер», незалежно від того, що зображено на дошці.

8. Наочні матеріали у проведенні презентації

Більшість презентацій передбачають використання наочних матеріалів. Наочні матеріали допомагають як презентатору, так і аудиторії запам’ятати основні пункти виступу. Вони подобаються і професійним ораторам (допомагають їм переконати аудиторію в своїй точці зору та полегшують запам’ятовування нею основних моментів), і новачкам (відволікають увагу слухачів від фігури оратора).Існують два основних типи наочних засобів:

Текстові наочні засоби. Допомагають слухачеві стежити за ходом розгортання аргументів. Допомагаючи запам’ятовувати, використовують зорову пам’ять аудиторії.

Графічні наочні засоби. Ілюструють головні пункти виступу, створюють образи, які впливають морально. Формують глибше і ґрунтовніше враження від презентації. Допомагають у запам’ятовуванні.

Як текстові, так і графічні наочні засоби мають бути досить простими, оскільки глядачі не можуть водночас і слухати оратора, і аналізувати, і сприймати складні наочні ілюстрації. Текстові матеріали мають містити не більше шести рядків, у кожному з яких — не більше шести слів, бути наочними: написаними великими літерами і з використанням вільного простору між ними. Графічні ілюстрації звичайно являють собою діаграми, графіки, малюнки, схеми. Вони мають бути спрощеною версією аналогічних матеріалів у документах.

Коли пропонуєте наочні матеріали публіці, слухачі мають водночас і слухати оратора, і сприймати зміст цих матеріалів. Як цього досягти? Ось декілька корисних порад з використання наочних засобів :

Пересвідчтеся, що всі бачать матеріали, які демонструються.

Дайте аудиторії час, щоб прочитати і зрозуміти їх значення раніше ніж ви продовжите доповідь.

Одна наочна ілюстрація має виражати одну ідею.

Ілюструйте тільки головні пункти, а не всю презентацію.

Не демонструйте те, що може конфліктувати з тим, що ви презентуєте.

Не читайте те, що написано на наочному посібнику, замість цього перефразовуйте і доповнюйте написане.

Коли ви закінчили дискусію з питання, що ілюструється, уберіть матеріали з очей аудиторії.

Пам’ятайте, що наочні матеріали — не головне, вони лише доповнюють ваші слова, а не навпаки.

Візуальна допомога для документів обмежена папером, але коли ви робите презентацію, вибір засобів для візуалізації ваших ідей — досить широкий і, завдяки технічному прогресу, постійно розширюється.

Ось деякі з них:

Тексти. Навіть під час презентації корисно надати публіці план вашого виступу, щоб вона стежила за ходом розгортання презентації. Тексти особливо придатні за невеликої аудиторії, яка активно бере участь у процесі. Але вони можуть дати й негативний ефект, оскільки залучають слухачів до читання матеріалів, відволікаючи їх від вашої промови, — отже, слухачі втрачають основну ідею виступу з усіма належними негативними наслідками.

Дошки. Коли ви адресуєте виступ невеликій групі людей і хочете унаочнити головну думку, то дошки (для крейди або маркера) є найкращим засобом. Але в деяких ситуаціях це віднімає час від вашого виступу і є недостатньо формалізованим.

Діаграми і схеми — найкращий помічник у комунікації. Кругові діаграми — дуже простий спосіб показати, яка частина від загальної кількості йде на кожний з напрямів. Стовпчасті схеми і гістограми швидко виявляють співвідношення розмірів. Графіки є найкращими, коли потрібно показати тенденції і співвідношення, що змінюються.

Продумане використання схем і діаграм часто допомагає у найскладнішій передачі фактів і даних. Великі листи, прикріплені до верху дошки, дуже ілюстративні. Можна повісити кілька таких діаграм — по одній на кожний пункт вашого виступу. Діаграми найефективніші, коли вони яскраві й прості. Загальне правило: не вміщуйте більше чотирьох графіків на одному листі.

Проектор — найзручніший засіб, оскільки дає змогу найповніше ілюструвати промову. Крім того, не треба вимикати світло, отже, не втрачається зв’язок з аудиторією. Ще одна істотна зручність цього засобу — простота підготовки матеріалів: досить лише надрукувати їх на звичайному аркуші паперу. Саме тому проектори набули значного поширення.

Слайди. Змістом слайдів може бути текст, діаграми, графіки, схеми, картинки, фотографії. Якщо ви хочете створити формальну, професійну атмосферу, слайди — кращий засіб для цього. Крім того, вони надають найширші можливості. До вад потрібно віднести те, що на час показу слайдів ви втрачаєте контакт з аудиторією, оскільки світло доведеться вимкнути. Перед презентацією потренуйтеся з оператором слайд-проектора і пересвідчтеся у справності апаратури.

Епідіапроектор (ЕДП). Передбачається, що ним управляє сам ведучий. Є два способи використання епідіапроекторів: перший — зазделегідь підготувати матеріал, а другий — писати і малювати безпосередньо в процесі презентації, як за використання схем. Користування ЕДП може виявитися не дуже простим, що відвернатиме увагу виступаючого від аудиторії. Йому доводиться слідкувати, чи в потрібному порядку йдуть малюнки, чи правильно він їх кладе і знімає. Виступаючий мусить при цьому контролювати екран за спиною. Отже, досягнути бажаного ефекту часто буває важко. Немає ніяких переваг використання ЕДП замість схем, у разі малювання їх під час виступу, за винятком хіба що дуже великих презентацій, для яких схеми виявляються дуже малими, щоб всі змогли їх розглянути, за допомогою ж ЕДП їх можна подати вище, збільшити.Готові малюнки для ЕДП легко зробити на комп’ютері й роздрукувати на плівку, при цьому досягається прекрасний ефект. Це простіше й дешевше, ніж виготовлення слайдів. Крім того, ЕДП сам по собі менш складний і не часто виходить з ладу. Однак, як і слайди, ЕДП — такий візуальний засіб, яким дуже легко зловжити.

Інші засоби ілюстрування промови. Аудіозаписи, короткі тематичні відеофільми, комп’ютерні презентації та інші результати технічного прогресу також можуть використовуватися в презентації, але вони потребують спеціального обладнання і професійної підготовки матеріалів. Розглянемо кожний з таких засобів.

Аудіозаписи (магнітофони) — це, скоріше, звуковий допоміжний засіб. Їх використовують нечасто, але про них варто подумати, якщо в презентації немає ніяких шумових ефектів, музики або спонтанних діалогів. Проте не варто використовувати записи повідомлень ваших колег, які можуть прийти на презентацію: це може здаватися образливим. Якщо ви використовуєте магнітофон, то необхідно дотримуватися деяких правил:

У магнітофоні достатньо деталей, які можуть вийти з ладу. Впевніться, що ви перевірили все обладнання, проте все рівно приготуйте заміну на випадок, коли що-небудь зламається.

Деякі магнітофони мають дуже корисну (якщо в презентації передбачено декілька звукових фрагментів) характеристику — автостоп. Ви залишаєте між фрагментами відрізки чистої плівки, і апарат автоматично зупинятиметься в кінці кожного з них. Це означає, що нікому не треба стояти над приладом, щоб встигнути вимкнути його в потрібному місці. Але будьте обережні. Правило звучить так: ніколи не покладайтеся на обладнання. Завжди зазделегідь визначайте рівень гучності мікрофона, але пам’ятайте, що кімната, заповнена людьми, поглинає звук, тому потрібно встановити рівень гучності дещо вищим.

Відео. Хороший відеофільм сам по собі є надійним і повним варіантом презентації. Проте відео матеріал, створений для інших цілей, але включений до вашої презентації, потребує особливої турботи. Деякі поради щодо цього [126]:

Уникайте затягування демонстрації.

Не використовуйте гарний уривок запису лише тому, що він гарний.

Пам’ятайте, що відео — це рухоме зображення, воно має показувати речі, що рухаються. Не використовуйте відео там, де звичайні фотографії можуть виконати задачу і краще, і дешевше.

Ретельно обдумайте, як розмістити матеріал, щоб досягти максимального ефекту.

Якщо аудиторія більш 15 осіб, стандартний екран буде замалий, тому краще використати відео проектор.

Телебачення. Якщо ви можете собі це дозволити, то воно допоможе вам через супутниковий зв’язок включити в презентацію пряму трансляцію того, що відбувається в даний момент на фабриках, у лабораторіях, по всій країні або навіть у всьому світі. Проте його використання тягне за собою всі складності справжньої телепередачі і вимагає допомоги професіоналів.

Комп’ютерна презентація, або електронна презентація — це файл, в якому зібрано демонстраційні матеріали для публічного виступу. Подібно до того, як текстовий документ складається зі сторінок, файл презентації складається з послідовності кадрів, або слайдів. Ці слайди можна не тільки виводити на екран комп’ютера або спеціального проектора, а й надрукувати на папері або прозорій плівці. Перевагами такої презентації (порівняно зі звичними плакатами на ватмані) є:

Послідовність викладу. Втримати увагу аудиторії, використовуючи слайди, що послідовно змінюються на екрані, набагато легше, ніж рухаючись з указкою поміж розташованих по усьому приміщенні плакатами. На відміну від звичайних слайдів, що демонструються через діапроектор, екранні презентації дають змогу швидко повернутися до будь-якого з уже розглянутих питань (слайдів) або зовсім змінити послідовність викладу.

Можливість скористатися офіційними шпаргалками. Презентація — це не тільки те, що бачить і чує аудиторія, а й корисні нотатки для доповідача: на чому наголосити, про що не слід забувати, як розставити акценти тощо. На відповідних програмних платформах і за наявності двох моніторів є можливість відображати слайди на одному моніторі, а різну службову інформацію (наприклад, нотатки) або ж наступний слайд — на іншому. Це дуже зручно. Нотатки може бачити лише доповідач: вони виводяться на екран комп’ютера.

Мультимедійні ефекти. Слайд презентації — не просто зображення. У ньому, як і у будь-якому комп’ютерному документі, можуть бути елементи анімації, аудіо- і відеофрагменти. Вони здатні не тільки істотно прикрасити презентацію, а й підвищити її інформативність.

Можливість копіювання. Копії електронної презентації створюються миттєво і нічим не відрізняються від оригіналу. Кожний слухач у разі потреби може отримати всі наведені наочні матеріали.Можливість транспортування. Дискета з презентацією є набагато компактнішою за згорток плакатів і набагато менше потерпає від частих переїздів, пов’язаних з різними презентаційними заходами. Більше того, можна файл презентації переслати електронною поштою, а за наявності доступу — опублікувати виступ в Internet і не витрачати час на роз’їзди.

Для створення презентацій існує низка програмних продуктів, що є додатками відповідних комплексів — Office-розробок провідних світових виробників програмного забезпечення для створення і представлення комплексних документів.

Програми створення презентацій за принципами роботи знаходяться десь посередині між текстовими редакторами (Word, LyX та ін.) і редакторами векторної графіки (CorelDraw, xfig та ін.). За допомогою редактора презентацій можна створювати презентації різних типів: на екрані, на слайдах (кольорових і чорно-білих) і на папері.

Презентація являє собою серію незалежних сторінок, тобто якщо текст та ілюстрації не вміщуються на сторінці цілком, то надлишок не переноситься на нову сторінку, а втрачається. Розподілом усіх об’єктів по сторінках і розміщенням їх у межах сторінок управляє користувач. При цьому в його розпорядженні звичайно є широкий набір готових об’єктів (геометричних фігур, піктограм, текстових вікон тощо). Найважливішим у програмних продуктах з підготовки презентацій є не кількість нових і незвичайних можливостей, а простота виконання і ступінь автоматизації тих операцій, які доводиться виконувати найчастіше.

Основними засобами для підготовки та показу презентації у світовій практиці є програми: PowerPoint компанії Microsoft, Corel Presentations фірми Corel і пакет Star Office компанії Star Division GMBH.

Одним з найпоширеніших програмних засобів для підготовки презентації є PowerPoint компанії Microsoft. Цей програмний продукт забезпечує широкі можливості щодо координування роботи будь-якого додатка Microsoft, зведення даних воєдино і подання їх для колективного перегляду у вигляді електронної презентації.

Вибрати потрібний засіб ілюстрування промови допоможе табл. 14.5.

Таблиця 14.5

ХАРАКТЕРИСТИКА ЗАСОБІВ ІЛЮСТРУВАННЯ ПРОМОВИ

ПоказникТекстиДошкаПроекторСлайди

Оптимальний розмір аудиторіїМенше 100 осібМенше 20 осібБлизько 100 осібДекілька

сотень осіб

Рівень

формальностіНеформальна обстановкаНеформальна обстановкаФормальна або неформальна обстановкаФормальна обстановка

Вимоги до дизайнуНизькіНизькіПорівняно низькіВисокі

Обладнання і вимоги до залуНадрукований текстДошка, крейда або маркериТекст, ксерокс, проектор, екранСлайди, слайд-проектор, екран

Час

виробництваЧас на набір текстуЧас на малюванняЧас на малюва¬нняДизайн,

фотографування

ВартістьНевеликаНевеликаПорівняно невеликаДосить велика

Література:

1.Азеев А. А. и др. Организация и функционирование вычислительного центра. — М.: Статистика, 1977. — 160 с.

2.Ансофф И. Стратегическое управление. М: Экономика, 1989, 518 с.

3.Аррендондо Лени. Искусство деловой презентации: Пер. с англ. — Челябинск: Урал LTD, 1998. — 520 с.

4.Артамонов Г. Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ, Сер.1. Организация и методика информационной работы, 1997, № 8, с. 30—33; 1998, № 1, с. 29—34; № 4, с. 31—36; № 6, с. 31—35; № 12, с. 29—33; 1999, № 6, с. 36—43.

5.Бизнес в Европе: информационная индустрия. / Информатика. Экспресс-информация. М. — ВИНИТИ, 1991. — № 45. — С. 2—9.

6.Бланк И. А. Управление формированием капитала. — К.: «Ника-Центр», 2000. — 512 с.

7.Бове К, Аренс У. Ф. Современная реклама: Пер. с англ. / Общ ред. Феофанова О. А. — Тольятти: Издательский дом Довгань, 1995. — 704 с.

8.Большой экономический словарь. Multilex 2/0 EKONOMICS.

CD-ROM.

9.Боэм Б. У. Инженерное проектирование программного обеспечения. — М.: Наука, 1991. — 190 с.

10.Бузова Н. Н. Проблемы развития народнохозяйственного информационного комплекса // Современные средства информатики. М.: Наука, 1986. — 277 с.

11.Бурлак Г. Н и др. Экономика, организация и планирование работы ВЦ / Г. Н. Бурлак, С. Н. Помпеева, Л. С. Фельдман: Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 1989. — 238 с.

12.Введение в информационный бизнес: Учеб. пособие / О. В. Голосов, С. А. Охрименко, А. В. Хорошилов и др.; Под ред. В. П. Тихомирова, А. В. Хорошилова. — М.: Финансы и статистика, 1996. — 240 с.